Branża: placówki medyczne
W przychodni telefon dzwoni od rana, pacjenci nie przychodzą na umówione wizyty, a rejestracja przepisuje dane z formularzy i pilnuje grafików lekarzy. Pomagamy prywatnym przychodniom, gabinetom i centrom medycznym zautomatyzować pracę organizacyjną wokół wizyt, na systemach, których już używają. Nie dotykamy decyzji medycznych, a dane o zdrowiu traktujemy z najwyższą ostrożnością.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli rozpoznajecie u siebie kilka z tych sytuacji, część pracy rejestracji da się przenieść na system.
Placówki medyczne
Placówka medyczna to praca personelu medycznego i duża ilość pracy organizacyjnej wokół niej: rejestracja, przypomnienia, formularze, odpowiedzi na pytania pacjentów, grafiki, rozliczenia. Ta praca rośnie z każdym nowym lekarzem i każdą nową usługą, a rejestracja staje się wąskim gardłem. To właśnie pracę organizacyjną automatyzujemy.
Automatyzacja nie dotyka decyzji medycznych. Nie stawiamy diagnoz, nie interpretujemy wyników, nie doradzamy pacjentom w sprawach zdrowia i nie zastępujemy dokumentacji medycznej. System pomaga umówić wizytę, przypomina o niej, zbiera formularze, odpowiada na pytania organizacyjne i przygotowuje rozliczenia. Sprawy medyczne zawsze trafiają do personelu.
Nie wymieniamy systemu gabinetowego. Łączymy się z nim, jeśli udostępnia dane, i budujemy obok to, czego brakuje: przypomnienia, formularze, komunikację, raporty. Dane o zdrowiu przetwarzamy tylko tam, gdzie to konieczne, na infrastrukturze uzgodnionej z placówką, i nie przekazujemy ich do modeli AI. Połączenia budujemy w n8n, które może działać w infrastrukturze placówki.
Rozwiązania
Każde rozwiązanie opisujemy na osobnej stronie: jak działa, jak przebiega wdrożenie, warianty i bezpieczeństwo.
Co robimy
Od umówienia wizyty do rozliczenia. Zaczynamy od obszaru, który zabiera najwięcej czasu.
Wizyty umawiane przez stronę, z odciążeniem telefonu.
SMS i mail przed wizytą, z możliwością odwołania.
Zwolnione terminy proponowane pacjentom z listy.
Dane, zgody i ankiety wypełnione online przed przyjściem.
Odpowiedzi na pytania organizacyjne: ceny, przygotowanie, dojazd.
Lekarze, gabinety i urządzenia w jednym grafiku.
Płatności, pakiety, abonamenty i rozliczenia lekarzy.
Wizyty, nieobecności, obłożenie i przychody.
Przykładowe przepływy
Typowe przepływy, które budujemy w przychodniach i gabinetach. Sprawy medyczne zawsze trafiają do personelu.
Pacjent umawia wizytę online
Pacjent przychodzi przygotowany, a rejestracja nie wypełnia papierów.
Pacjent odwołuje wizytę przez link
Zwolnione terminy nie przepadają.
Zamknięcie okresu
Rozliczenia lekarzy bez arkuszy.
Bezpieczeństwo
Dane o zdrowiu to szczególna kategoria danych osobowych, objęta też tajemnicą zawodową. Wdrożenia projektujemy z najwyższą ostrożnością.
Automatyzacje korzystają tylko z danych potrzebnych do zadania, np. terminu wizyty bez informacji o jej powodzie.
Informacji o stanie zdrowia, wynikach i dokumentacji medycznej nie przekazujemy do modeli AI.
Automatyzacje mogą działać w infrastrukturze placówki lub na serwerze w UE uzgodnionym z placówką.
Przypomnienia i wiadomości nie zawierają informacji o zdrowiu ani rodzaju wizyty, jeśli placówka tego nie chce.
Dostęp według ról, a każda automatyczna operacja jest zapisana.
Pracujemy na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
Przykład z praktyki
Przykład prywatnej przychodni z kilkunastoma lekarzami różnych specjalności.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Rejestracja | DziśGłównie telefon. | Po automatyzacjiOnline i telefon. |
| Nieobecności | DziśWizyty nieodwołane. | Po automatyzacjiPrzypomnienia i lista oczekujących. |
| Formularze | DziśPapier w poczekalni. | Po automatyzacjiOnline przed wizytą. |
| Pytania pacjentów | DziśTelefon do rejestracji. | Po automatyzacjiOdpowiedzi na pytania organizacyjne. |
| Rozliczenia lekarzy | DziśArkusz. | Po automatyzacjiZestawienie według umów. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej placówce.
Wdrożenie
Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione. Pracujemy tak, żeby nie zakłócać przyjmowania pacjentów.
Rozmawiamy z właścicielem, rejestracją i osobą od rozliczeń, przeglądamy system gabinetowy i zasady ochrony danych, wybieramy obszar z największą stratą czasu.
Od wasGodzina rozmowy, informacja o systemach i polityka ochrony danych.
Projektujemy przepływ, treści wiadomości i zakres danych: co robi system, a co zawsze robi człowiek.
Od wasAkceptacja projektu i treści, także przez osobę odpowiedzialną za ochronę danych.
Budujemy rozwiązanie i testujemy je na wybranych lekarzach lub usługach.
Od wasOsoba z rejestracji oceniająca testy.
Uruchamiamy rozwiązanie dla całej placówki i pilnujemy działania.
Od wasUwagi zespołu w pierwszych tygodniach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża rejestrację i zespół, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od jednego procesu i rozwijać automatyzację krok po kroku.
Dla placówek, które chcą sprawdzić automatyzację na jednym obszarze.
Dla placówek, które chcą odciążyć rejestrację i uporządkować organizację.
Dla placówek, które nie chcą zajmować się technologią.
Koszty
Każde wdrożenie wyceniamy po przeglądzie, przed startem. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Pacjent zada pytanie medyczne automatycznemu asystentowi.
Asystent odpowiada tylko na pytania organizacyjne, a pytania o zdrowie przekazuje personelowi lub kieruje do kontaktu z placówką.
Informacja o zdrowiu w wiadomości do pacjenta.
Treści wiadomości ustalamy z placówką, domyślnie bez rodzaju wizyty i powodu.
System gabinetowy nie udostępnia danych.
Sprawdzamy to na początku i dobieramy zakres do możliwości systemu.
Pacjenci starsi nie korzystają z rejestracji online.
Telefon i rejestracja w placówce działają dalej, a automatyzacja odciąża je, nie zastępuje.
FAQ
Placówki medyczne: pytania i odpowiedzi
Nie. Automatyzujemy pracę organizacyjną: rejestrację, przypomnienia, formularze, komunikację, grafiki i rozliczenia. Decyzje medyczne należą do personelu.
Tak, jeśli system udostępnia dane przez API, eksport lub inny uzgodniony sposób. Zakres sprawdzamy przy przeglądzie.
Danych o zdrowiu nie przekazujemy do modeli AI. AI, jeśli jest używane, pracuje na pytaniach organizacyjnych i treściach placówki.
W infrastrukturze placówki albo na serwerze w UE uzgodnionym z placówką, na podstawie umowy powierzenia.
Najczęściej od przypomnień o wizytach albo formularzy przed wizytą. Wskażemy najlepszy obszar na bezpłatnej konsultacji.
Pierwszy proces zwykle kilka tygodni, łącznie z akceptacją zasad ochrony danych.
Tak. Procesy organizacyjne są podobne, a zakres dopasowujemy do specyfiki placówki.
Automatyzacja procesów
Zgłoszenia trafiają do właściwej osoby, a klient dostaje odpowiedź szybciej.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
W przychodni najwięcej czasu pochłania nie leczenie, tylko organizacja wokół niego: telefony, przypomnienia, formularze, grafiki i rozliczenia. Opisujemy siedem procesów organizacyjnych, od których placówki najczęściej zaczynają automatyzację, i granice, których nie przekraczamy.
Dane o zdrowiu są szczególnie chronione, więc wiele placówek medycznych odkłada automatyzację na później. Tymczasem większość procesów organizacyjnych da się zautomatyzować bez dotykania danych o zdrowiu albo z ich minimalnym udziałem. Opisujemy zasady, które pozwalają to zrobić bezpiecznie.
Rejestracja w przychodni jednocześnie odbiera telefony, obsługuje pacjentów przy okienku i odpowiada na maile. Gdy pacjentów przybywa, coś musi ustąpić, a najczęściej ustępuje telefon. Opisujemy, skąd bierze się obciążenie rejestracji i jak je zmniejszyć, krok po kroku.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jaką placówkę prowadzicie, z jakiego systemu gabinetowego korzystacie i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
