Dane i cyfryzacja
Papierowe protokoły, karty zleceń, wnioski i archiwa zamieniamy w uporządkowane dane. Nowe dokumenty powstają od razu cyfrowo, a stare trafiają do bazy z opisami, po których łatwo je odnaleźć.
Z czym przychodzą firmy
Papier nie znika sam. Nawet firmy, które pracują w komputerach, mają procesy, w których dokument trzeba wydrukować, podpisać i przepisać.
Żeby znaleźć protokół sprzed roku, ktoś idzie do archiwum i przegląda teczki.
Karty pracy, protokoły i wnioski wypełniane ręcznie, a potem przepisywane do systemu.
Teczka leży w biurze, a osoba, która jej potrzebuje, pracuje zdalnie albo w terenie.
Część danych z ręcznie wypełnionych formularzy trzeba zgadywać albo dopytywać.
Zalanie albo pożar biura oznacza utratę dokumentów, których nie da się odtworzyć.
Dokumenty są zeskanowane, ale leżą w folderze pod nazwami „skan001.pdf”.
Co robimy
Skanowanie to mała część cyfryzacji. Najważniejsze jest, żeby nowe dokumenty od razu powstawały cyfrowo.
Protokoły, karty pracy, wnioski i checklisty wypełniane na telefonie, tablecie albo komputerze.
Dokumenty podpisywane zdalnie przez klientów i pracowników, bez drukowania.
Skanowanie i odczyt treści starych dokumentów, z zachowaniem porządku i opisów.
AI odczytuje najważniejsze pola z dokumentów, żeby dało się po nich wyszukiwać.
Jednolite nazwy, foldery i opisy dokumentów. Wyszukiwanie po kliencie, dacie czy numerze.
Dokument trafia do akceptacji, podpisu i archiwum automatycznie, bez chodzenia po biurze.
Rejestry umów, wniosków, szkoleń czy przeglądów w bazie z przypomnieniami o terminach.
Kopie zapasowe i uprawnienia, żeby dokumenty były bezpieczne i dostępne dla właściwych osób.
Przykład z praktyki
Przykład firmy serwisowej, w której technicy wypełniali papierowe protokoły u klientów.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Wypełnienie | DziśPapierowy protokół wypełniany długopisem u klienta. | Po automatyzacjiFormularz na telefonie z listą czynności i zdjęciami. |
| Podpis klienta | DziśPodpis na kartce, kopia zostaje u klienta. | Po automatyzacjiPodpis na ekranie, klient dostaje PDF mailem. |
| Przekazanie do biura | DziśProtokoły zbierane raz w tygodniu i przepisywane. | Po automatyzacjiDane trafiają do systemu od razu po wizycie. |
| Faktura | DziśBiuro czeka na protokoły, żeby wystawić faktury. | Po automatyzacjiZakończony protokół uruchamia przygotowanie faktury. |
| Archiwum | DziśSegregatory z protokołami według miesięcy. | Po automatyzacjiWyszukiwanie protokołów po kliencie, urządzeniu albo dacie. |
Stare archiwum można cyfryzować stopniowo. Najwięcej daje zmiana sposobu tworzenia nowych dokumentów.
Jak pracujemy
Zaczynamy od dokumentów, które powstają najczęściej, bo tam cyfryzacja najszybciej oszczędza czas.
Spisujemy dokumenty papierowe, ich obieg i miejsca, w których dane są przepisywane.
Projektujemy formularze i bazę, do której trafią dane, razem z opisami i uprawnieniami.
Nowe formularze testuje kilka osób. Poprawiamy je według uwag z praktyki.
Wprowadzamy formularze dla wszystkich i uczymy zespół z nich korzystać.
Stopniowo cyfryzujemy stare dokumenty, zaczynając od tych, do których sięgacie najczęściej.
Technologia
Dobieramy narzędzia do tego, gdzie powstają dokumenty: w biurze, u klienta czy na hali.
Airtable, Fillout, Jotform
formularze i bazy dokumentów
Microsoft Forms, SharePoint
formularze i archiwum w Microsoft 365
Autenti, DocuSign
podpis elektroniczny
OCR i AI do dokumentów
odczyt danych ze skanów
Google Drive, OneDrive
uporządkowane archiwum z kopiami
Make, n8n, Power Automate
obieg dokumentów i powiadomienia
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz proces i wskażemy jeden lub dwa kroki, które najszybciej odciążą zespół. Bez zobowiązań.
FAQ
Nie ma tu twojego pytania? Zadzwoń pod +48 726 587 379 albo napisz przez formularz na dole strony.
Nie. Zwykle zaczynamy od nowych dokumentów, bo to one generują codzienną pracę. Archiwum cyfryzujemy stopniowo, zaczynając od dokumentów, do których sięgacie najczęściej.
W większości przypadków tak, szczególnie z podpisem elektronicznym. Są jednak dokumenty, które trzeba przechowywać w oryginale. Wskazujemy je i planujemy cyfryzację zgodnie z przepisami.
Wiele narzędzi pozwala wypełniać formularze offline i wysyła dane po odzyskaniu połączenia. Dobieramy je, gdy zespół pracuje w terenie.
AI potrafi odczytać wiele odręcznych wpisów, ale nie wszystkie. Wątpliwe pola oznaczamy do sprawdzenia przez człowieka.
Ustawiamy uprawnienia, kopie zapasowe i zapis dostępu. Dokumenty z danymi osobowymi przechowujemy zgodnie z RODO.
Wiedza firmy leży w segregatorach, skrzynkach mailowych, arkuszach i głowach pracowników. Pokazujemy, jak zebrać ją w jednym miejscu krok po kroku, tak żeby projekt nie utonął w skanowaniu wszystkiego, co jest w archiwum.
Firmy chcą wdrażać AI i automatyzacje, a potem okazuje się, że najwięcej pracy wymaga sprzątanie danych. Wyjaśniamy bez żargonu, czym jest struktura danych, jakie błędy spotykamy najczęściej i jak je naprawić.
Automatyzacja nie zwalnia z ochrony danych osobowych, ale też nie musi być jej wrogiem. Pokazujemy, o czym pamiętać, łącząc systemy z danymi klientów i pracowników, i co sprawdzić przed uruchomieniem.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Dane i cyfryzacja
Jedna wersja prawdy zamiast kilku arkuszy z różnymi liczbami.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opisz, które dokumenty powstają najczęściej i co się z nimi dzieje. Zaproponujemy, od czego zacząć cyfryzację.
