Branża: hurtownie i dystrybucja
W hurtowni i firmie dystrybucyjnej sprzedaż opiera się na relacjach handlowców z klientami, a obsługa zamówień na pracy biura. Zamówienia przychodzą mailem, telefonicznie i w plikach, oferty i cenniki przygotowuje się ręcznie, a należności pilnuje się w arkuszu. Pomagamy firmom handlowym B2B zautomatyzować tę pracę na systemach, których już używają, z AI tam, gdzie pomaga.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli rozpoznajecie u siebie kilka z tych sytuacji, część pracy handlowców i biura da się przenieść na system.
Hurtownie i dystrybucja
Hurtownia działa na dużej liczbie zamówień, pozycji i klientów. ERP prowadzi stany, ceny i dokumenty, ale wiele informacji wchodzi do niego ręcznie: zamówienia z maili, oferty z arkuszy, potwierdzenia od dostawców, notatki handlowców. Każde przepisanie to czas i ryzyko błędu, które kończy się złym towarem u klienta albo błędną fakturą.
Automatyzacja nie zastępuje handlowców. Relacje z klientami, negocjacje i warunki handlowe zostają przy ludziach. System przejmuje to, co powtarzalne: odczytuje zamówienia, przygotowuje oferty i cenniki, informuje o dostępności, przypomina o należnościach i zbiera dane do raportów.
Nie wymieniamy ERP ani platformy B2B. Budujemy obok nich to, czego brakuje: połączenia z pocztą, odczyt zamówień i dokumentów z AI, generowanie ofert, powiadomienia dla handlowców i klientów. Połączenia budujemy w n8n, które może działać na serwerze w UE lub w infrastrukturze firmy.
Rozwiązania
Każde rozwiązanie opisujemy na osobnej stronie: jak działa, jak przebiega wdrożenie, warianty i bezpieczeństwo.
Co robimy
Od zamówienia klienta do zapłaty i od zapytania do zamówienia u dostawcy. Zaczynamy od obszaru, który zabiera najwięcej czasu.
Zamówienia z maili, PDF i plików odczytane i wprowadzone do ERP po kontroli.
Informacja o dostępności i terminach dostaw dla handlowców i klientów bez dzwonienia.
Oferty i cenniki z warunkami klienta przygotowywane z ERP w kilka chwil.
CRM, przypomnienia o klientach, raporty z wizyt i leady z formularzy.
Zamówienia do dostawców, potwierdzenia i pilnowanie terminów dostaw.
Jeden rejestr zgłoszeń z dokumentami, terminami i statusami.
Przypomnienia o płatnościach i informacja o limitach kupieckich dla handlowców.
Sprzedaż, marża, klienci i handlowcy bez składania arkuszy.
Przykładowe przepływy
Typowe przepływy, które budujemy w firmach handlowych B2B. Warunki handlowe zawsze ustala człowiek.
Mail z zamówieniem w PDF lub treści wiadomości
Zamówienie jest w systemie kilka minut po wysłaniu, a biuro zajmuje się tylko wyjątkami.
Handlowiec wybiera klienta i produkty
Oferta gotowa w kilka chwil, a handlowiec nie zapomina o follow-upie.
Nowe zamówienie klienta z zaległymi płatnościami
Firma nie wysyła towaru klientom z zaległościami bez świadomej decyzji.
Bezpieczeństwo
Ceny, rabaty i dane klientów to dla hurtowni tajemnica handlowa. Wdrożenia projektujemy tak, żeby były pod kontrolą.
Ceny, stany i dokumenty zostają w ERP. Automatyzacja z nich korzysta i je uzupełnia.
Ceny i rabaty klientów nie trafiają do zewnętrznych usług bez potrzeby.
Automatyzacje mogą działać na serwerze w UE albo w infrastrukturze firmy.
Korzystamy z modeli w planach, w których dane nie służą do trenowania, i przesyłamy tylko to, co potrzebne.
Handlowiec widzi swoich klientów, kierownik sprzedaży całość.
Ceny specjalne, wyjątki od limitów i uznanie reklamacji zatwierdza człowiek.
Przykład z praktyki
Przykład dystrybutora z kilkunastoma handlowcami i kilkuset stałymi klientami.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Zamówienia | DziśPrzepisywane z maili i PDF do ERP. | Po automatyzacjiOdczytane i wprowadzone po kontroli. |
| Oferty | DziśSkładane w arkuszu dla każdego klienta. | Po automatyzacjiGenerowane z ERP z warunkami klienta. |
| Dostępność | DziśHandlowiec dzwoni do biura. | Po automatyzacjiInformacja w telefonie handlowca. |
| Należności | DziśArkusz aktualizowany raz w tygodniu. | Po automatyzacjiPrzypomnienia i informacja przy zamówieniu. |
| Zakupy | DziśPotwierdzenia dostawców w mailach. | Po automatyzacjiTerminy dostaw pilnowane automatycznie. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione. Pracujemy tak, żeby nie zatrzymywać sprzedaży.
Rozmawiamy z kierownikiem sprzedaży, biurem obsługi zamówień i działem zakupów, przeglądamy ERP i CRM, wybieramy obszar z największą stratą czasu.
Od wasKilka godzin rozmów i informacja o używanych systemach.
Projektujemy przepływ i zasady: co robi system, co robi AI, a co zawsze zatwierdza człowiek.
Od wasAkceptacja projektu i przykładowe zamówienia, oferty lub cenniki.
Budujemy rozwiązanie obok ERP i testujemy je na wybranej grupie klientów lub handlowców.
Od wasOsoby, które oceniają wyniki testów.
Uruchamiamy rozwiązanie dla całej firmy, szkolimy zespół i pilnujemy działania. Kolejne obszary dokładamy, gdy pierwszy działa.
Od wasUwagi zespołu w pierwszych tygodniach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża dział handlowy i obsługę zamówień, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od jednego procesu i rozwijać automatyzację krok po kroku.
Dla firm, które chcą sprawdzić automatyzację na jednym obszarze.
Dla firm, które chcą uporządkować pracę od zamówienia do zapłaty.
Dla firm, które nie chcą zajmować się technologią.
Koszty
Każde wdrożenie wyceniamy po przeglądzie, przed startem. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
AI źle odczyta indeks lub ilość w zamówieniu.
Kontrola z ERP przed wprowadzeniem zamówienia, a pozycje z niepewnym odczytem trafiają do sprawdzenia.
Oferta z błędną ceną trafi do klienta.
Ceny pochodzą z ERP, a ceny specjalne i wyjątki zatwierdza handlowiec przed wysyłką.
Klient poczuje, że rozmawia z automatem.
Automatyzacja przejmuje obsługę powtarzalną, a relacja i negocjacje zostają przy handlowcu.
ERP nie ma API.
Korzystamy z importu i eksportu plików albo bazy danych, a połączenie projektujemy pod możliwości systemu.
FAQ
Hurtownie i dystrybucja: pytania i odpowiedzi
Nie. Automatyzujemy przepisywanie zamówień, przygotowanie ofert, informacje o dostępności i przypomnienia. Relacje z klientami, negocjacje i warunki handlowe zostają przy handlowcach.
Zwykle nie. Łączymy się z ERP, którego używacie, przez API, import i eksport plików albo bazę danych. Brakujące elementy budujemy obok niego.
Platforma B2B dobrze obsługuje klientów, którzy z niej korzystają. Automatyzacja pomaga przy pozostałych: tych, którzy zamawiają mailem, telefonicznie lub w plikach, i łączy platformę z resztą procesów.
Tak, także gdy każdy klient ma inny układ dokumentu. Dane przed wprowadzeniem do ERP przechodzą kontrolę.
Najczęściej od zamówień z maili albo od ofert i cenników, bo tam biuro i handlowcy tracą najwięcej czasu. Wskażemy najlepszy obszar na bezpłatnej konsultacji.
Pierwszy proces zwykle kilka tygodni. Wdrożenia obejmujące kilka obszarów prowadzimy etapami.
Tak. Procesy sprzedaży i obsługi zamówień w firmach produkcyjnych są podobne. Zakres ustalamy po rozmowie.
Automatyzacja procesów
Leady, oferty i follow-upy bez przepisywania i zapominania.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Zgłoszenia trafiają do właściwej osoby, a klient dostaje odpowiedź szybciej.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
CRM z marketingiem, sprzedażą i obsługą klienta w jednej platformie.
Prosty CRM sprzedażowy z lejkiem, który handlowcy faktycznie lubią używać.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
W hurtowni sporo czasu handlowców i biura zabiera praca, która nie wymaga wiedzy handlowej: przepisywanie zamówień, składanie ofert, pilnowanie dostaw i płatności. Opisujemy siedem procesów, od których firmy handlowe B2B najczęściej zaczynają automatyzację.
Wiele hurtowni wdraża platformę B2B, a i tak dostaje dużą część zamówień mailem. Wyjaśniamy, kiedy platforma B2B jest dobrym wyborem, kiedy lepiej sprawdzi się automatyzacja zamówień z maili i jak połączyć oba rozwiązania.
W handlu B2B sprzedaż z odroczonym terminem płatności to standard, a należności to często największe aktywo hurtowni. Opisujemy, jak ustalać limity kupieckie, jak przypominać o płatnościach i jak zautomatyzować tę pracę, nie psując relacji z klientami.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje firma i co zabiera handlowcom i biuru najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i co da się połączyć z waszym ERP.
