Pakiet biurowy
Większość firm ma Microsoft 365, ale używa go jak zestawu osobnych programów. Łączymy pocztę, Teams, SharePoint i Excel w uporządkowane procesy, w których dokumenty, akceptacje i raporty obsługują się same.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
O narzędziu
Oprócz Worda i Excela w pakiecie Microsoft 365 są też SharePoint do dokumentów i list, Teams do komunikacji, Forms do formularzy, Lists do prostych rejestrów i Power Automate do automatyzacji. Wiele firm płaci za te narzędzia, ale korzysta tylko z poczty i plików.
Gdy dokumenty leżą na dyskach osobistych, akceptacje odbywają się mailem, a raporty składa się ręcznie z kilku arkuszy, firma traci czas i kontrolę. Porządkujemy strukturę SharePoint, ustawiamy uprawnienia i budujemy przepływy, które łączą te elementy.
Zostajemy w środowisku, które zespół zna i które dział IT już kontroluje. Do automatyzacji używamy Power Automate, a gdy trzeba połączyć systemy spoza Microsoftu, także Make lub n8n.
Co robimy
Zaczynamy od tego, gdzie zespół traci najwięcej czasu: dokumenty, akceptacje albo raporty.
Biblioteki, metadane i uprawnienia, dzięki którym każdy wie, gdzie jest aktualna wersja dokumentu.
Faktury, umowy i wnioski zatwierdzane w Teams, z historią decyzji przy dokumencie.
Zgłoszenia z Forms trafiają do list SharePoint i uruchamiają kolejne kroki.
Dane z kilku plików i systemów łączone w raport odświeżany automatycznie lub w Power BI.
Przykładowe przepływy
Procesy, które budujemy na narzędziach, które już macie w pakiecie.
Nowy dokument w bibliotece Umowy w SharePoint
Umowy są w jednym miejscu, a terminy nie umykają.
Formularz w Forms lub Teams
Zgłoszenia nie giną w mailach.
Harmonogram, każdy poniedziałek
Raport gotowy bez godzin kopiowania danych.
Uczciwie
Porównanie
Oba pakiety dają podobne podstawy. Różnią się podejściem do dokumentów, automatyzacji i zarządzania.
| Kryterium | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Dokumenty | SharePoint i OneDrive, rozbudowane uprawnienia | Dysk Google, prosta współpraca |
| Komunikacja | Teams | Google Chat i Meet |
| Automatyzacja | Power Automate | Apps Script, AppSheet |
| Arkusze i raporty | Excel, Power BI | Arkusze, Looker Studio |
| Dla kogo | Firmy z działem IT i rozbudowanymi uprawnieniami | Małe i średnie zespoły nastawione na prostotę |
Porównanie jest uproszczone. Automatyzujemy w obu środowiskach.
Przykład z praktyki
Przykład firmy inżynierskiej, w której dokumenty projektowe leżały na dyskach osobistych i w mailach.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Dokumenty | DziśNa dyskach osobistych i w załącznikach. | Po automatyzacjiW bibliotekach SharePoint z metadanymi projektu. |
| Wersje | DziśKilka plików z dopiskiem final. | Po automatyzacjiJedna wersja z historią zmian. |
| Akceptacje | DziśMailem, bez śladu decyzji. | Po automatyzacjiW Teams, z zapisem przy dokumencie. |
| Dostęp | DziśPliki wysyłane mailem do zewnętrznych osób. | Po automatyzacjiKontrolowane udostępnianie z datą wygaśnięcia. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym procesie.
Koszty
Duża część narzędzi, z których korzystamy, jest już w waszych licencjach Microsoft 365: SharePoint, Teams, Forms, Lists i podstawowe przepływy Power Automate. Dodatkowe licencje są potrzebne przy konektorach premium, Power BI Pro czy przepływach desktopowych bez nadzoru.
Przed wdrożeniem sprawdzamy wasze licencje i planujemy rozwiązanie tak, żeby nie kupować niczego bez potrzeby. Koszt pracy wyceniamy po konsultacji.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz proces i powiemy wprost, które narzędzie sprawdzi się najlepiej, nawet jeśli to nie będzie to, o które pytacie.
FAQ
Microsoft 365: pytania i odpowiedzi
Często nie. Wiele procesów da się zbudować na SharePoint, Teams, Forms i podstawowym Power Automate. Dodatkowe licencje sprawdzamy i planujemy przed wdrożeniem.
Tak. Projektujemy strukturę bibliotek, metadane i uprawnienia, a potem przenosimy dokumenty i uczymy zespół, jak z nich korzystać.
Tak. Faktury, umowy, wnioski i zamówienia mogą być akceptowane w Teams, z historią decyzji przy dokumencie.
Tak. Przez Power Automate albo, gdy jest wygodniej, przez Make lub n8n.
Pomagamy przygotować dane i uprawnienia, bez których Copilot daje słabe wyniki, i pokazujemy zespołowi, jak go używać w codziennej pracy.
Tak. Uzgadniamy uprawnienia, konta techniczne i zasady bezpieczeństwa, żeby automatyzacje były zgodne z polityką firmy.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Automatyzacja procesów
Rekrutacja, onboarding i dokumenty pracownicze w jednym procesie.
Doradztwo i strategia
Praktyczne warsztaty z AI na zadaniach waszego zespołu.
Automatyzacja w ekosystemie Microsoft 365, także dla starszych aplikacji desktopowych.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
Modele OpenAI w pracy zespołu i w automatycznej obsłudze dokumentów.
Wiedza firmy leży w segregatorach, skrzynkach mailowych, arkuszach i głowach pracowników. Pokazujemy, jak zebrać ją w jednym miejscu krok po kroku, tak żeby projekt nie utonął w skanowaniu wszystkiego, co jest w archiwum.
Pierwsze dni w nowej pracy często mijają na czekaniu na laptopa i dostępy. Pokazujemy, jak poukładać onboarding tak, żeby pilnował się sam, bez wdrażania drogiego systemu HR.
Zanim zautomatyzujesz cokolwiek, musisz wiedzieć, jak proces wygląda w praktyce, a nie jak powinien wyglądać. Pokazujemy, jak przeprowadzić mapowanie w jeden warsztat i dojść do konkretnej decyzji.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś wygląda proces i jakich narzędzi używacie. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i ile to może kosztować.
