Jak policzyć ROI automatyzacji w firmie? Prosta metoda z przykładem

„Ile na tym zaoszczędzimy?” To pierwsze pytanie, które pada przy każdym projekcie automatyzacji, i słusznie. Problem w tym, że odpowiedź często opiera się na przeczuciu: „to zajmuje dużo czasu”, „będzie szybciej”. Takie argumenty wystarczą przy pierwszym, małym projekcie. Przy kolejnym zarząd zapyta, ile dał poprzedni.

ROI automatyzacji nie wymaga skomplikowanego modelu finansowego. Wystarczy kilka liczb zebranych przed wdrożeniem i uczciwe porównanie po nim. W tym artykule pokazujemy, jak to zrobić, na prostym przykładzie z liczbami.

Dlaczego liczyć przed, a nie po

Najczęstszy błąd to próba policzenia oszczędności kilka miesięcy po wdrożeniu. Wtedy nikt już nie pamięta, ile faktycznie trwało ręczne wystawianie faktur. Jedni mówią „godzinę dziennie”, inni „pół dnia w tygodniu”, i obie wersje są nie do sprawdzenia.

Dlatego pierwszym krokiem jest punkt odniesienia, czyli zmierzenie procesu w obecnej formie. To zwykle tydzień lub dwa zwykłej pracy z notowaniem kilku rzeczy. Bez tego każdy wynik po wdrożeniu da się podważyć.

Krok 1. Zmierz proces w obecnej formie

Dla procesu, który chcesz zautomatyzować, zbierz:

• ile razy w miesiącu się wykonuje (faktur, zapytań, raportów, nowych pracowników),
• ile czasu zajmuje jedno wykonanie, łącznie z dopytywaniem, szukaniem i poprawkami,
• kto go wykonuje i ile kosztuje godzina pracy tej osoby z narzutami,
• ile błędów się pojawia i ile kosztuje ich naprawienie,
• ile trwa cały cykl, od zdarzenia do zakończenia, np. od zamknięcia sprzedaży do wysłania faktury.

Czas najlepiej mierzyć, a nie szacować. Wystarczy prosta tabelka, w której przez dwa tygodnie osoby wykonujące proces notują, ile zajęło każde wykonanie. Szacunki „z głowy” są zwykle zaniżone, bo ludzie nie liczą przerw na szukanie informacji i poprawki.

Krok 2. Policz wszystkie koszty

Koszty automatyzacji dzielą się na jednorazowe i stałe. Najczęściej pomijany jest drugi rodzaj. Szczegółowo o tym, z czego składa się wycena, piszemy w artykule ile kosztuje automatyzacja procesów.

Utrzymanie jest realne. Systemy się aktualizują, ktoś zmienia pole w CRM, dostawca wycofuje stary sposób połączenia. Automatyzacja bez nikogo, kto nad nią czuwa, prędzej czy później przestaje działać, często po cichu. Jak wybór narzędzia wpływa na te koszty, piszemy w artykule jak wybrać narzędzie do automatyzacji.

Krok 3. Policz korzyści, nie tylko godziny

Zaoszczędzony czas to najłatwiejsza do policzenia korzyść, ale rzadko jedyna. Warto spojrzeć szerzej:

• czas: godziny, które zespół odzyskuje co miesiąc,
• błędy: mniej korekt faktur, pomyłek w danych, zgubionych zgłoszeń,
• szybkość: krótszy czas odpowiedzi na zapytanie, szybsze wystawienie faktury, a więc szybsza wpłata,
• skala: możliwość obsłużenia większej liczby klientów bez zatrudniania kolejnej osoby do administracji,
• ryzyko: mniejsza zależność od jednej osoby, która „wie, jak to się robi”.

Część z tych korzyści trudno przeliczyć na złotówki. Nie trzeba tego robić na siłę. Wystarczy je wypisać obok wyniku finansowego, bo często to one przekonują zarząd bardziej niż same godziny.

Wzór na ROI i okres zwrotu

Dwa wskaźniki wystarczą w zupełności.

ROI (zwrot z inwestycji) w danym okresie, np. w pierwszym roku: korzyści minus koszty, podzielone przez koszty, razy 100%.

Okres zwrotu: koszt jednorazowy podzielony przez miesięczną korzyść netto (korzyści miesięczne minus koszty stałe). Wynik mówi, po ilu miesiącach wdrożenie się spłaci.

Przykład wyliczenia

Poniższe liczby są przykładowe i służą tylko pokazaniu metody. Realne koszty wdrożenia i oszczędności zależą od procesu, systemów i skali firmy.

Załóżmy, że firma wystawia 400 faktur miesięcznie. Pomiar pokazał, że jedna faktura, razem z dopytywaniem handlowca i sprawdzaniem danych, zajmuje średnio 6 minut. Pełny koszt godziny pracy osoby z księgowości to 60 zł.

1. 1Czas miesięcznie: 400 × 6 minut = 2400 minut, czyli 40 godzin.
2. 2Koszt miesięcznie: 40 godzin × 60 zł = 2400 zł.
3. 3Po automatyzacji zostaje sprawdzanie nietypowych faktur, więc odzyskujemy około 80% czasu, czyli 32 godziny i 1920 zł miesięcznie.
4. 4Koszty stałe: abonament narzędzia 150 zł i utrzymanie 200 zł, razem 350 zł miesięcznie.
5. 5Korzyść netto: 1920 zł minus 350 zł, czyli 1570 zł miesięcznie.
6. 6Przy koszcie wdrożenia 8000 zł okres zwrotu wynosi 8000 zł / 1570 zł, czyli około 5 miesięcy.
7. 7ROI w pierwszym roku: korzyści 23 040 zł, koszty 8000 zł + 12 × 350 zł = 12 200 zł. Wynik: (23 040 − 12 200) / 12 200 × 100% ≈ 89%.

W drugim roku koszt wdrożenia już się nie pojawia, więc ROI jest dużo wyższy. A w wyliczeniu nie ma jeszcze mniejszej liczby korekt ani szybszych wpłat, które też mają swoją wartość.

A jeśli proces dotyczy sprzedaży?

W procesach sprzedażowych rachunek wygląda inaczej, bo główna korzyść to dodatkowy przychód, a nie oszczędzony czas. Metoda zostaje ta sama, zmieniają się tylko liczby, które zbierasz przed wdrożeniem.

Przykład, również z liczbami tylko do ilustracji: firma dostaje 100 zapytań miesięcznie, z których 15 zamienia się w sprzedaż o średniej marży 2000 zł. Jeśli dzięki szybszej odpowiedzi i konsekwentnemu follow-upowi sprzedaż zamknie się przy 18 zapytaniach zamiast 15, to trzy dodatkowe transakcje dają 6000 zł marży miesięcznie. Nawet jeśli efekt okaże się dwa razy mniejszy, rachunek zwykle wychodzi korzystnie.

Uczciwie trzeba zaznaczyć, że na sprzedaż wpływa wiele czynników naraz: sezon, ceny, kampanie. Dlatego przy takich procesach lepiej porównywać dłuższe okresy i patrzeć na wskaźniki pośrednie, np. czas pierwszej odpowiedzi i odsetek zapytań z kontaktem. Jak poukładać taki proces, opisujemy w artykule o automatyzacji obsługi leadów, a wdrożenia prowadzimy przy automatyzacji sprzedaży.

Pułapki w liczeniu ROI

Godziny, których nikt nie odzyska

Jeśli automatyzacja oszczędza każdemu z dziesięciu pracowników pięć minut dziennie, na papierze wychodzi kilkanaście godzin miesięcznie. W praktyce te minuty rozpływają się w ciągu dnia. Licz przede wszystkim czas, który da się przełożyć na konkretne zadania: obsługę większej liczby klientów, rezygnację z nadgodzin, brak potrzeby zatrudnienia.

Pominięcie utrzymania

Wyliczenie, w którym po wdrożeniu nie ma żadnych kosztów, jest zbyt optymistyczne. Automatyzacje trzeba monitorować i poprawiać. Lepiej założyć te koszty z góry i miło się zaskoczyć niż odwrotnie.

Liczenie tylko czasu

Przy procesach, w których liczy się szybkość, np. obsłudze leadów sprzedażowych, największa korzyść bywa nie w godzinach pracy, tylko w tym, że więcej zapytań zamienia się w sprzedaż. Takie efekty mierzy się inaczej: konwersją, czasem odpowiedzi, wartością zamówień.

Jak przedstawić wynik zarządowi

Wyliczenie ROI najczęściej trafia do osoby, która nie zna szczegółów procesu. Dlatego warto je pokazać w prostym układzie na jednej stronie:

1. 1Jaki proces i jaki problem: jedno lub dwa zdania.
2. 2Ile kosztuje dziś: godziny, błędy, opóźnienia, przeliczone na pieniądze tam, gdzie się da.
3. 3Ile kosztuje wdrożenie i utrzymanie przez pierwszy rok.
4. 4Okres zwrotu i ROI w pierwszym roku.
5. 5Korzyści, których nie przeliczono na złotówki.
6. 6Ryzyka i sposób ich ograniczenia, np. okres równoległy i pilotaż.

Całość powinna zmieścić się na jednej stronie. Szczegółowe wyliczenia dołącz jako załącznik dla osób, które chcą je sprawdzić. Punkt szósty zwiększa wiarygodność całego wyliczenia. Zarząd wie, że każdy projekt ma ryzyka, i bardziej ufa komuś, kto je nazywa. Typowe ryzyka pierwszych wdrożeń opisujemy w artykule 7 błędów przy pierwszym wdrożeniu automatyzacji. Jeśli liczysz ROI dla faktur, przyda się też tekst o integracji CRM z fakturowaniem.

Co mierzyć po wdrożeniu

Po uruchomieniu wróć do tych samych wskaźników, które były mierzone przed startem. Najlepiej ustawić to od razu jako automatyczny raport, żeby nikt nie musiał pamiętać.

Takie zestawienia mogą składać się same z danych w systemach. To zresztą osobny, bardzo wdzięczny obszar do automatyzacji, który opisujemy na stronie automatyzacja raportów.

Od czego zacząć

Wybierz jeden proces, zmierz go przez dwa tygodnie i policz, ile kosztuje dziś. Jeśli nie wiesz, który proces wybrać, pomoże artykuł co zautomatyzować w małej firmie. A jeśli proces jest mało przejrzysty i trudno go zmierzyć, zacznij od mapowania.

Przy projektach doradztwa i optymalizacji procesów robimy ten rachunek razem z klientem jeszcze przed decyzją o wdrożeniu. Czasem wychodzi, że automatyzacja zwróci się w kilka miesięcy. Czasem, że lepiej zacząć od innego procesu. Oba wyniki są cenne, bo w obu przypadkach decyzja opiera się na liczbach, a nie na przeczuciu.