Dane i cyfryzacja
AI odpowiada tak dobrze, jak dobre są dane, na których pracuje. Porządkujemy dokumenty, bazy i opisy tak, żeby asystent, chatbot czy agent AI znajdował właściwe informacje i nie mylił starych wersji z aktualnymi.
Z czym przychodzą firmy
Najczęstszą przyczyną słabych wyników AI nie jest model, tylko dane, które dostaje.
AI cytuje cennik sprzed roku, bo leży w tym samym folderze co aktualny.
Najważniejsze zasady nigdy nie zostały spisane. AI nie ma skąd ich wziąć.
Długie pliki bez nagłówków, skany bez tekstu, tabele w obrazkach. AI gubi się w takiej treści.
Umowy z danymi osobowymi leżą obok procedur. Bez porządku trudno ograniczyć dostęp.
Tabele z nazwami kolumn typu „pole_7”. Ani człowiek, ani AI nie wie, co oznaczają.
Dokumenty się starzeją, a AI dalej na nich odpowiada.
Co robimy
Zakres zależy od tego, do czego ma służyć AI: asystent dla zespołu, chatbot dla klientów, analiza danych czy agent.
Spisujemy dokumenty, bazy i systemy, z których ma korzystać AI, i oceniamy ich stan.
Oddzielamy aktualne dokumenty od archiwalnych, żeby AI nie mieszało wersji.
Nagłówki, sekcje, krótkie akapity i opisy tabel. Tak przygotowaną treść AI rozumie lepiej.
Z pomocą zespołu spisujemy zasady i odpowiedzi, które dziś istnieją tylko w głowach.
Nadajemy tabelom i polom zrozumiałe nazwy i opisy, żeby AI mogło z nich korzystać.
Oznaczamy dane osobowe i poufne, żeby ograniczyć do nich dostęp.
Ustalamy właścicieli dokumentów i sposób, w jaki zmiany trafiają do AI.
Przygotowujemy pytania, na których można sprawdzić, czy AI korzysta z danych poprawnie.
Przykład z praktyki
Przykład firmy, która chciała wdrożyć asystenta AI dla działu obsługi klienta.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Cenniki | DziśPięć plików z różnych lat w jednym folderze. | Po automatyzacjiJeden aktualny cennik, archiwum oddzielone od źródeł AI. |
| Procedury | DziśCzęść w dokumentach, część tylko w pamięci zespołu. | Po automatyzacjiSpisane procedury w jednolitym formacie z nagłówkami. |
| Umowy | DziśUmowy z danymi klientów obok instrukcji. | Po automatyzacjiUmowy oznaczone jako poufne i niedostępne dla asystenta ogólnego. |
| Aktualizacje | DziśNikt nie wie, kto odpowiada za dokument. | Po automatyzacjiKażdy dokument ma właściciela i datę przeglądu. |
Przygotowanie danych procentuje wielokrotnie: z tej samej bazy wiedzy może korzystać asystent, chatbot i nowi pracownicy.
Jak pracujemy
Przygotowanie danych prowadzimy razem z zespołem, bo to on wie, które informacje są aktualne i ważne.
Ustalamy, do czego ma służyć AI i z jakich źródeł będzie korzystać.
Sprawdzamy dokumenty i bazy, wskazujemy braki, duplikaty i ryzyka.
Porządkujemy i uzupełniamy dane, spisujemy brakującą wiedzę z pomocą zespołu.
Sprawdzamy, jak AI odpowiada na przygotowanych danych, i poprawiamy słabe miejsca.
Przekazujemy zasady aktualizacji i przypisujemy właścicieli dokumentów.
Technologia
Pracujemy na narzędziach, w których macie dokumenty, i przygotowujemy je pod wybrane rozwiązanie AI.
SharePoint, Google Drive
porządek w folderach i wersjach dokumentów
Notion, Confluence
bazy wiedzy w czytelnej strukturze
Airtable
dane uporządkowane w tabelach z opisami
OCR i AI do dokumentów
zamiana skanów na tekst
OpenAI, Claude
testy odpowiedzi na przygotowanych danych
n8n, Make
automatyczna aktualizacja źródeł wiedzy
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz proces i wskażemy jeden lub dwa kroki, które najszybciej odciążą zespół. Bez zobowiązań.
FAQ
Nie ma tu twojego pytania? Zadzwoń pod +48 726 587 379 albo napisz przez formularz na dole strony.
Jeśli AI ma korzystać z waszych dokumentów albo baz, tak. Bez tego odpowiedzi są niepewne, a zespół szybko traci zaufanie do narzędzia.
Zależy od ilości i stanu dokumentów. Zwykle zaczynamy od jednego obszaru, na przykład procedur obsługi klienta, i rozszerzamy zakres po pierwszych wynikach.
Digitalizujemy je i zamieniamy na tekst, który AI może przeczytać. Przy okazji porządkujemy ich strukturę.
Oznaczamy dokumenty z danymi osobowymi i ustawiamy uprawnienia tak, żeby AI korzystało z nich tylko tam, gdzie to dozwolone i potrzebne.
Tak. Uporządkowana wiedza ułatwia wdrażanie nowych osób, szukanie informacji i pracę całego zespołu, niezależnie od AI.
Firmy chcą wdrażać AI i automatyzacje, a potem okazuje się, że najwięcej pracy wymaga sprzątanie danych. Wyjaśniamy bez żargonu, czym jest struktura danych, jakie błędy spotykamy najczęściej i jak je naprawić.
Wdrożenie AI nie musi być wielkim projektem na rok. Pokazujemy plan na trzy miesiące, po których mała lub średnia firma ma pierwsze działające zastosowanie, zasady dla zespołu i twarde dane, czy warto iść dalej.
Wiedza firmy leży w segregatorach, skrzynkach mailowych, arkuszach i głowach pracowników. Pokazujemy, jak zebrać ją w jednym miejscu krok po kroku, tak żeby projekt nie utonął w skanowaniu wszystkiego, co jest w archiwum.
Sztuczna inteligencja
Odpowiada na pytania zespołu na podstawie waszych dokumentów.
Doradztwo i strategia
Wybieramy zastosowania AI z realnym zwrotem i prowadzimy wdrożenie.
Dane i cyfryzacja
Jedna wersja prawdy zamiast kilku arkuszy z różnymi liczbami.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Napisz, do czego chcecie wykorzystać AI i gdzie leżą dokumenty. Ocenimy, ile pracy wymaga przygotowanie danych.
