Automation Minds

Proces: finanse

Automatyzacja obiegu faktur kosztowych: od KSeF do przelewu

Faktury kosztowe same trafiają do właściwych osób, kierownicy akceptują je jednym kliknięciem, a księgowość dostaje komplet opisanych dokumentów. Pokazujemy krok po kroku, jak taki proces wygląda i co jest potrzebne, żeby go wdrożyć.

  • Faktury z KSeF i maili w jednym obiegu
  • Akceptacja w Teams, mailu lub telefonie
  • Opisane koszty prosto do programu księgowego
Umów bezpłatną konsultacjęZadzwoń: +48 726 587 379

Bezpłatna konsultacja 30 min

Umów bezpłatną konsultację

Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.

Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379

Czy to wasz przypadek

Po czym poznać, że obieg faktur warto zautomatyzować

Jeśli rozpoznajecie u siebie dwa lub trzy z tych sygnałów, automatyzacja zwykle szybko się zwraca.

  • Księgowość rozsyła faktury mailem i czeka na odpowiedź kierowników.
  • Akceptacje są w mailach, na kartkach albo w komunikatorach i trudno je potem odnaleźć.
  • Ktoś ręcznie przepisuje opisy kosztów, projekty lub MPK do programu księgowego.
  • Faktury giną albo są opłacane po terminie, bo czekały w czyjejś skrzynce.
  • Pod koniec miesiąca trwa gonienie brakujących akceptacji i opisów.
  • Nie wiadomo na bieżąco, ile kosztów czeka na akceptację i ile jest do zapłaty.

Mapa procesu

Jak wygląda obieg faktury po automatyzacji

Tak przechodzi faktura od momentu wystawienia przez dostawcę do zapłaty. Kroki oznaczone jako automatyczne dzieją się bez udziału zespołu.

AutomatycznieDecyzja człowieka
  1. 1

    Zebranie faktury

    System

    System regularnie pobiera nowe faktury zakupowe z KSeF. Faktury spoza KSeF, np. od dostawców zagranicznych, zbiera z wyznaczonej skrzynki lub folderu.

    Narzędzia: KSeF, skrzynka mailowa

  2. 2

    Odczyt i weryfikacja danych

    System

    Dane z faktur KSeF są już ustrukturyzowane. Faktury w PDF odczytuje AI. System sprawdza duplikaty, poprawność sum i to, czy rachunek dostawcy jest na białej liście podatników VAT.

    Narzędzia: AI do dokumentów

  3. 3

    Przypisanie do osoby i kosztu

    System

    Na podstawie dostawcy, historii i ustalonych reguł system proponuje dział, MPK, projekt i kategorię kosztu oraz wybiera osobę, która powinna zaakceptować fakturę.

  4. 4

    Opis i akceptacja merytoryczna

    Kierownik działu

    Kierownik dostaje kartę faktury w Teams, mailu lub aplikacji. Sprawdza proponowany opis, poprawia go w razie potrzeby i akceptuje. Faktury powyżej ustalonego progu trafiają do drugiej osoby.

    Narzędzia: Teams lub mail

  5. 5

    Przypomnienia i zastępstwa

    System

    Gdy faktura czeka zbyt długo, system przypomina o niej, a po kolejnym terminie przekazuje ją zastępcy lub przełożonemu.

  6. 6

    Kontrola formalna

    Księgowość

    Księgowość widzi listę zaakceptowanych faktur z opisami i zajmuje się tylko wyjątkami, które system oznaczył do sprawdzenia.

  7. 7

    Przekazanie do programu księgowego

    System

    Zaakceptowane i opisane faktury trafiają do programu księgowego przez integrację lub plik importu, razem z dokumentem i historią akceptacji.

    Narzędzia: Program księgowy

  8. 8

    Płatność

    Finanse

    System przygotowuje zestawienie faktur do zapłaty według terminów, a w wariancie rozszerzonym paczkę przelewów do importu w banku. Osoba z finansów zatwierdza płatności.

    Narzędzia: Bankowość elektroniczna

Przykład z praktyki

Obieg faktur przed i po automatyzacji

Przykład firmy z kilkoma działami, w której faktury akceptują kierownicy, a księguje zewnętrzne biuro rachunkowe.

Obieg faktur przed i po automatyzacji
Odbiór fakturyDziśKsięgowa pobiera faktury z KSeF i rozsyła je mailem do działów.Po automatyzacjiFaktury pobierane automatycznie i przypisywane do właściwych osób.
Opis kosztuDziśKierownik odpisuje na maila z opisem albo dopisuje go na wydruku.Po automatyzacjiKierownik zatwierdza opis zaproponowany przez system lub go poprawia.
AkceptacjaDziśPrzypomnienia telefoniczne, część faktur czeka tygodniami.Po automatyzacjiPrzypomnienia i zastępstwa działają same, widać, co na kogo czeka.
Przekazanie do biuraDziśPaczka skanów i arkusz z opisami raz w miesiącu.Po automatyzacjiOpisane faktury trafiają do biura na bieżąco, z historią akceptacji.
PłatnościDziśTerminy sprawdzane ręcznie w arkuszu.Po automatyzacjiZestawienie do zapłaty według terminów, gotowe do zatwierdzenia.

To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym procesie.

Efekt

Co się zmienia po wdrożeniu

  • Koniec przepisywania

    Dane z faktur i opisy kosztów trafiają do programu księgowego bez ręcznego wpisywania.

  • Krótszy czas akceptacji

    Kierownik akceptuje fakturę tam, gdzie i tak pracuje, a przypomnienia działają same.

  • Pełna historia decyzji

    Przy każdej fakturze widać, kto, kiedy i z jakim opisem ją zaakceptował.

  • Bieżący obraz kosztów

    Na bieżąco wiadomo, ile kosztów czeka na akceptację, ile jest do zapłaty i na jakie MPK idą wydatki.

Wdrożenie

Jak przebiega wdrożenie

Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione i co dalej. Przy każdym etapie piszemy, czego potrzebujemy od was.

  1. 1kilka dni

    Przegląd procesu

    Rozmawiamy z osobą z finansów i jednym lub dwoma kierownikami, rysujemy obecny obieg i ustalamy, co ma się zmienić.

    Od wasGodzina rozmowy, przykładowe faktury różnego typu i lista osób akceptujących.

  2. 2około tygodnia

    Projekt obiegu

    Projektujemy zasady akceptacji, progi kwotowe, reguły przypisywania MPK i kategorii oraz sposób przekazania danych do księgowości.

    Od wasAkceptacja projektu i decyzje o progach, zastępstwach i wyjątkach.

  3. 3zwykle 2–4 tygodnie

    Budowa i testy

    Budujemy obieg na waszych narzędziach i testujemy go na prawdziwych fakturach, równolegle z dotychczasowym sposobem pracy.

    Od wasDostępy do KSeF, poczty i programu księgowego oraz osoba, która sprawdza wyniki testów.

  4. 4stale

    Start i opieka

    Przełączamy obieg na nowy sposób pracy, szkolimy kierowników i pilnujemy działania. Dokładamy kolejne elementy, gdy pierwszy etap działa.

    Od wasKrótkie szkolenie zespołu i zgłaszanie uwag w pierwszych tygodniach.

Checklista

Co warto przygotować przed startem

Lista do przejścia po pierwszej rozmowie. Nie wszystko musi być gotowe od razu, część ustalamy razem.

  • Uprawnienia do pobierania faktur z KSeF dla integracji, nadane przez osobę uprawnioną w firmie.
  • Adresy mailowe, na które dziś przychodzą faktury, zwłaszcza od dostawców spoza KSeF.
  • Lista osób, które akceptują koszty, wraz z zastępcami.
  • Zasady akceptacji: kto akceptuje jakie koszty i od jakiej kwoty potrzebna jest druga osoba.
  • Lista działów, MPK, projektów i kategorii kosztów, których używacie w opisach.
  • Nazwa programu księgowego i informacja, czy księgujecie u siebie, czy w biurze rachunkowym.
  • Kilkanaście przykładowych faktur różnego typu, w tym nietypowych.
  • Osoba po waszej stronie, która będzie właścicielem procesu.

Zakres

Warianty rozwiązania

Zakres dobieramy do skali firmy. Można zacząć od podstawowego wariantu i rozbudowywać go później.

  • Podstawowy

    Dla firm, które chcą przede wszystkim skończyć z rozsyłaniem faktur mailem.

    • Pobieranie faktur z KSeF i wyznaczonej skrzynki
    • Przypisanie faktury do osoby akceptującej
    • Akceptacja w mailu lub Teams z przypomnieniami
    • Przekazanie zaakceptowanych faktur do księgowości

  • Rozszerzony

    Dla firm z kilkoma działami, projektami lub MPK.

    • Wszystko z wariantu podstawowego
    • Odczyt faktur spoza KSeF przez AI
    • Propozycje MPK, projektu i kategorii kosztu
    • Progi kwotowe, druga akceptacja i zastępstwa
    • Sprawdzanie rachunku na białej liście VAT
    • Zestawienie płatności i raport kosztów

  • Pełny

    Dla firm z zamówieniami, magazynem lub budżetami działów.

    • Wszystko z wariantu rozszerzonego
    • Dopasowanie faktury do zamówienia i przyjęcia towaru
    • Integracja z ERP lub programem księgowym przez API
    • Paczki przelewów do importu w banku
    • Kontrola budżetów i alerty o przekroczeniu

Koszty

Od czego zależy koszt

Każde wdrożenie wyceniamy osobno, przed startem. Na cenę wpływa przede wszystkim:

  • liczba źródeł faktur i to, ile z nich przychodzi spoza KSeF,
  • liczba poziomów akceptacji, progów i wyjątków,
  • sposób przekazania danych do programu księgowego: plik importu czy integracja przez API,
  • dopasowanie do zamówień, magazynu i budżetów,
  • koszty narzędzi, np. licencji platformy automatyzacji i modeli AI, zwykle niewielkie przy typowych wolumenach.

Ryzyka

Na co uważamy przy wdrożeniu

  • Kierownicy nie akceptują faktur na czas.

    Przypomnienia, zastępstwa i eskalacja do przełożonego po ustalonym terminie.

  • AI źle odczyta dane z faktury w PDF.

    Sprawdzamy sumy, NIP i dostawcę, a niepewne wyniki trafiają do ręcznej weryfikacji. Faktury z KSeF nie wymagają odczytu przez AI.

  • Część zespołu wraca do starego sposobu pracy.

    Jeden kanał dla faktur, krótkie szkolenie i prosta zasada: faktura bez akceptacji w obiegu nie idzie do zapłaty.

  • Zmiany w KSeF, banku lub programie księgowym.

    Monitorujemy działanie obiegu i reagujemy na błędy podczas opieki po wdrożeniu.

Bezpłatna konsultacja 30 min

Chcecie zobaczyć, jak to wyglądałoby u was?

W 30 minut przejdziemy przez wasz obecny proces i wskażemy wariant, od którego warto zacząć, razem z orientacyjnym kosztem.

Umów bezpłatną konsultację+48 726 587 379

FAQ

Obieg i akceptacja faktur kosztowych: pytania i odpowiedzi

Najczęściej zadawane pytania

Czy musimy zmieniać program księgowy?

Nie. Obieg faktur działa przed programem księgowym i przekazuje do niego gotowe, opisane dokumenty przez integrację lub plik importu.

Czy to działa, gdy księguje nas zewnętrzne biuro rachunkowe?

Tak. Zaakceptowane faktury z opisami trafiają do biura na bieżąco, w formie, którą biuro potrafi zaimportować albo w uporządkowanej paczce dokumentów.

Co z fakturami spoza KSeF, np. od zagranicznych dostawców?

Zbieramy je z wyznaczonej skrzynki lub folderu, a dane odczytuje AI. Dalej przechodzą ten sam obieg co faktury z KSeF.

Czy kierownik może zaakceptować fakturę w telefonie?

Tak. Karta akceptacji w Teams albo w mailu działa na telefonie, bez logowania do dodatkowego systemu.

Czy można zacząć od samej akceptacji?

Tak. Wariant podstawowy często jest najlepszym startem. Kolejne elementy, takie jak AI czy paczki przelewów, dokładamy, gdy pierwszy etap działa.

Na czym to działa technicznie?

Zwykle na platformie automatyzacji, takiej jak Power Automate, n8n lub Make, połączonej z KSeF, pocztą, Teams i programem księgowym. Narzędzie dobieramy do tego, czego już używacie.

Ile trwa wdrożenie?

Wariant podstawowy zwykle kilka tygodni. Warianty z integracją z ERP i dopasowaniem do zamówień trwają dłużej. Dokładny plan podajemy po przeglądzie procesu.

Zobacz też

Narzędzia w tym procesie

Powiązane usługi

Z Poradnika

Bezpłatna konsultacja 30 min

Porozmawiajmy o waszym procesie

Opowiedz, jak dziś wygląda ten proces w firmie. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i ile może kosztować pierwszy etap.

  • 30 minut rozmowy o waszych procesach i wąskich gardłach
  • Wskazanie 1–2 obszarów z najszybszym zwrotem z automatyzacji
  • Oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego