Automatyzacja procesów
Zgłoszenia z maila, telefonu, formularza i czatu trafiają w jedno miejsce, do właściwej osoby. Klient dostaje potwierdzenie i informację o statusie, a zespół ma pod ręką historię i gotowe szkice odpowiedzi.
Z czym przychodzą firmy
Klienci nie oceniają firmy po tym, ile ma zgłoszeń, tylko po tym, jak szybko i konkretnie dostają odpowiedź.
Mail, telefon, Messenger, formularz. Każdy kanał obsługiwany osobno, bez wspólnej historii.
Kilka osób czyta tę samą skrzynkę. Jedne maile dostają dwie odpowiedzi, inne żadnej.
Klienci dzwonią, żeby zapytać, co się dzieje z ich sprawą. Każdy telefon to kolejna przerwa w pracy.
Na powtarzające się pytania zespół pisze odpowiedzi od zera albo szuka ich w starych mailach.
Nie wiadomo, ile czasu minęło od zgłoszenia reklamacji i kiedy upływa termin odpowiedzi.
Nikt nie wie, z czym klienci zgłaszają się najczęściej, więc trudno usunąć przyczyny.
Co robimy
Zaczynamy od zbierania zgłoszeń w jednym miejscu. Bez tego żadna kolejna automatyzacja nie ma sensu.
Maile, formularze, czaty i notatki z telefonów trafiają do jednej kolejki z historią klienta.
Klient od razu dostaje informację, że zgłoszenie dotarło, z numerem sprawy.
AI albo reguły rozpoznają temat zgłoszenia i przypisują je do właściwej osoby lub działu.
Przypomnienia i eskalacje, gdy zgłoszenie zbyt długo czeka na odpowiedź.
AI przygotowuje szkic odpowiedzi na podstawie waszych szablonów i historii sprawy.
Klient dostaje powiadomienia o zmianie statusu albo sprawdza go samodzielnie.
Formularz reklamacji, lista kroków, terminy ustawowe i dokumenty w jednym procesie.
Liczba zgłoszeń, czas odpowiedzi i najczęstsze tematy w jednym dashboardzie.
Przykład z praktyki
Przykład sklepu internetowego i firmy handlowej, która obsługuje reklamacje mailowo i telefonicznie.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Zgłoszenie | DziśMail z opisem problemu, bez numeru zamówienia i zdjęć. | Po automatyzacjiFormularz reklamacji z numerem zamówienia, zdjęciami i opisem. |
| Potwierdzenie | DziśKlient nie wie, czy ktoś przeczytał wiadomość. | Po automatyzacjiAutomatyczne potwierdzenie z numerem sprawy i terminem odpowiedzi. |
| Przydział | DziśKtoś przegląda skrzynkę i przekazuje sprawę dalej. | Po automatyzacjiReklamacja trafia do osoby odpowiedzialnej za daną kategorię. |
| Termin | DziśTerminy pilnowane w pamięci. | Po automatyzacjiPrzypomnienie przed upływem terminu odpowiedzi. |
| Status | DziśKlient dzwoni, żeby zapytać, co z reklamacją. | Po automatyzacjiKlient dostaje powiadomienia o kolejnych etapach. |
Automatyzacja nie zastępuje rozmowy z klientem. Ma sprawić, że zespół ma na nią więcej czasu.
Jak pracujemy
Wdrażamy zmiany stopniowo, żeby zespół obsługi nie musiał uczyć się wszystkiego naraz.
Sprawdzamy, skąd przychodzą zgłoszenia, jakie są najczęstsze tematy i jak dziś wygląda obsługa.
Łączymy kanały w jedno miejsce i ustalamy kategorie oraz osoby odpowiedzialne.
Dodajemy potwierdzenia, przydział, terminy i powiadomienia o statusie.
Gdy podstawy działają, dokładamy kategoryzację i szkice odpowiedzi z AI.
Analizujemy dane o zgłoszeniach i pomagamy usuwać przyczyny najczęstszych problemów.
Technologia
Pracujemy na narzędziach helpdesk, CRM i prostych bazach, zależnie od skali obsługi.
Freshdesk, Zendesk
systemy do obsługi zgłoszeń
obsługa klienta połączona z CRM
rejestr zgłoszeń i reklamacji w mniejszej skali
Gmail, Outlook, Messenger
kanały, z których przychodzą zgłoszenia
OpenAI, Claude
kategoryzacja i szkice odpowiedzi
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz proces i wskażemy jeden lub dwa kroki, które najszybciej odciążą zespół. Bez zobowiązań.
FAQ
Nie ma tu twojego pytania? Zadzwoń pod +48 726 587 379 albo napisz przez formularz na dole strony.
Nie zawsze. Przy mniejszej liczbie zgłoszeń wystarczy dobrze ustawiona skrzynka z automatyzacjami albo baza w Airtable. System helpdesk polecamy, gdy zgłoszeń jest dużo.
Nie, jeśli tego nie chcecie. Automatyzacja działa w tle: przypisuje, przypomina, przygotowuje szkice. Odpowiada człowiek. Chatbota dla klientów wdrażamy osobno, gdy ma sens.
Rozpoznaje temat zgłoszenia, streszcza długie wątki i przygotowuje szkic odpowiedzi na podstawie waszych szablonów. Pracownik sprawdza i wysyła odpowiedź.
Tak. Łączymy system obsługi z CRM, sklepem albo ERP, żeby przy zgłoszeniu było widać zamówienia i historię klienta.
Ustawiamy terminy zgodne z przepisami i waszymi zasadami oraz przypomnienia przed ich upływem, żeby żadna reklamacja nie została bez odpowiedzi.
Zapytanie od klienta traci wartość z każdą godziną bez odpowiedzi. Pokazujemy, jak poukładać drogę leada od formularza do rozmowy handlowej, żeby nic nie ginęło, a handlowcy nie tracili czasu na przepisywanie.
Sztuczna inteligencja nie zastąpi dobrze poukładanych procesów, ale potrafi przyspieszyć sortowanie zgłoszeń, notatki ze spotkań, pracę z dokumentami i szukanie odpowiedzi w firmowej wiedzy. Pokazujemy, gdzie zacząć.
Nie trzeba automatyzować wszystkiego naraz. Pokazujemy pięć procesów, na których małe firmy najszybciej odzyskują czas, i podpowiadamy, jak wybrać ten pierwszy.
Sztuczna inteligencja
Odpowiada klientom na stronie i w Messengerze o każdej porze.
Sztuczna inteligencja
Odpowiada na pytania zespołu na podstawie waszych dokumentów.
Automatyzacja procesów
Leady, oferty i follow-upy bez przepisywania i zapominania.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opisz, skąd przychodzą zgłoszenia i ile osób je obsługuje. Wskażemy, co najszybciej odciąży zespół.
