Automatyzacja procesów
Kandydaci dostają odpowiedź szybko, nowa osoba ma dostępy i sprzęt pierwszego dnia, a wnioski i dokumenty przechodzą przez akceptację bez papieru. HR zajmuje się ludźmi, a nie arkuszami.
Z czym przychodzą firmy
W małych i średnich firmach HR to często jedna osoba albo dodatkowy obowiązek kogoś z biura.
Zgłoszenia z kilku portali trafiają do maila. Trudno śledzić, kto na jakim jest etapie.
Po rozmowie kandydat nie dostaje informacji przez tygodnie. Dobrzy kandydaci przyjmują inne oferty.
Nowa osoba przychodzi, a nie ma laptopa, kont ani planu. Pierwszy tydzień to czekanie.
Urlopy, delegacje, zmiany danych. Każdy wniosek to kilka maili i ręczne wpisanie do systemu.
Badania okresowe, szkolenia BHP, koniec okresu próbnego. Pilnowane w kalendarzu albo wcale.
Po odejściu pracownika konta i dostępy zostają aktywne, bo nikt nie pamięta o wszystkich.
Co robimy
Dobieramy zakres do wielkości firmy. W małym zespole często wystarczy prosta baza i kilka automatyzacji.
Zgłoszenia z portali i formularza trafiają do jednej bazy kandydatów z informacją o stanowisku.
Kandydaci przechodzą przez etapy, a każda zmiana wysyła odpowiednią wiadomość.
Kandydat sam wybiera termin w kalendarzu rekrutera, bez wymiany maili.
AI streszcza CV i porównuje je z wymaganiami. Decyzję zawsze podejmuje człowiek.
Po podpisaniu umowy startuje lista zadań dla IT, biura, przełożonego i nowej osoby.
Urlopy, delegacje i zmiany danych przez formularz, z akceptacją przełożonego.
Badania, szkolenia, koniec umów i okresu próbnego z automatycznymi przypomnieniami.
Lista zadań przy odejściu pracownika: odbiór sprzętu, zamknięcie kont, dokumenty.
Przykład z praktyki
Przykład firmy, która zatrudnia kilka osób w kwartale. Tak zmienił się onboarding.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Po podpisaniu umowy | DziśHR wysyła kilka maili do IT, biura i przełożonego. | Po automatyzacjiAutomatycznie powstaje lista zadań z terminami dla każdej osoby. |
| Sprzęt i dostępy | DziśLaptop zamawiany w dniu przyjścia, konta zakładane w pierwszym tygodniu. | Po automatyzacjiIT dostaje zadanie z wyprzedzeniem, dostępy są gotowe pierwszego dnia. |
| Informacje dla nowej osoby | DziśWszystko przekazywane ustnie, w pośpiechu. | Po automatyzacjiNowa osoba dostaje przed startem mail z planem pierwszego tygodnia. |
| Dokumenty | DziśPapierowe oświadczenia do wypełnienia pierwszego dnia. | Po automatyzacjiFormularze do wypełnienia online przed pierwszym dniem. |
| Kontrola | DziśNikt nie wie, co jeszcze zostało do zrobienia. | Po automatyzacjiPostęp onboardingu widoczny w jednym miejscu. |
Automatyzujemy formalności, żeby HR i przełożeni mieli więcej czasu na rozmowę z nową osobą.
Jak pracujemy
Zaczynamy od procesu, który najbardziej przeszkadza: rekrutacji, onboardingu albo wniosków.
Poznajemy, jak dziś wygląda rekrutacja, onboarding i obieg dokumentów oraz jakich narzędzi używacie.
Projektujemy bazę, etapy, wiadomości i listy zadań dopasowane do firmy.
Budujemy automatyzacje i testujemy je na jednej rekrutacji albo jednym onboardingu.
Uczymy HR i przełożonych, jak korzystać z nowych narzędzi.
Dokładamy kolejne procesy, na przykład wnioski urlopowe albo przypomnienia o terminach.
Technologia
Łączymy narzędzia HR z pocztą, kalendarzem i systemami, z których korzysta firma.
baza kandydatów, pracowników i onboardingu
Teamtailor, eRecruiter
systemy do rekrutacji
Calendly, Microsoft Bookings
umawianie rozmów z kandydatami
Google Workspace, Microsoft 365
konta, poczta i dokumenty
listy zadań, powiadomienia i akceptacje
Autenti, DocuSign
podpisywanie dokumentów online
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz proces i wskażemy jeden lub dwa kroki, które najszybciej odciążą zespół. Bez zobowiązań.
FAQ
Nie ma tu twojego pytania? Zadzwoń pod +48 726 587 379 albo napisz przez formularz na dole strony.
Tak, jeśli firma regularnie rekrutuje albo przyjmuje nowe osoby. Nawet prosta lista zadań onboardingowych oszczędza sporo pracy i nerwów przy każdym zatrudnieniu.
Nie. AI może streścić CV i wskazać, jak kandydat pasuje do wymagań, ale decyzję zawsze podejmuje człowiek. Tak projektujemy każde wdrożenie w rekrutacji.
Projektujemy procesy zgodnie z RODO: zbieramy zgody, ograniczamy dostęp i automatycznie usuwamy dane kandydatów po upływie ustalonego czasu.
Nie zawsze. W wielu firmach wystarczy dobrze zaprojektowana baza w Airtable i kilka automatyzacji. System HR polecamy przy większej skali.
Tak, jeśli program kadrowy pozwala na integrację albo import danych. Sprawdzamy to na początku projektu.
Pierwsze dni w nowej pracy często mijają na czekaniu na laptopa i dostępy. Pokazujemy, jak poukładać onboarding tak, żeby pilnował się sam, bez wdrażania drogiego systemu HR.
Automatyzacja nie zwalnia z ochrony danych osobowych, ale też nie musi być jej wrogiem. Pokazujemy, o czym pamiętać, łącząc systemy z danymi klientów i pracowników, i co sprawdzić przed uruchomieniem.
Nie trzeba automatyzować wszystkiego naraz. Pokazujemy pięć procesów, na których małe firmy najszybciej odzyskują czas, i podpowiadamy, jak wybrać ten pierwszy.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Automatyzacja procesów
Leady, oferty i follow-upy bez przepisywania i zapominania.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opisz, jak dziś wygląda rekrutacja albo przyjmowanie nowej osoby. Podpowiemy, co warto zautomatyzować najpierw.
