Doradztwo i strategia
Automatyzacja złego procesu tylko przyspiesza bałagan. Najpierw rozrysowujemy, jak praca przebiega dziś, usuwamy zbędne kroki i projektujemy prostszą wersję, którą da się potem zautomatyzować.
Z czym przychodzą firmy
Większość procesów w firmie nie została zaprojektowana. Po prostu narosła z czasem, krok po kroku.
Ta sama czynność wygląda inaczej u każdej osoby. Wyniki są nierówne, a nowa osoba uczy się tygodniami.
Zlecenie przechodzi ze sprzedaży do realizacji i dalej do faktur. Na każdym przekazaniu coś ginie albo czeka.
Proste decyzje wymagają kilku podpisów. Nikt już nie pamięta, dlaczego ten krok w ogóle powstał.
Proces działa tylko w idealnym przypadku. Każdy wyjątek rozwiązuje się mailem albo telefonem.
Żeby sprawdzić status zamówienia czy wniosku, trzeba zapytać kilka osób.
Firma próbowała coś zautomatyzować, ale proces był tak zawiły, że automat trzeba było ciągle poprawiać.
Co robimy
Pracujemy na jednym procesie albo na kilku powiązanych. Wynikiem jest nowa wersja procesu, a nie tylko diagram.
Rozrysowujemy proces tak, jak działa dziś: kroki, osoby, narzędzia, dokumenty i czas oczekiwania.
Wskazujemy zbędne kroki, podwójne wpisywanie danych, niepotrzebne akceptacje i miejsca, w których praca czeka.
Proponujemy prostszą wersję: mniej przekazań, jasne role i reguły dla najczęstszych wyjątków.
Spisujemy zasady w formie „jeśli X, to Y”. Dzięki nim proces da się opisać i zautomatyzować.
Ustalamy, kto za co odpowiada na każdym etapie, żeby sprawy nie wisiały bez właściciela.
Wybieramy kilka prostych wskaźników, na przykład czas realizacji, żeby było widać, czy zmiana działa.
Przygotowujemy krótkie instrukcje i schematy, które pomagają we wdrożeniu nowych osób.
Wskazujemy, które kroki nowego procesu warto zautomatyzować i jakimi narzędziami.
Przykład z praktyki
Przykład firmy handlowej, w której zamówienie przechodziło przez trzy działy. Tak zmienił się proces po mapowaniu.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Przyjęcie zamówienia | DziśZamówienia przychodzą mailem, telefonem i przez handlowców, każdy zapisuje je po swojemu. | Po automatyzacjiJeden formularz i jeden rejestr zamówień z tymi samymi polami dla wszystkich kanałów. |
| Akceptacja | DziśKażde zamówienie zatwierdza kierownik, nawet standardowe. | Po automatyzacjiAkceptacja tylko przy rabacie powyżej ustalonego progu albo nowym kliencie. |
| Przekazanie do realizacji | DziśMail do magazynu z załącznikiem, który ktoś musi przepisać. | Po automatyzacjiZamówienie trafia do magazynu jako zadanie z kompletem danych. |
| Status dla klienta | DziśKlient dzwoni, handlowiec pyta magazyn i oddzwania. | Po automatyzacjiStatus widoczny w rejestrze, a klient dostaje powiadomienie o wysyłce. |
| Faktura | DziśKsięgowość dowiaduje się o wysyłce z tygodniowego zestawienia. | Po automatyzacjiWysyłka uruchamia przygotowanie faktury z danymi z zamówienia. |
Część zmian to decyzje organizacyjne, bez żadnej technologii. Automatyzacja przychodzi dopiero wtedy, gdy proces jest prosty.
Jak pracujemy
Pracujemy warsztatowo, z osobami, które wykonują proces na co dzień. To one najlepiej wiedzą, co przeszkadza.
Wybieramy proces, który zabiera najwięcej czasu albo generuje najwięcej błędów. Czasem wskazuje go wcześniejszy audyt.
Z zespołem rozrysowujemy, jak proces działa dziś, łącznie z wyjątkami i obejściami.
Proponujemy prostszy proces i omawiamy go z zespołem, żeby był wykonalny w praktyce.
Nowy proces działa przez kilka tygodni. Zbieramy uwagi i poprawiamy to, co nie działa.
Gdy proces jest stabilny, automatyzujemy wybrane kroki albo przekazujemy wam gotowy plan.
Technologia
Mapy procesów tworzymy w narzędziach, do których cały zespół ma dostęp i które łatwo aktualizować.
Miro, FigJam
warsztaty i mapy procesów online
BPMN
standard zapisu procesów o wielu wariantach
Notion, Confluence
instrukcje i opisy procesów
rejestry spraw i statusów w nowym procesie
Microsoft Power Automate
automatyzacja w środowisku Microsoft 365
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz proces i wskażemy jeden lub dwa kroki, które najszybciej odciążą zespół. Bez zobowiązań.
FAQ
Nie ma tu twojego pytania? Zadzwoń pod +48 726 587 379 albo napisz przez formularz na dole strony.
Audyt przegląda całą firmę i wskazuje, od czego zacząć. Mapowanie skupia się na jednym procesie albo kilku powiązanych i kończy się projektem nowej wersji, którą można wdrożyć.
Nie. Często sama zmiana procesu, na przykład mniej akceptacji albo jeden rejestr zamiast kilku arkuszy, przynosi dużą część efektu. Automatyzację dokładamy wtedy, gdy ma sens.
Prosty proces mapujemy w ciągu jednego lub dwóch warsztatów. Proces obejmujący kilka działów wymaga więcej spotkań. Czas ustalamy po wstępnej rozmowie.
Osoby, które wykonują proces na co dzień, oraz ktoś, kto może podejmować decyzje o zmianach. Bez tych drugich projekt często kończy się na diagramie.
Mapę procesu obecnego i docelowego, spis reguł i ról, krótkie instrukcje oraz plan automatyzacji. Wszystko w narzędziach, do których macie dostęp.
Zanim zautomatyzujesz cokolwiek, musisz wiedzieć, jak proces wygląda w praktyce, a nie jak powinien wyglądać. Pokazujemy, jak przeprowadzić mapowanie w jeden warsztat i dojść do konkretnej decyzji.
Audyt procesów to najprostszy sposób, żeby dowiedzieć się, co w firmie warto zautomatyzować, zanim wydasz pieniądze na narzędzia. Pokazujemy, jak wygląda krok po kroku i co powinno leżeć na stole po jego zakończeniu.
Pierwsze wdrożenie automatyzacji ustawia nastawienie firmy na lata. Jeśli skończy się chaosem, kolejny projekt będzie trudno obronić. Oto siedem błędów, które widzimy najczęściej, i sposoby, żeby ich uniknąć.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Doradztwo i strategia
Sprawdzamy, gdzie zespół traci czas i co opłaca się zautomatyzować.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opisz go w kilku zdaniach. Podpowiemy, czy wystarczy go uprościć, czy od razu warto myśleć o automatyzacji.
