Proces: finanse
Sprzedaż, koszty, należności i stan konta trafiają do jednego raportu, który odświeża się sam. Zarząd widzi aktualne liczby, a dział finansów przestaje co miesiąc sklejać arkusze. Pokazujemy krok po kroku, jak taki proces wygląda i co jest potrzebne, żeby go wdrożyć.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli rozpoznajecie u siebie dwa lub trzy z tych sygnałów, automatyzacja zwykle szybko się zwraca.
Mapa procesu
Tak przechodzą dane od systemów źródłowych do raportu na biurku zarządu. Kroki oznaczone jako automatyczne dzieją się bez udziału zespołu.
System regularnie pobiera dane z programu księgowego, CRM, banku, KSeF i innych systemów, np. magazynowego. Tam, gdzie nie ma API, korzysta z eksportów zapisywanych w ustalonym folderze.
Narzędzia: Program księgowy, CRM, bank, KSeF
Dane z różnych systemów są sprowadzane do wspólnych słowników: te same nazwy klientów, kategorie kosztów, działy i okresy.
System sprawdza kompletność i zgodność danych, np. czy suma sprzedaży z CRM zgadza się z fakturami. Rozbieżności trafiają do osoby z finansów z opisem.
Osoba z finansów sprawdza oznaczone różnice, poprawia dane w źródle albo oznacza je jako wyjaśnione. Dzięki temu raport opiera się na sprawdzonych liczbach.
Raport liczy ustalone wskaźniki: przychody, marże, koszty według kategorii i działów, należności i zobowiązania według terminów, stan środków.
Narzędzia: Arkusz lub narzędzie BI
Na podstawie terminów płatności faktur sprzedażowych i kosztowych raport pokazuje przewidywany stan środków w kolejnych tygodniach.
Raport trafia do zarządu w ustalonym rytmie, np. w poniedziałek rano. Gdy wskaźnik wychodzi poza ustalony zakres, wybrane osoby dostają alert od razu.
Narzędzia: Mail, Teams, Slack
Osoba z finansów dodaje krótki komentarz do najważniejszych zmian, a zarząd omawia raport na stałym spotkaniu. AI może przygotować szkic komentarza do sprawdzenia.
Przykład z praktyki
Przykład firmy handlowej z kilkoma działami, w której księgowość prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Zbieranie danych | DziśEksporty z kilku systemów i prośby do biura o zestawienia. | Po automatyzacjiDane pobierane automatycznie z systemów i od biura. |
| Składanie raportu | DziśKopiowanie do arkusza i poprawianie formuł. | Po automatyzacjiRaport odświeża się sam. |
| Termin | DziśKilka dni po zamknięciu miesiąca. | Po automatyzacjiDane na bieżąco, raport miesięczny tuż po zamknięciu. |
| Płynność | DziśStan konta sprawdzany w bankowości. | Po automatyzacjiPrognoza na kolejne tygodnie z terminów płatności. |
| Zależność od osoby | DziśRaport zna jedna osoba. | Po automatyzacjiProces opisany i działający bez jednej osoby. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym procesie.
Efekt
Zarząd podejmuje decyzje na danych z bieżącego tygodnia, a nie sprzed miesiąca.
Dział finansów analizuje i komentuje wyniki zamiast składać arkusze.
Sprzedaż, koszty i należności liczone są tak samo dla wszystkich, a rozbieżności między systemami wychodzą od razu.
Alerty i prognoza płynności pokazują problemy, zanim staną się pilne.
Wdrożenie
Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione i co dalej. Przy każdym etapie piszemy, czego potrzebujemy od was.
Rozmawiamy z zarządem o tym, jakie decyzje ma wspierać raport, i z osobą z finansów o tym, skąd pochodzą dane i jak dziś powstaje raport.
Od wasGodzina rozmowy z zarządem i z finansami, obecny raport i lista systemów.
Ustalamy listę wskaźników, ich definicje, słowniki kategorii i działów, rytm raportu i progi alertów. Projektujemy wygląd raportu.
Od wasAkceptacja definicji wskaźników i decyzje o progach alertów.
Łączymy źródła danych, budujemy kontrole jakości i raport. Porównujemy wyniki z raportem składanym ręcznie za kilka okresów.
Od wasDostępy do systemów i osoba z finansów, która sprawdza zgodność liczb.
Raport zastępuje dotychczasowy, a my pilnujemy działania połączeń i rozwijamy raport o kolejne widoki.
Od wasZgłaszanie uwag i informacja o zmianach w systemach źródłowych.
Checklista
Lista do przejścia po pierwszej rozmowie. Nie wszystko musi być gotowe od razu, część ustalamy razem.
Zakres
Zakres dobieramy do skali firmy. Można zacząć od podstawowego wariantu i rozbudowywać go później.
Dla firm, które chcą przede wszystkim przestać składać raport ręcznie.
Dla firm z kilkoma działami, projektami lub MPK.
Dla firm, które chcą analizować wyniki w wielu przekrojach.
Koszty
Każde wdrożenie wyceniamy osobno, przed startem. Na cenę wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Liczby w raporcie nie zgadzają się z księgowością.
Ustalamy definicje wskaźników z finansami i porównujemy raport z ręcznym za kilka okresów przed startem.
Zmiana w systemie źródłowym zatrzyma raport.
Kontrole kompletności danych i powiadomienie, gdy pobranie się nie uda, zamiast cichego błędu w raporcie.
Raport będzie zbyt rozbudowany i nikt go nie czyta.
Zaczynamy od kilku wskaźników, na podstawie których zarząd podejmuje decyzje, i dodajemy kolejne, gdy są potrzebne.
Poufne dane trafią do niewłaściwych osób.
Uprawnienia do widoków ustawiamy według ról, a wynagrodzenia i dane kadrowe trzymamy osobno.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz obecny proces i wskażemy wariant, od którego warto zacząć, razem z orientacyjnym kosztem.
FAQ
Raporty finansowe dla zarządu: pytania i odpowiedzi
Nie zawsze. W wielu firmach dobrze działa raport w Excelu lub arkuszu Google odświeżany automatycznie. Narzędzie BI, takie jak Power BI lub Looker Studio, ma sens przy wielu przekrojach i użytkownikach.
Tak. Pobieramy dane z programu, w którym pracuje biuro, jeśli ma API, albo z regularnych eksportów. Część danych, np. sprzedaż i należności, można brać bezpośrednio z waszych systemów i KSeF.
To zależy od źródeł i potrzeb. Sprzedaż i należności mogą odświeżać się codziennie, a dane księgowe po zamknięciu okresu.
Tak, w wariancie rozszerzonym. Prognoza opiera się na terminach płatności faktur sprzedażowych i kosztowych oraz stałych zobowiązaniach, które ustalamy z wami.
AI może przygotować szkic komentarza do wyników i wskazać największe zmiany. Wnioski i decyzje zostają po stronie finansów i zarządu.
Zwykle na platformie automatyzacji, takiej jak Make, n8n lub Power Automate, która pobiera dane do arkusza lub bazy, oraz na arkuszu albo narzędziu BI do prezentacji. Narzędzia dobieramy do tego, czego już używacie.
Wariant podstawowy zwykle kilka tygodni. Wiele źródeł danych i narzędzie BI wydłużają projekt. Dokładny plan podajemy po przeglądzie potrzeb.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Wizualne scenariusze łączące setki aplikacji, dobre do złożonej logiki bez programowania.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Dane i cyfryzacja
Jedna wersja prawdy zamiast kilku arkuszy z różnymi liczbami.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Firmy chcą wdrażać AI i automatyzacje, a potem okazuje się, że najwięcej pracy wymaga sprzątanie danych. Wyjaśniamy bez żargonu, czym jest struktura danych, jakie błędy spotykamy najczęściej i jak je naprawić.
Arkusz kalkulacyjny to świetne narzędzie, dopóki nie zaczyna udawać systemu do zarządzania firmą. Pokazujemy, po czym poznać ten moment, czym jest Airtable i kiedy przejście na bazę danych ma sens, a kiedy nie.
Zaoszczędzone godziny to tylko część zwrotu z automatyzacji. Pokazujemy, jak policzyć ROI przed wdrożeniem, jakie koszty doliczyć i które wskaźniki śledzić, żeby wynik obronił się przed zarządem.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś wygląda ten proces w firmie. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i ile może kosztować pierwszy etap.
