Automatyzacja procesów
Zgłoszenie trafia do systemu, termin i ekipa są przypisane, technik ma wszystkie informacje w telefonie, a protokół po wizycie uruchamia fakturę. Bez przepisywania kartek i dzwonienia po ekipach.
Z czym przychodzą firmy
Firmy serwisowe, instalacyjne, sprzątające czy remontowe mają podobny problem: praca dzieje się w terenie, a informacja w biurze.
Telefon, mail, SMS, formularz. Zgłoszenia zapisywane w kalendarzu, zeszycie albo w pamięci.
Kto, gdzie i kiedy ustalane codziennie w kilkunastu rozmowach telefonicznych.
Na miejscu okazuje się, że brakuje części albo informacji o urządzeniu z poprzedniej wizyty.
Protokoły wracają do biura po kilku dniach, pomięte i niekompletne.
Faktura powstaje dopiero, gdy biuro dostanie protokół. Pieniądze wpływają później.
Terminy przeglądów u klientów pilnowane ręcznie. Część umyka i klient idzie do konkurencji.
Co robimy
Łączymy biuro z ludźmi w terenie tak, żeby informacja płynęła w obie strony bez telefonów.
Formularz na stronie, mail i telefon trafiają do jednego rejestru zleceń z danymi klienta.
Zlecenia przypisywane do ekip według terminu, lokalizacji i kompetencji.
W telefonie adres, kontakt, historia urządzenia, poprzednie protokoły i lista części.
Lista czynności, zdjęcia, podpis klienta i uwagi. Klient dostaje PDF od razu po wizycie.
Potwierdzenie terminu, przypomnienie dzień wcześniej i informacja, gdy technik jest w drodze.
Zakończony protokół uruchamia przygotowanie faktury z czasem pracy i częściami.
Automatyczne przypomnienia o przeglądach i propozycja terminu dla klienta.
Liczba zleceń, czas realizacji, obłożenie ekip i przychód z usług w jednym widoku.
Przykład z praktyki
Przykład firmy serwisującej urządzenia u klientów biznesowych.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Zgłoszenie | DziśTelefon do biura, zapis w kalendarzu. | Po automatyzacjiZgłoszenie przez formularz albo telefon trafia do rejestru z historią klienta. |
| Przydział | DziśRozmowy telefoniczne z ekipami rano. | Po automatyzacjiZlecenie przypisane do ekipy, technik widzi je w telefonie. |
| Wizyta | DziśTechnik nie zna historii urządzenia. | Po automatyzacjiHistoria wizyt i poprzednie protokoły dostępne na miejscu. |
| Protokół | DziśPapier wracający do biura po kilku dniach. | Po automatyzacjiProtokół z podpisem i zdjęciami wysłany klientowi zaraz po wizycie. |
| Faktura | DziśWystawiana po zebraniu protokołów na koniec tygodnia. | Po automatyzacjiPrzygotowana automatycznie po zakończeniu zlecenia. |
Zaczynamy od prostego rozwiązania. Rozbudowane systemy serwisowe polecamy dopiero wtedy, gdy skala firmy tego wymaga.
Jak pracujemy
Rozwiązanie testujemy z kilkoma technikami, zanim przejdzie na całą firmę.
Poznajemy drogę zlecenia od zgłoszenia do faktury i narzędzia, których używa biuro i teren.
Projektujemy rejestr zleceń, formularze i powiadomienia dopasowane do waszych usług.
Jedna ekipa pracuje w nowym systemie. Poprawiamy to, co w terenie jest niewygodne.
Rozszerzamy rozwiązanie na wszystkie ekipy i szkolimy biuro.
Łączymy z fakturowaniem, CRM i magazynem części, dokładamy przeglądy i raporty.
Technologia
Dobieramy narzędzia do wielkości firmy: od bazy w Airtable po systemy do zarządzania serwisem.
Airtable, Softr
rejestr zleceń i aplikacja dla techników
Fillout, Jotform
protokoły elektroniczne z podpisem
Google Calendar, Outlook
terminy i kalendarze ekip
SMSAPI, e-mail
powiadomienia dla klientów
Fakturownia, inFakt, wFirma
faktury po zakończeniu zlecenia
Make, n8n
przepływ danych między narzędziami
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz proces i wskażemy jeden lub dwa kroki, które najszybciej odciążą zespół. Bez zobowiązań.
FAQ
Nie ma tu twojego pytania? Zadzwoń pod +48 726 587 379 albo napisz przez formularz na dole strony.
Dla firm serwisowych, instalacyjnych, remontowych, sprzątających, ogrodniczych i innych, w których praca odbywa się u klienta, a zlecenia trzeba planować i rozliczać.
Nie. Wystarczy telefon. Formularze projektujemy tak, żeby dało się je wypełnić szybko na małym ekranie.
Tak. Możemy udostępnić formularz albo kalendarz z wolnymi terminami, z którego klient wybiera dogodny termin.
Protokół z podpisem klienta na ekranie jest w większości przypadków wystarczający. Gdy wymagany jest podpis kwalifikowany, stosujemy odpowiednie narzędzie.
Często tak, bo najwięcej czasu traci biuro na koordynację i przepisywanie. Proste rozwiązanie w Airtable nie wymaga dużych kosztów licencji.
Wiedza firmy leży w segregatorach, skrzynkach mailowych, arkuszach i głowach pracowników. Pokazujemy, jak zebrać ją w jednym miejscu krok po kroku, tak żeby projekt nie utonął w skanowaniu wszystkiego, co jest w archiwum.
Nie trzeba automatyzować wszystkiego naraz. Pokazujemy pięć procesów, na których małe firmy najszybciej odzyskują czas, i podpowiadamy, jak wybrać ten pierwszy.
Airtable potrafi zastąpić kilka arkuszy i drogich programów naraz, jeśli jest dobrze zaprojektowany. Pokazujemy sześć zastosowań, które sprawdzają się w małych i średnich firmach, razem z automatyzacjami, które na nich działają.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Automatyzacja procesów
Leady, oferty i follow-upy bez przepisywania i zapominania.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opisz drogę zlecenia od telefonu klienta do faktury. Wskażemy, gdzie najwięcej czasu ucieka i jak to uprościć.
