Branża: biura rachunkowe
Pomagamy biurom rachunkowym zautomatyzować to, co zabiera księgowym najwięcej czasu poza samym księgowaniem: zbieranie dokumentów od klientów, przepisywanie danych z faktur, pilnowanie terminów, odpowiadanie na te same pytania i rozliczanie klientów biura. Z AI tam, gdzie pomaga, i z kontrolą nad danymi klientów.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli rozpoznajecie u siebie kilka z tych sytuacji, część pracy da się przenieść na system.
Biura rachunkowe
Biuro rachunkowe pracuje na dokumentach, terminach i danych klientów. Samo księgowanie to tylko część dnia. Reszta to zbieranie dokumentów, sprawdzanie ich kompletności, przepisywanie danych, wysyłanie informacji do klientów i odpowiadanie na pytania. To właśnie tę pracę automatyzujemy.
Automatyzacja nie zastępuje księgowego i nie podejmuje decyzji podatkowych. System zbiera dokumenty, odczytuje z nich dane, proponuje dekretację na podstawie historii i przypomina o terminach, a księgowy sprawdza i zatwierdza. Odpowiedzialność za księgi i deklaracje zostaje tam, gdzie była.
Nie wymieniamy programu księgowego. Budujemy obok niego to, czego w nim brakuje: portal lub skrzynkę do przyjmowania dokumentów, odczyt danych z AI, przypomnienia i statusy klientów, komunikację i rozliczenia biura. Połączenia budujemy w n8n, które może działać na serwerze w UE lub w infrastrukturze biura.
Rozwiązania
Każde rozwiązanie opisujemy na osobnej stronie: jak działa, jak przebiega wdrożenie, warianty i bezpieczeństwo.
Co robimy
Od dokumentu klienta do zamknięcia miesiąca i faktury za usługi biura. Zaczynamy od obszaru, który zabiera najwięcej czasu.
Jedno miejsce na dokumenty od klientów, automatyczne przypomnienia i status kompletności dla każdego klienta.
Dane z faktur, paragonów i innych dokumentów odczytane i przygotowane do sprawdzenia przez księgowego.
Faktury klientów pobierane z KSeF i łączone z dokumentami z innych źródeł, bez ręcznego logowania.
Kalendarz obowiązków klientów, statusy zamknięcia i przypomnienia dla zespołu.
Kwoty podatków i składek do zapłaty wysyłane klientom automatycznie po zatwierdzeniu przez księgowego.
Odpowiedzi na powtarzalne pytania i asystent AI na wiedzy biura, z przekazaniem trudniejszych spraw księgowemu.
Umowa, pełnomocnictwa, dane z rejestrów i lista dokumentów startowych z jednego formularza.
Faktury za usługi według liczby dokumentów lub pakietu i przypomnienia o płatnościach.
Przykładowe przepływy
Typowe przepływy, które budujemy w biurach. Kroki wymagające oceny księgowej lub podatkowej zawsze zostają przy księgowym.
Klient przesyła dokumenty mailem, przez formularz lub zdjęciem z telefonu
Księgowy dostaje dokumenty w jednym miejscu, z danymi do sprawdzenia, a nie do przepisania.
Zbliża się termin rozliczeń
Mniej telefonów pod koniec miesiąca i jasny obraz, kto na co czeka.
Podpisanie umowy z klientem
Nowy klient jest gotowy do obsługi bez przepisywania danych do kilku miejsc.
Bezpieczeństwo
Biuro rachunkowe ma dostęp do pełnych danych finansowych klientów. Każde wdrożenie projektujemy tak, żeby te dane były pod kontrolą.
Automatyzacje mogą działać na serwerze w UE albo w infrastrukturze biura, bez przesyłania dokumentów do zewnętrznych usług automatyzacji.
Korzystamy z modeli w planach, w których dane nie służą do trenowania, i przesyłamy tylko to, co potrzebne do zadania.
Każdy księgowy widzi dokumenty swoich klientów, a kierownik całość.
Każda automatyczna operacja jest zapisana, więc wiadomo, co i kiedy zrobił system.
Przetwarzanie danych opieramy na umowie powierzenia i ustalonych zasadach przechowywania.
System przygotowuje dane i przypomina. Dekretację, deklaracje i kwoty do zapłaty zatwierdza księgowy.
Przykład z praktyki
Przykład biura z kilkunastoma osobami, które prowadzi księgi i ryczałt dla kilkuset małych firm.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Dokumenty | DziśMaile, komunikatory i papier, przypomnienia wysyłane ręcznie. | Po automatyzacjiJedno miejsce na dokumenty, automatyczne przypomnienia i status braków. |
| Dane z faktur | DziśPrzepisywanie danych do programu księgowego. | Po automatyzacjiDane odczytane przez AI, księgowy sprawdza i zatwierdza. |
| Koniec miesiąca | DziśArkusz z listą klientów aktualizowany ręcznie. | Po automatyzacjiStatus zamknięcia każdego klienta widoczny na bieżąco. |
| Podatki do zapłaty | DziśMail do każdego klienta pisany osobno. | Po automatyzacjiWiadomości z kwotami wysyłane po zatwierdzeniu, z jednego miejsca. |
| Pytania klientów | DziśTelefony i maile w trakcie pracy nad księgami. | Po automatyzacjiOdpowiedzi na typowe pytania automatycznie, trudniejsze sprawy u księgowego. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym biurze.
Wdrożenie
Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione. Ważne zmiany planujemy poza okresami największego obciążenia.
Rozmawiamy z właścicielem lub kierownikiem i jedną z księgowych, przeglądamy program księgowy i kanały kontaktu z klientami, wybieramy obszar z największą stratą czasu.
Od wasGodzina rozmowy i informacja o używanych programach.
Projektujemy przepływ, uprawnienia i zasady pracy z danymi, w tym to, co robi AI, a co zawsze zatwierdza księgowy.
Od wasAkceptacja projektu i zasad bezpieczeństwa.
Budujemy rozwiązanie obok programu księgowego i testujemy je na wybranej grupie klientów.
Od wasOsoba, która ocenia wyniki testów, i kilku klientów do pilotażu.
Uruchamiamy rozwiązanie dla wszystkich klientów, szkolimy zespół i pilnujemy działania. Kolejne obszary dokładamy, gdy pierwszy działa.
Od wasInformacja dla klientów o nowym sposobie przesyłania dokumentów.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża zespół, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest poufna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od jednego procesu i rozwijać automatyzację krok po kroku.
Dla biur, które chcą sprawdzić automatyzację na jednym obszarze.
Dla biur, które chcą uporządkować pracę od dokumentu klienta do zamknięcia miesiąca.
Dla biur, które nie chcą zajmować się technologią.
Koszty
Każde wdrożenie wyceniamy po przeglądzie, przed startem. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
AI błędnie odczyta kwotę lub stawkę VAT.
Odczytane dane trafiają do sprawdzenia, a dokumenty z niską pewnością odczytu są oznaczane. Do ksiąg nic nie trafia bez zatwierdzenia.
Klient dostanie złą kwotę podatku do zapłaty.
Wiadomości z kwotami wysyłają się dopiero po zatwierdzeniu przez księgowego prowadzącego klienta.
Klienci nie zmienią sposobu przesyłania dokumentów.
Przyjmujemy dokumenty tymi kanałami, których klienci już używają, i porządkujemy je po stronie biura.
Program księgowy nie ma API.
Korzystamy z importu plików, który ma większość programów, a połączenie projektujemy pod możliwości waszego systemu.
FAQ
Biura rachunkowe: pytania i odpowiedzi
Nie. Automatyzujemy zbieranie i przygotowanie danych, przypomnienia i komunikację. Dekretację, deklaracje i decyzje podatkowe zawsze zatwierdza księgowy.
Nie. Budujemy rozwiązania obok programu, którego używacie, i łączymy się z nim przez import plików albo API, jeśli program je udostępnia.
Nie muszą. Dokumenty mogą dalej przychodzić mailem lub przez prosty formularz. Porządek robimy po stronie biura.
Faktury klientów mogą być pobierane z KSeF automatycznie i łączone z dokumentami z innych źródeł. Zakres zależy od uprawnień, które klienci nadadzą biuru.
Projektujemy wdrożenia z myślą o danych finansowych: serwer w UE lub w infrastrukturze biura, modele AI bez trenowania na danych, uprawnienia do klientów i umowa powierzenia.
Najczęściej od zbierania dokumentów od klientów, bo to ono najbardziej obciąża zespół pod koniec miesiąca. Wskażemy najlepszy obszar na bezpłatnej konsultacji.
Tak. Procesy w kancelariach podatkowych są podobne do biur rachunkowych, a różnice uwzględniamy przy projektowaniu.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Sztuczna inteligencja
Odpowiada na pytania zespołu na podstawie waszych dokumentów.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
W biurze rachunkowym sporo czasu zabiera praca, która nie wymaga wiedzy księgowej. Opisujemy siedem procesów, od których biura najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
KSeF zmienił sposób, w jaki faktury trafiają do biura, ale nie usunął pracy z dokumentami. Opisujemy, jak zorganizować pracę biura z KSeF dla wielu klientów i które elementy warto zautomatyzować.
AI nie zastąpi księgowego, ale może przejąć sporą część pracy przy dokumentach i komunikacji. Opisujemy, gdzie sztuczna inteligencja pomaga w biurze rachunkowym, gdzie się myli i jak zacząć z niej korzystać.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje biuro i co zabiera najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i jak zadbać o bezpieczeństwo danych klientów.
