Biura projektowe: zapytania i oferty
Inwestor pyta o projekt. Kierownik projektu dzwoni, dopytuje o działkę, potrzeby i budżet, szuka podobnej oferty sprzed roku, przepisuje zakres i liczy cenę. Oferta wychodzi po kilku dniach, a zakres jest za każdym razem opisany trochę inaczej, co rodzi spory przy realizacji. Automatyzujemy oferty: inwestor wypełnia formularz, system przygotowuje szkic oferty z szablonu i poprzednich projektów, a kierownik projektu go dopracowuje.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, biuro traci czas i zlecenia na etapie oferty.
Biura projektowe i architektoniczne
Zapytanie od inwestora trafia do rejestru, a inwestor dostaje formularz: rodzaj obiektu, lokalizacja i dane działki, powierzchnia, oczekiwany zakres, terminy, budżet. Kierownik projektu widzi zapytanie z kompletem informacji albo listą braków.
Na podstawie formularza i szablonów biura system przygotowuje szkic oferty: zakres prac z listy standardowych pozycji, etapy, terminy, branże, które trzeba zaangażować, i cenę według zasad biura. Szkic korzysta z poprzednich podobnych projektów, np. ich czasu realizacji. AI może przygotować opis zakresu dopasowany do zapytania. Kierownik projektu dopracowuje i wysyła ofertę.
Po wysłaniu system przypomina o kontakcie z inwestorem. Oferta ma status, a przy odrzuceniu powód. Po przyjęciu umowa powstaje z szablonu z zakresem z oferty, a projekt trafia do rejestru z etapami i budżetem godzin.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do rodzajów projektów.
Wszystkie zapytania w jednym miejscu.
Obiekt, działka, zakres, terminy, budżet.
Lista pozycji zakresu prac i etapów.
Zakres, etapy, terminy, branże i cena.
Czas realizacji i koszty podobnych projektów.
Przypomnienia o kontakcie po wysłaniu.
Przyjęte, odrzucone, z powodami.
Umowa z szablonu i projekt w rejestrze po akceptacji.
Przykładowe przepływy
Od zapytania do umowy.
Inwestor wypełnia formularz na stronie
Oferta w dniu zapytania.
Inwestor przyjmuje ofertę
Zakres z oferty przechodzi do umowy i projektu bez przepisywania.
Przykład z praktyki
Przykład pracowni projektującej domy jednorodzinne i małe obiekty usługowe.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Czas do oferty | DziśKilka dni. | Po automatyzacjiTen sam dzień. |
| Zakres | DziśOpisywany różnie. | Po automatyzacjiStandardowe pozycje. |
| Wycena | DziśZ pamięci. | Po automatyzacjiZ danych poprzednich projektów. |
| Wyniki | DziśNieznane. | Po automatyzacjiStatusy z powodami. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym biurze.
Wdrożenie
Zaczynamy od standardowego zakresu i szablonu oferty.
Zbieramy przykładowe oferty, umowy i zasady wyceny.
Od wasOferty i umowy.
Przygotowujemy listę pozycji zakresu, szablon oferty i formularz.
Od wasAkceptacja szablonów.
Testujemy na nowych zapytaniach.
Od wasKierownik projektu oceniający szkice.
Rozwijamy szablony i dane o poprzednich projektach.
Od wasUwagi zespołu.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża projektantów i biuro, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od rejestru zapytań i szablonu.
Dla biur, które chcą uporządkować oferty.
Dla biur, które chcą wyceniać na podstawie doświadczeń.
Dla biur, które chcą połączyć sprzedaż z realizacją.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Szkic oferty z błędnym zakresem lub ceną.
Szkic sprawdza i dopasowuje kierownik projektu.
Nietypowy projekt nie pasuje do szablonu.
Kierownik może zmienić każdą pozycję i dodać nowe.
Dane z poprzednich projektów są niekompletne.
Szkic pokazuje, na jakich projektach się opiera.
Spór o zakres przy realizacji.
Zakres z oferty przechodzi do umowy bez przepisywania.
FAQ
Zapytania i oferty: pytania i odpowiedzi
Powstaje szkic, który kierownik dopracowuje i wysyła.
Nie musi, ale to skraca przygotowanie oferty. Kierownik może go wypełnić po rozmowie.
Z zasad wyceny biura i danych o poprzednich projektach, a nie z ogólnej wiedzy modelu.
Tak, z szablonu, z zakresem i etapami z oferty, do sprawdzenia.
Tak, jeśli oferty dostają status i powód odrzucenia.
Automatyzacja procesów
Leady, oferty i follow-upy bez przepisywania i zapominania.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Prosty CRM sprzedażowy z lejkiem, który handlowcy faktycznie lubią używać.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Wiele biur projektowych wycenia projekty na wyczucie albo na podstawie ceny z poprzedniej oferty. Efekt widać dopiero po zakończeniu projektu, gdy okazuje się, że godzin było znacznie więcej, niż zakładała oferta. Opisujemy, jak wyceniać prace projektowe na podstawie danych i jak opisać zakres, żeby prace dodatkowe dało się rozliczyć.
W biurze projektowym projektanci spędzają dużą część czasu poza projektowaniem: na ofertach, terminach, wersjach dokumentacji, uzgodnieniach i rozliczeniach. Opisujemy siedem procesów, od których biura najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Biuro projektowe może mieć pełny portfel zleceń i słaby wynik, bo część projektów przynosi stratę, o której nikt nie wie do końca roku. Opisujemy, jak liczyć rentowność każdego projektu w trakcie jego trwania, jakich danych do tego potrzeba i jak je zbierać bez dodatkowej pracy projektantów.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jakie projekty prowadzicie, ilu macie projektantów i co zabiera zespołowi najwięcej czasu poza projektowaniem. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
