Spedycja: dokumenty przewozowe
Po dostawie zaczyna się szukanie dokumentów. CMR, potwierdzenia dostaw, dowody dostawy i faktury przewoźników przychodzą mailem, zdjęciem z telefonu albo pocztą, a bez nich nie da się zafakturować klienta ani zapłacić przewoźnikowi. Automatyzujemy ten obieg: dokumenty są odczytywane przez AI, przypisywane do zlecenia, sprawdzane pod kątem kompletności i uwag, a brakujące dokumenty są przypominane automatycznie.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, dokumenty spowalniają fakturowanie i płatności.
Spedycja
Dokumenty trafiają do systemu tymi kanałami, którymi dziś przychodzą: mailem od przewoźnika, zdjęciem od kierowcy, skanem oryginału. Model AI rozpoznaje rodzaj dokumentu i odczytuje z niego dane: numer zlecenia lub referencję, miejsca i daty załadunku i rozładunku, podpisy i pieczęcie oraz uwagi wpisane przez odbiorcę.
Na podstawie odczytanych danych dokument jest przypisywany do zlecenia w TMS. System sprawdza, czy zlecenie ma komplet wymaganych dokumentów, i oznacza te z uwagami, np. o uszkodzeniu lub brakach. Uwagi trafiają do spedytora, bo to on ocenia, czy potrzebne są dalsze kroki.
Gdy dokumentów brakuje, system przypomina przewoźnikowi, a zlecenie z kompletem dokumentów może przejść do rozliczenia. Dokumenty trafiają do archiwum z czytelną nazwą i powiązaniem ze zleceniem.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do wymagań klientów i sposobu pracy z przewoźnikami.
Dokumenty z maila, od kierowcy i ze skanów w jednym miejscu.
CMR, potwierdzenie dostawy, faktura, dokument celny, inne.
Referencje, daty, miejsca, podpisy i uwagi odbiorcy.
Dokument przy właściwym zleceniu w TMS lub archiwum.
Lista zleceń z brakującymi dokumentami.
Oznaczenie uwag o szkodach lub brakach do oceny spedytora.
Prośby do przewoźników o brakujące dokumenty.
Dokumenty z czytelnymi nazwami, łatwe do odnalezienia.
Przykładowe przepływy
Od dokumentu przewoźnika do kompletnego zlecenia.
Mail ze skanem CMR
Zlecenie z kompletem dokumentów może od razu przejść do faktury.
Minął ustalony czas od rozładunku
Faktura dla klienta wychodzi szybciej, bo braki są widoczne od razu.
Przykład z praktyki
Przykład firmy, w której fakturowanie klientów zależy od dokumentów od przewoźników.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Przyjęcie | DziśDokumenty w skrzynkach spedytorów. | Po automatyzacjiWszystkie dokumenty w jednym miejscu. |
| Przypisanie | DziśRęczne szukanie zlecenia. | Po automatyzacjiDokument przy zleceniu automatycznie. |
| Uwagi | DziśOdkrywane przy reklamacji. | Po automatyzacjiOznaczone od razu do oceny spedytora. |
| Braki | DziśSprawdzane przy fakturowaniu. | Po automatyzacjiLista braków i przypomnienia. |
To przykład ilustracyjny. Skuteczność odczytu zależy od jakości dokumentów, dlatego sprawdzamy ją na waszych plikach przed wdrożeniem.
Wdrożenie
Jakość odczytu sprawdzamy na waszych dokumentach, zanim rozwiązanie trafi do zespołu.
Sprawdzamy odczyt na zanonimizowanej próbce CMR i innych dokumentów.
Od wasKilkadziesiąt przykładowych dokumentów.
Ustalamy wymagane dokumenty dla klientów, zasady przypisania, kontrole i przypomnienia.
Od wasWymagania klientów dotyczące dokumentów.
Budujemy przepływ i testujemy go na bieżących zleceniach.
Od wasOsoba sprawdzająca przypisania i odczyt.
Włączamy przepływ dla wszystkich zleceń i pilnujemy jakości odczytu.
Od wasZgłaszanie dokumentów, z którymi odczyt sobie nie radzi.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża spedytorów, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od przypisania i kontroli kompletności, a odczyt uwag dodać później.
Dla firm, które chcą mieć dokumenty przy zleceniu.
Dla firm, które chcą szybciej wykrywać problemy.
Dla firm, które chcą połączyć dokumenty z fakturowaniem.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po teście na waszych dokumentach. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Dokument trafi do złego zlecenia.
Przypisanie opiera się na kilku cechach, a dokumenty bez pewnego dopasowania trafiają do sprawdzenia.
AI nie odczyta odręcznej uwagi.
Dokumenty z odręcznymi wpisami w polu uwag są oznaczane do sprawdzenia przez spedytora.
Słaba jakość zdjęć od kierowców.
Nieczytelne dokumenty są oznaczane od razu, a przewoźnik dostaje prośbę o lepszą kopię.
Utrata oryginałów.
Rejestr oryginałów otrzymanych pocztą pozwala sprawdzić, czego jeszcze brakuje.
FAQ
CMR i dokumenty przewozowe: pytania i odpowiedzi
Zwykle tak, jeśli zdjęcie jest czytelne. Dokumenty słabej jakości są oznaczane do sprawdzenia, a przewoźnik dostaje prośbę o lepszą kopię.
Często tak, ale pismo odręczne bywa trudne. Dlatego dokumenty z wpisami w polu uwag zawsze oznaczamy do sprawdzenia przez spedytora.
W TMS lub w magazynie dokumentów, którego używacie, np. w Microsoft 365. Nie przenosimy ich do nowych usług bez potrzeby.
Jeśli przewoźnicy korzystają z elektronicznych listów przewozowych, dane mogą trafiać do systemu bezpośrednio. Zakres zależy od używanej usługi.
Tak. Komplet dokumentów może trafić do klienta razem z fakturą lub osobno, w formie, której oczekuje.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Automatyzacja procesów
Zamówienia, wysyłki i statusy przesyłek bez ręcznego pilnowania.
Modele OpenAI w pracy zespołu i w automatycznej obsłudze dokumentów.
Modele Anthropic do pracy z długimi dokumentami, wiedzą firmy i tekstem.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
AI nie zastąpi spedytora, ale może przejąć sporą część pracy przy mailach, dokumentach i komunikacji. Opisujemy, gdzie sztuczna inteligencja pomaga w spedycji, gdzie się myli i jak zacząć z niej korzystać.
Spedytorzy spędzają dużą część dnia na przepisywaniu danych między mailami, arkuszami, TMS i fakturami. Opisujemy siedem procesów, od których firmy spedycyjne najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Wiedza firmy leży w segregatorach, skrzynkach mailowych, arkuszach i głowach pracowników. Pokazujemy, jak zebrać ją w jednym miejscu krok po kroku, tak żeby projekt nie utonął w skanowaniu wszystkiego, co jest w archiwum.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje firma i co zabiera spedytorom najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i co da się połączyć z waszym TMS.
