Hurtownie: należności i limity
W handlu B2B sprzedaż z odroczonym terminem płatności to standard, a należności to często największe aktywo hurtowni. Gdy przypomnienia wysyła się nieregularnie, a limity kupieckie sprawdza dopiero księgowość, towar trafia do klientów z zaległościami, a handlowiec dowiaduje się o problemie ostatni. Automatyzujemy tę pracę: przypomnienia wychodzą same, limit jest sprawdzany przy zamówieniu, a handlowcy wiedzą o zaległościach swoich klientów.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, hurtownia kredytuje klientów bardziej, niż zamierzała.
Hurtownie i dystrybucja
System pobiera z ERP faktury i płatności, a z banku informacje o wpłatach. Przed terminem płatności wysyła klientowi uprzejme przypomnienie, a po terminie kolejne, według ustalonego harmonogramu i treści. Klienci, z którymi handlowiec chce rozmawiać sam, mogą być wyłączeni z automatycznych przypomnień.
Przy każdym nowym zamówieniu system sprawdza, czy klient nie przekracza limitu kupieckiego i czy nie ma zaległości. Jeśli tak, zamówienie trafia do decyzji osoby odpowiedzialnej, a handlowiec dostaje informację. Wyjątki są zapisywane, więc wiadomo, kto i dlaczego je zatwierdził.
Handlowcy dostają regularnie zestawienie należności swoich klientów, a przed wizytą podsumowanie płatności. Kierownik sprzedaży i dział finansów widzą raport należności i opóźnień na bieżąco, a nie raz w miesiącu.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do zasad kredytowania klientów i ERP.
Uprzejma informacja o zbliżającym się terminie płatności.
Kolejne wiadomości według harmonogramu, z rosnącą stanowczością.
Sprawdzenie limitu kupieckiego i zaległości przy zamówieniu.
Zamówienia ponad limit do akceptacji, z zapisem decyzji.
Zaległości ich klientów regularnie i przed wizytą.
Wpłaty z banku dopasowane do faktur.
Rozmowy i ustalenia dotyczące płatności w jednym miejscu.
Należności, opóźnienia i klienci płacący po terminie.
Przykładowe przepływy
Od wystawionej faktury do zapłaty i od zamówienia do decyzji o realizacji.
Zbliża się lub minął termin płatności faktury
Klienci płacą terminowo częściej, a handlowiec wie o problemie wcześniej.
Nowe zamówienie przekracza limit kupiecki klienta
Towar nie trafia do klientów z zaległościami bez świadomej decyzji.
Przykład z praktyki
Przykład hurtowni z kilkuset klientami kupującymi z odroczonym terminem.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Przypomnienia | DziśNieregularne, po terminie. | Po automatyzacjiPrzed terminem i według harmonogramu. |
| Limity | DziśSprawdzane przez księgowość po fakcie. | Po automatyzacjiPrzy każdym zamówieniu. |
| Handlowcy | DziśDowiadują się ostatni. | Po automatyzacjiMają zestawienie swoich klientów. |
| Raport | DziśRaz w miesiącu w arkuszu. | Po automatyzacjiNa bieżąco. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Zaczynamy od przypomnień, a kontrolę limitów dokładamy po ustaleniu zasad.
Sprawdzamy zasady kredytowania, dane w ERP i sposób przypominania o płatnościach.
Od wasRozmowa z działem finansów i kierownikiem sprzedaży.
Ustalamy harmonogram i treści przypomnień, zasady limitów i wyjątków.
Od wasAkceptacja treści i zasad.
Budujemy przepływy i testujemy je na wybranej grupie klientów.
Od wasWybór klientów do testu.
Włączamy wszystkich klientów i rozwijamy raporty.
Od wasUwagi działu finansów i handlowców.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża dział handlowy i obsługę zamówień, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od przypomnień i dokładać kolejne elementy.
Dla firm, które chcą szybciej odzyskiwać należności.
Dla firm, w których handlowcy prowadzą rozmowy o płatnościach.
Dla firm, które chcą panować nad ryzykiem kredytowym.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Przypomnienie trafi do klienta, który już zapłacił.
Przed wysyłką system sprawdza wpłaty w banku z ostatnich dni.
Przypomnienie zaszkodzi relacji.
Treści ustalacie sami, a dla wybranych klientów przypomnienia można wyłączyć.
Zamówienie dobrego klienta zostanie wstrzymane.
Decyzja o wyjątku zajmuje chwilę, a zasady limitów można dopasować do historii płatności klienta.
Rozbieżne dane o należnościach.
ERP jest źródłem danych, a uzgadnianie wpłat działa codziennie.
FAQ
Należności i limity kupieckie: pytania i odpowiedzi
Nie. Automatyzujemy przypomnienia i kontrolę limitów w codziennej współpracy. Windykacja trudnych należności to osobny proces, często prowadzony z firmą zewnętrzną.
Tak. Wiadomości mogą wychodzić z adresu handlowca lub działu finansów, zależnie od tego, co lepiej działa z waszymi klientami.
Z ERP i z banku, jeśli bank udostępnia dane o wpłatach. Uzgadnianie wpłat z fakturami działa codziennie.
Może być proponowany na podstawie historii płatności, ale decyzję o zmianie limitu podejmuje osoba odpowiedzialna.
Tak. Informacja o należnościach i limicie może być widoczna dla klienta w platformie, a kontrola przy zamówieniu działa tak samo.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Leady, oferty i follow-upy bez przepisywania i zapominania.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
W handlu B2B sprzedaż z odroczonym terminem płatności to standard, a należności to często największe aktywo hurtowni. Opisujemy, jak ustalać limity kupieckie, jak przypominać o płatnościach i jak zautomatyzować tę pracę, nie psując relacji z klientami.
W hurtowni sporo czasu handlowców i biura zabiera praca, która nie wymaga wiedzy handlowej: przepisywanie zamówień, składanie ofert, pilnowanie dostaw i płatności. Opisujemy siedem procesów, od których firmy handlowe B2B najczęściej zaczynają automatyzację.
Gdy sprzedaż i księgowość pracują na tych samych danych, znika przepisywanie, spada liczba błędów na fakturach, a handlowiec widzi, czy klient zapłacił. Pokazujemy, jak to poukładać.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje firma i co zabiera handlowcom i biuru najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i co da się połączyć z waszym ERP.
