E-faktury
Obowiązkowy KSeF zmienił sposób wystawiania i odbierania faktur. Pomagamy zamienić go z kolejnego obowiązku w uporządkowany proces: faktury kosztowe pobierane z KSeF, opisywane, akceptowane i przekazywane do księgowości bez przepisywania.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
O narzędziu
Krajowy System e-Faktur to państwowa platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Od 2026 roku jego stosowanie jest obowiązkowe: od 1 lutego dla największych podatników, od 1 kwietnia dla pozostałych firm, z odroczeniem dla najmniejszych. Faktura ma postać pliku XML według wzoru Ministerstwa Finansów.
Dla wielu firm KSeF oznaczał głównie zmianę programu do faktur. Tymczasem największa korzyść leży po stronie kosztów: wszystkie faktury zakupowe są w jednym miejscu, w ustrukturyzowanej postaci. To idealny materiał do automatyzacji, bo dane nie wymagają już odczytywania z PDF.
Łączymy KSeF z tym, co dzieje się przed i po fakturze: z zamówieniami, akceptacjami kierowników, opisem kosztów, księgowością i płatnościami. Pracujemy z programami, które mają integrację z KSeF, oraz bezpośrednio z API KSeF.
Co robimy
KSeF to źródło danych. Automatyzacja decyduje o tym, co się z nimi dzieje dalej.
Nowe faktury zakupowe pobierane z KSeF regularnie i zapisywane w waszym obiegu dokumentów.
Faktura trafia do właściwego kierownika, który przypisuje koszt do projektu lub działu i akceptuje go.
Faktura porównywana z zamówieniem i dostawą, rozbieżności oznaczane do sprawdzenia.
Wygrana sprzedaż lub zamówienie w sklepie tworzy fakturę wysyłaną do KSeF i powiadomienie dla klienta.
Przykładowe przepływy
Typowe procesy, które budujemy w firmach po wejściu obowiązkowego KSeF.
Nowa faktura zakupowa w KSeF
Księgowość dostaje tylko zaakceptowane i opisane koszty.
Faktura od dostawcy z numerem zamówienia
Błędy dostawców wychodzą przed zapłatą, a nie po niej.
Zamówienie opłacone w sklepie lub wygrana w CRM
Faktura trafia do KSeF bez ręcznego klikania.
Uczciwie
Porównanie
Integracja programu z KSeF to minimum wymagane przepisami. Automatyzacja procesu wokół KSeF to oszczędność czasu.
| Kryterium | Automatyzacja procesu | Sam program z KSeF |
|---|---|---|
| Wysyłka faktur do KSeF | Tak, automatycznie z CRM i sklepu | Tak, z programu |
| Pobieranie faktur kosztowych | Tak, do waszego obiegu | Tak, w programie |
| Akceptacja kosztów | Tak, w Teams, mailu lub aplikacji | Zwykle nie |
| Dopasowanie do zamówień | Tak | Zwykle nie |
| Połączenie z CRM i sklepem | Tak | Zależy od programu |
Porównanie jest uproszczone i zależy od programu, którego używacie.
Przykład z praktyki
Przykład firmy z kilkoma działami, która dostaje faktury od wielu dostawców.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Odbiór faktury | DziśKsięgowość pobiera faktury z KSeF i rozsyła je mailem. | Po automatyzacjiFaktury pobierane automatycznie i przypisywane do działów. |
| Opis kosztu | DziśKierownik dopisuje opis w odpowiedzi na maila. | Po automatyzacjiKierownik wybiera projekt i kategorię w formularzu akceptacji. |
| Akceptacja | DziśPrzypomnienia telefoniczne przed terminem płatności. | Po automatyzacjiAutomatyczne przypomnienia, eskalacja po terminie. |
| Księgowanie | DziśKsięgowa przepisuje opisy do programu. | Po automatyzacjiOpisane i zaakceptowane faktury trafiają do programu księgowego. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym procesie.
Koszty
Sam KSeF jest bezpłatny. Koszt zależy od tego, czy korzystamy z integracji waszego programu księgowego, czy łączymy się bezpośrednio z API KSeF, oraz od liczby kroków w obiegu faktur.
Wycenę przygotowujemy po konsultacji, na której sprawdzamy, jakich programów używacie i jak dziś wygląda obieg faktur.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz proces i powiemy wprost, które narzędzie sprawdzi się najlepiej, nawet jeśli to nie będzie to, o które pytacie.
FAQ
KSeF: pytania i odpowiedzi
Obowiązek wprowadzano etapami w 2026 roku: od 1 lutego dla największych podatników, od 1 kwietnia dla pozostałych firm. Najmniejsi podatnicy dostali dodatkowy czas. Szczegóły warto potwierdzić z księgowością.
Nie. Program księgowy zostaje. Automatyzacja zajmuje się tym, co dzieje się przed księgowaniem: pobieraniem, opisem, akceptacją i dopasowaniem faktur.
Tak, gdy program, którego używacie, nie daje potrzebnych możliwości. Konfigurujemy uprawnienia i dostęp zgodnie z zasadami KSeF.
Tak. Kierownik dostaje kartę akceptacji z danymi faktury i może przypisać koszt do projektu lub działu.
Faktury spoza KSeF obsługujemy w tym samym obiegu. AI odczytuje je z PDF, a dalsze kroki są takie same jak dla faktur z KSeF.
Tak. Automatyzujemy zbieranie i opis faktur klientów biura, żeby księgowe dostawały komplet danych bez przepisywania.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Prosty CRM sprzedażowy z lejkiem, który handlowcy faktycznie lubią używać.
Automatyzacja w ekosystemie Microsoft 365, także dla starszych aplikacji desktopowych.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Gdy sprzedaż i księgowość pracują na tych samych danych, znika przepisywanie, spada liczba błędów na fakturach, a handlowiec widzi, czy klient zapłacił. Pokazujemy, jak to poukładać.
Wiedza firmy leży w segregatorach, skrzynkach mailowych, arkuszach i głowach pracowników. Pokazujemy, jak zebrać ją w jednym miejscu krok po kroku, tak żeby projekt nie utonął w skanowaniu wszystkiego, co jest w archiwum.
Pytanie o cenę pada na każdej pierwszej rozmowie i trudno na nie odpowiedzieć bez poznania procesu. Pokazujemy, z czego składa się koszt automatyzacji, co go podnosi, a co obniża, i jak czytać wycenę, żeby porównywać oferty uczciwie.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś wygląda proces i jakich narzędzi używacie. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i ile to może kosztować.
