Sztuczna inteligencja
Dokumenty przychodzą mailem, jako PDF albo skan. AI odczytuje z nich potrzebne dane, sprawdza je i przekazuje do właściwego systemu. Zespół zajmuje się tylko tym, co wymaga decyzji.
Z czym przychodzą firmy
Przepisywanie danych z dokumentów to jedna z najbardziej żmudnych prac w biurze. I jedna z tych, w których najłatwiej o pomyłkę.
Numer, kwoty, NIP, pozycje. Każda faktura kosztowa to kilka minut przepisywania i sprawdzania.
Każdy klient przysyła zamówienie po swojemu: PDF, Excel, treść maila. Ktoś musi to ujednolicić.
Żeby znaleźć termin wypowiedzenia albo karę umowną, trzeba przeczytać cały dokument.
Literówka w numerze konta albo kwocie wychodzi na jaw dopiero przy płatności albo reklamacji.
Gdy odpowiedzialna osoba jest na urlopie, dokumenty piętrzą się w skrzynce.
Dokumenty są zapisane pod przypadkowymi nazwami i trudno je potem odnaleźć.
Co robimy
Zaczynamy od rodzaju dokumentu, którego jest najwięcej. Kolejne dokładamy po sprawdzeniu, że pierwszy działa.
Dokumenty z maili, formularzy, skanera i KSeF trafiają w jedno miejsce automatycznie.
AI odróżnia fakturę od zamówienia, umowy czy protokołu i kieruje go dalej.
Z dokumentu wyciągane są potrzebne pola: kontrahent, kwoty, daty, pozycje, warunki.
Automat porównuje dane z zamówieniem, cennikiem albo rejestrem kontrahentów i wyłapuje niezgodności.
Dane trafiają do programu księgowego, ERP, CRM albo bazy w Airtable.
Dokumenty, których AI nie jest pewne, trafiają do człowieka z zaznaczonymi wątpliwościami.
AI wyciąga z umów terminy, kary, warunki wypowiedzenia i tworzy przypomnienia.
Dokumenty zapisują się pod jednolitą nazwą, z opisem, po którym łatwo je znaleźć.
Przykład z praktyki
Przykład firmy, która dostaje faktury od kilkudziesięciu dostawców. Tak zmienia się droga jednej faktury.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Wpływ faktury | DziśPDF w mailu, ktoś go pobiera i zapisuje w folderze. | Po automatyzacjiFaktura z maila i KSeF trafia automatycznie do kolejki. |
| Odczyt danych | DziśRęczne przepisanie numeru, kwot i pozycji. | Po automatyzacjiAI odczytuje dane i wypełnia pola w kilka sekund. |
| Sprawdzenie | DziśPorównanie z zamówieniem na oko, jeśli ktoś pamięta. | Po automatyzacjiAutomatyczne porównanie z zamówieniem i oznaczenie różnic. |
| Akceptacja | DziśWydruk krąży po biurze do podpisu. | Po automatyzacjiOsoba odpowiedzialna akceptuje fakturę jednym kliknięciem. |
| Księgowanie | DziśPaczka faktur trafia do księgowości raz w miesiącu. | Po automatyzacjiZaakceptowane faktury trafiają do programu księgowego na bieżąco. |
AI nie działa bezbłędnie. Dlatego zawsze projektujemy kontrolę: człowiek widzi dokumenty, przy których automat ma wątpliwości.
Jak pracujemy
Zaczynamy od próbki prawdziwych dokumentów, żeby sprawdzić, jak dobrze AI radzi sobie z waszymi formatami.
Zbieramy przykłady dokumentów i ustalamy, jakie dane trzeba z nich odczytać i dokąd przekazać.
Sprawdzamy odczyt na kilkudziesięciu prawdziwych dokumentach i pokazujemy wyniki.
Łączymy zbieranie, odczyt, sprawdzanie i przekazanie danych w jeden proces.
Przez pierwsze tygodnie automat działa obok ręcznej pracy, żeby porównać wyniki.
Automat przejmuje codzienną pracę, a my dokładamy kolejne rodzaje dokumentów.
Technologia
Łączymy modele AI do odczytu dokumentów z narzędziami, których używacie w księgowości i sprzedaży.
OpenAI, Claude, Gemini
odczyt i rozumienie treści dokumentów
Azure Document Intelligence
odczyt formularzy i faktur
KSeF
pobieranie faktur ustrukturyzowanych
Make, n8n, Power Automate
przepływ dokumentów między systemami
Airtable
rejestr dokumentów i kolejka wyjątków
Comarch, enova, Symfonia, Optima
przekazanie danych do systemów księgowych
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz proces i wskażemy jeden lub dwa kroki, które najszybciej odciążą zespół. Bez zobowiązań.
FAQ
Nie ma tu twojego pytania? Zadzwoń pod +48 726 587 379 albo napisz przez formularz na dole strony.
Zwykle tak, ale przy bardzo słabych skanach skuteczność spada. Dlatego zaczynamy od testu na waszych dokumentach i ustawiamy kolejkę wyjątków dla przypadków wątpliwych.
Faktury z KSeF mają ustrukturyzowane dane, więc nie trzeba ich odczytywać. Automatyzujemy ich pobieranie, sprawdzanie, akceptację i przekazanie do księgowości.
Faktury, zamówienia, dokumenty dostaw, umowy, protokoły, formularze, CV, wnioski. Najlepiej sprawdzają się dokumenty, które powtarzają się w dużej liczbie.
Korzystamy z usług, w których dane nie służą do trenowania modeli, i ograniczamy dostęp do dokumentów. Projektujemy przepływ zgodnie z RODO.
Nie. Dane przekazujemy do systemu, którego używacie. Jeśli program nie ma możliwości integracji, szukamy innego sposobu, na przykład importu plików.
Gdy sprzedaż i księgowość pracują na tych samych danych, znika przepisywanie, spada liczba błędów na fakturach, a handlowiec widzi, czy klient zapłacił. Pokazujemy, jak to poukładać.
Wiedza firmy leży w segregatorach, skrzynkach mailowych, arkuszach i głowach pracowników. Pokazujemy, jak zebrać ją w jednym miejscu krok po kroku, tak żeby projekt nie utonął w skanowaniu wszystkiego, co jest w archiwum.
Automatyzacja nie zwalnia z ochrony danych osobowych, ale też nie musi być jej wrogiem. Pokazujemy, o czym pamiętać, łącząc systemy z danymi klientów i pracowników, i co sprawdzić przed uruchomieniem.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Sztuczna inteligencja
Odpowiada na pytania zespołu na podstawie waszych dokumentów.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Napisz, jakich dokumentów macie najwięcej i dokąd trafiają dane. Sprawdzimy, czy AI poradzi sobie z waszymi formatami.
