W hurtowni sporo czasu handlowców i biura zabiera praca, która nie wymaga wiedzy handlowej: przepisywanie zamówień, składanie ofert, pilnowanie dostaw i płatności. Opisujemy siedem procesów, od których firmy handlowe B2B najczęściej zaczynają automatyzację.
W skrócie
- Najlepszy pierwszy proces to ten, który powtarza się codziennie, dotyczy wielu klientów i zabiera czas handlowcom lub biuru obsługi zamówień.
- Najczęściej zaczyna się od zamówień z maili albo od ofert i cenników.
- Większość procesów to klasyczna automatyzacja obok ERP. AI przydaje się przy odczycie zamówień i dokumentów oraz dopasowaniu produktów.
- Warunki handlowe, ceny specjalne i decyzje o wyjątkach zostają przy ludziach.
Spis treści
W hurtowni sprzedaż opiera się na relacjach handlowców z klientami, ale ich dzień wypełnia też praca, która z relacjami ma niewiele wspólnego: przygotowanie oferty w arkuszu, sprawdzenie dostępności w biurze, raport tygodniowy, pytanie księgowości o zaległości klienta. Biuro obsługi zamówień przepisuje zamówienia z maili i PDF, a dział zakupów pilnuje terminów dostaw w arkuszu.
Taka praca rośnie razem z firmą. Każdy nowy klient to kolejne zamówienia do przepisania, każdy nowy dostawca to kolejne potwierdzenia do sprawdzenia. W pewnym momencie biuro przestaje nadążać, a handlowcy zamiast sprzedawać, zajmują się administracją.
Poniżej opisujemy siedem procesów, od których hurtownie i dystrybutorzy najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać ten pierwszy.
Jak wybrać pierwszy proces
Dobry pierwszy proces spełnia trzy warunki:
- powtarza się codziennie i dotyczy wielu klientów lub dostawców,
- ma jasne zasady, które da się opisać krok po kroku,
- jego błędy lub opóźnienia kosztują: zły towar u klienta, utracona sprzedaż, zaległe płatności.
Przed wyborem warto prześledzić jeden typowy dzień biura i jednego handlowca: co robią, ile to trwa, gdzie przepisują dane. Jak przygotować taką mapę, opisujemy w artykule od czego zacząć mapowanie procesów.
1. Zamówienia od klientów
Nawet hurtownie z platformą B2B dostają wiele zamówień mailem, w PDF i telefonicznie. Biuro przepisuje je do ERP, szuka właściwych indeksów dla nazw, których używa klient, i sprawdza dostępność. Automatyzacja odczytuje zamówienia z pomocą AI, dopasowuje produkty na podstawie historii klienta, sprawdza ceny, dostępność i limity, a zamówienia bez zastrzeżeń wprowadza do ERP. Szczegóły opisujemy na stronie obsługa zamówień i dostępność.
O tym, kiedy wystarczy platforma B2B, a kiedy potrzebna jest automatyzacja zamówień z maili, piszemy w artykule platforma B2B czy automatyzacja zamówień.
2. Oferty i cenniki
Przygotowanie oferty z warunkami klienta to dla handlowca często godzina pracy w arkuszu. Cenniki indywidualne rozjeżdżają się z ERP, a zmiana cen u dostawcy oznacza dni aktualizacji. Automatyzacja generuje oferty i cenniki z ERP, z cenami i rabatami klienta, a zmiany cen od dostawców przenosi do cenników po akceptacji. Więcej na stronie oferty i cenniki.
3. Praca handlowców
CRM uzupełniany w piątek wieczorem, notatki w notesach, raporty składane z arkuszy. Automatyzacja zamienia notatki z dyktowania na wpisy w CRM, podpowiada handlowcom klientów, którzy zamawiają rzadziej niż zwykle, i tworzy raporty sprzedaży z ERP. Handlowiec ma więcej czasu dla klientów, a kierownik sprzedaży lepszy obraz sytuacji. Opisujemy to na stronie praca handlowców.
4. Zakupy u dostawców
Zamówienia do dostawców przygotowywane z raportów stanów, potwierdzenia w mailach, terminy dostaw w arkuszu. Gdy dostawca się spóźnia, handlowcy dowiadują się od klientów. Automatyzacja przygotowuje propozycje zamówień, odczytuje potwierdzenia i porównuje je z zamówieniem, a opóźnienia zgłasza zakupom i handlowcom od razu. Więcej na stronie zakupy u dostawców.
5. Reklamacje i zwroty
Reklamacje przychodzą do różnych osób i różnymi kanałami, a bez wspólnego rejestru terminy uciekają. Automatyzacja zbiera zgłoszenia w jednym rejestrze, łączy je z zamówieniami i dokumentami, pilnuje terminów i przygotowuje reklamacje do dostawców. Decyzja o uznaniu zostaje przy człowieku. Szczegóły na stronie reklamacje i zwroty.
6. Należności i limity kupieckie
W handlu B2B należności to często największe aktywo firmy. Gdy przypomnienia wychodzą nieregularnie, a limity kupieckie sprawdza księgowość po fakcie, towar trafia do klientów z zaległościami. Automatyzacja wysyła przypomnienia, sprawdza limit przy każdym zamówieniu i informuje handlowców o zaległościach ich klientów. Piszemy o tym w artykule limity kupieckie i należności.
7. Raporty sprzedaży
Sprzedaż według handlowców, klientów, grup produktów i marży to dane, które są w ERP, ale często trafiają do zarządu w arkuszu raz w miesiącu. Automatyczne raporty pokazują je na bieżąco, a kierownik sprzedaży widzi, gdzie rośnie, gdzie spada i dlaczego.
Dane produktów jako fundament
Wiele z tych procesów zależy od jakości danych produktów w ERP. Dopasowanie nazw z zamówień klientów, oferty z dostępnością, propozycje zamówień do dostawców: wszystkie działają tym lepiej, im bardziej uporządkowane są indeksy, jednostki, opakowania, zamienniki i parametry. W hurtowniach, które przez lata dodawały produkty bez wspólnych zasad, warto zacząć od przeglądu danych. To nie musi być osobny duży projekt. Często wystarczy uporządkować dane dla grup produktów, od których zaczyna się automatyzację.
O tym, jak podejść do porządkowania danych, piszemy w artykule porządek w danych przed AI i automatyzacją.
Warto też zapytać o zdanie zespół. Handlowcy i biuro najlepiej wiedzą, które czynności powtarzają się najczęściej i które najbardziej ich irytują. Proces wybrany razem z nimi ma większą szansę, że zostanie przyjęty, a nie obchodzony.
Porównanie procesów
| Proces | Efekt | Trudność | Czy potrzebne AI |
|---|---|---|---|
| Zamówienia od klientów | Koniec przepisywania, szybsze potwierdzenia | Średnia | Tak, do odczytu i dopasowania |
| Oferty i cenniki | Oferta w kilka chwil, aktualne cenniki | Średnia | Opcjonalnie do cenników dostawców |
| Praca handlowców | Aktualny CRM, więcej czasu u klientów | Niska | Tak, do notatek |
| Zakupy | Mniej braków, opóźnienia widoczne od razu | Średnia | Opcjonalnie do potwierdzeń |
| Reklamacje | Terminy pod kontrolą, koszty odzyskane od dostawców | Niska | Opcjonalnie do zgłoszeń z maili |
| Należności | Mniej zaległości, świadome decyzje | Niska | Nie |
| Raporty | Dane na bieżąco | Niska | Nie |
Trudność zależy przede wszystkim od ERP i tego, jak udostępnia dane. Najtrudniejsze są zwykle procesy, które wymagają zapisu do ERP, najłatwiejsze te, które tylko z niego czytają.
Czego nie automatyzować
Automatyzacja w hurtowni ma jasną granicę. System może odczytać zamówienie, przygotować ofertę, przypomnieć o płatności i podpowiedzieć handlowcowi, gdzie zadzwonić. Nie powinien samodzielnie ustalać cen specjalnych, decydować o wyjątkach od limitów ani uznawać reklamacji. Te decyzje wymagają znajomości klienta i odpowiedzialności, więc zostają przy ludziach.
Jak policzyć, czy się opłaca
Przed wyborem procesu warto zrobić prosty rachunek: ile zamówień, ofert i reklamacji obsługuje firma w miesiącu, ile minut zajmuje każda z tych czynności i ile kosztuje godzina pracy biura i handlowców. Do tego warto dodać koszty, które trudniej policzyć: błędne zamówienia, utracone oferty bez follow-upu, należności przeterminowane. Jak podejść do takiego liczenia, opisujemy w artykule jak mierzyć ROI automatyzacji.
Jak wygląda wdrożenie pierwszego procesu
Najlepiej zacząć od jednego procesu, przetestować go na wybranej grupie klientów lub handlowców i dopiero potem rozszerzyć na całą firmę. Automatyzacje działają obok ERP, więc nie wymagają zmiany systemu. Całe podejście opisujemy na stronie automatyzacja hurtowni, a o roli AI piszemy w artykule AI w handlu B2B.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie procesy w hurtowni można zautomatyzować?
Najczęściej obsługę zamówień od klientów, oferty i cenniki, pracę handlowców w CRM, zakupy u dostawców, reklamacje i zwroty, należności i limity kupieckie oraz raporty sprzedaży.
Od którego procesu zacząć?
Od tego, który powtarza się codziennie i najbardziej obciąża biuro lub handlowców. W wielu hurtowniach są to zamówienia z maili albo oferty i cenniki.
Czy do automatyzacji hurtowni potrzebne jest AI?
Nie zawsze. Należności, reklamacje czy raporty to klasyczna automatyzacja. AI przydaje się przy odczycie zamówień i dokumentów, dopasowaniu produktów i notatkach handlowców.
Czy automatyzacja wymaga zmiany ERP?
Zwykle nie. Automatyzacje buduje się obok ERP i łączy z nim przez API, import i eksport plików albo bazę danych.
Ile trwa automatyzacja pierwszego procesu?
Zwykle kilka tygodni od przeglądu do uruchomienia, łącznie z testem na wybranej grupie klientów lub handlowców.
Jak możemy pomóc
Autor
Marcin Wróbel
AI / Automation Project Manager
Marcin prowadzi w Automation Minds projekty automatyzacji i wdrożeń AI, od pierwszej rozmowy o procesie aż po uruchomienie i opiekę po starcie. Pracuje z zespołami sprzedaży, finansów, HR i obsługi klienta, łącząc systemy, które wcześniej nie wymieniały między sobą danych. W Poradniku pisze o tym, co widzi przy wdrożeniach: gdzie automatyzacja szybko się zwraca, a gdzie lepiej się wstrzymać.