Automatyzacja procesów
Faktury z KSeF i maili trafiają do akceptacji i księgowania same. Przypomnienia o płatnościach wysyłają się automatycznie, a stan należności widać na bieżąco. Wdrażamy to w działach finansowych firm i w biurach rachunkowych.
Z czym przychodzą firmy
W księgowości najwięcej czasu zabiera nie samo księgowanie, tylko zbieranie, sprawdzanie i przepisywanie dokumentów.
KSeF, maile, papier, portale dostawców. Ktoś musi to wszystko zebrać w jednym miejscu.
Faktura czeka na podpis kierownika, który jest poza biurem. Termin płatności się zbliża.
Lista zaległości w arkuszu i ręczne maile do klientów. Albo brak przypomnień, bo nie ma kiedy.
Dopasowanie przelewów z wyciągu do faktur zajmuje godziny, szczególnie przy płatnościach zbiorczych.
Biuro rachunkowe co miesiąc goni klientów o dokumenty, mailem i telefonicznie.
Zestawienia kosztów, przepływów i należności składane ręcznie z kilku źródeł.
Co robimy
Automatyzacje łączymy z programem księgowym, którego używacie. Nie trzeba zmieniać systemu.
Faktury zakupowe pobierane automatycznie i przypisywane do właściwych osób i kategorii.
Rachunki z maili i skanów odczytywane przez AI i dodawane do tego samego obiegu.
Faktura trafia do osoby odpowiedzialnej, która akceptuje ją jednym kliknięciem, także na telefonie.
Faktury sprzedażowe tworzone z danych w CRM, zamówieniach albo zleceniach, bez przepisywania.
Uprzejme przypomnienia przed terminem i po nim, wysyłane automatycznie według ustalonego harmonogramu.
Przelewy z wyciągu dopasowywane do faktur. Człowiek sprawdza tylko niejasne przypadki.
Dla biur rachunkowych: przypomnienia, formularze do przesyłania dokumentów i status kompletności.
Należności, zobowiązania, koszty według kategorii i przepływy w dashboardzie aktualizowanym na bieżąco.
Przykład z praktyki
Przykład firmy usługowej, w której przypominanie klientom o płatnościach zależało od wolnego czasu księgowej.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Lista zaległości | DziśArkusz aktualizowany ręcznie raz w tygodniu. | Po automatyzacjiLista zaległości aktualna codziennie na podstawie wyciągu i faktur. |
| Przypomnienie przed terminem | DziśNie wysyłane, bo nie ma kiedy. | Po automatyzacjiAutomatyczny mail kilka dni przed terminem płatności. |
| Po terminie | DziśRęczne maile i telefony, gdy ktoś zauważy zaległość. | Po automatyzacjiKolejne przypomnienia według harmonogramu, a przy dłuższej zaległości zadanie dla opiekuna klienta. |
| Dopasowanie wpłat | DziśRęczne szukanie faktur dla każdego przelewu. | Po automatyzacjiAutomatyczne dopasowanie po numerze faktury i kwocie. |
| Wiedza zarządu | DziśStan należności znany raz w miesiącu. | Po automatyzacjiDashboard z należnościami i klientami, którzy płacą z opóźnieniem. |
Treść i ton przypomnień ustalamy razem z wami, żeby nie psuły relacji z klientami.
Jak pracujemy
Finanse wymagają ostrożności. Każdą automatyzację testujemy równolegle z dotychczasową pracą, zanim ją przejmie.
Poznajemy obieg faktur, płatności i raportów oraz program księgowy, którego używacie.
Zaczynamy od procesu, który zabiera najwięcej czasu, na przykład obiegu faktur kosztowych.
Budujemy automatyzację i testujemy ją na prawdziwych dokumentach równolegle z ręczną pracą.
Automatyzacja przejmuje codzienną pracę. Zespół ma instrukcję i wie, jak obsłużyć wyjątki.
Dokładamy należności, raporty albo integrację z bankiem, gdy pierwszy obszar działa.
Technologia
Łączymy automatyzacje z popularnymi programami księgowymi i fakturowymi w Polsce.
pobieranie i wysyłka faktur ustrukturyzowanych
Fakturownia, inFakt, wFirma
fakturowanie w małych firmach
Comarch Optima, enova365, Symfonia
systemy księgowe i ERP
Bankowość elektroniczna
wyciągi i dopasowanie płatności
obieg dokumentów i przypomnienia
Power BI, Looker Studio
raporty finansowe
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz proces i wskażemy jeden lub dwa kroki, które najszybciej odciążą zespół. Bez zobowiązań.
FAQ
Nie ma tu twojego pytania? Zadzwoń pod +48 726 587 379 albo napisz przez formularz na dole strony.
Tak. Automatyzujemy pobieranie faktur z KSeF, ich przypisanie, akceptację i przekazanie do księgowości, a także wysyłkę faktur sprzedażowych.
Nie. Łączymy automatyzacje z programem, którego używacie. Jeśli nie ma on integracji, korzystamy z importu plików albo innych dostępnych możliwości.
Tak. Najczęściej zbieranie dokumentów od klientów, przypomnienia o terminach, statusy kompletności i komunikację z klientami biura.
Projektujemy przepływy z ograniczonym dostępem, zapisem działań i zgodnie z RODO. Dostęp do danych mają tylko osoby i systemy, które go potrzebują.
Trafiają do kolejki wyjątków z zaznaczonym problemem. Człowiek je sprawdza i uzupełnia, a reszta faktur przechodzi automatycznie.
Gdy sprzedaż i księgowość pracują na tych samych danych, znika przepisywanie, spada liczba błędów na fakturach, a handlowiec widzi, czy klient zapłacił. Pokazujemy, jak to poukładać.
Nie trzeba automatyzować wszystkiego naraz. Pokazujemy pięć procesów, na których małe firmy najszybciej odzyskują czas, i podpowiadamy, jak wybrać ten pierwszy.
Pytanie o cenę pada na każdej pierwszej rozmowie i trudno na nie odpowiedzieć bez poznania procesu. Pokazujemy, z czego składa się koszt automatyzacji, co go podnosi, a co obniża, i jak czytać wycenę, żeby porównywać oferty uczciwie.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Leady, oferty i follow-upy bez przepisywania i zapominania.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opisz, jak dziś wygląda obieg faktur i płatności oraz jakiego programu używacie. Wskażemy, co zautomatyzować najpierw.
