Firmy szkoleniowe: dokumentacja
Klient firmowy prosi o listę obecności i ankiety. Szkolenie było dofinansowane i operator wymaga kompletu dokumentów. Audytor chce zobaczyć dokumentację szkoleń z ostatniego roku. W wielu firmach oznacza to szukanie w kilku folderach i skrzynkach. Automatyzujemy dokumentację: dokumenty powstają przy szkoleniu i trafiają do jego folderu, braki są widoczne od razu, a komplet można wysłać w kilka minut.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, dokumenty zabierają czas, gdy są najbardziej potrzebne.
Firmy szkoleniowe
Każde szkolenie ma w rejestrze listę wymaganych dokumentów, zależną od rodzaju szkolenia i klienta: umowa, program, lista obecności, certyfikaty, ankiety, faktura, a przy szkoleniach dofinansowanych dokumenty wymagane przez operatora programu, według listy przekazanej przez firmę.
Dokumenty powstają lub trafiają do folderu szkolenia automatycznie: umowa z szablonu, program z biblioteki, lista obecności i certyfikaty po szkoleniu, ankiety po zebraniu odpowiedzi, faktura z programu do faktur. Braki są widoczne w rejestrze, a opiekun dostaje przypomnienie.
Na prośbę klienta lub do rozliczenia system przygotowuje komplet dokumentów w jednym pakiecie. Zasady programów dofinansowania i wymagania dokumentacji określają ich operatorzy, a firma odpowiada za zgodność z nimi. Automatyzacja pilnuje kompletności i porządku.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do rodzajów szkoleń i klientów.
Według rodzaju szkolenia i klienta.
Wszystkie dokumenty w jednym miejscu.
Umowy, programy, listy, certyfikaty.
Ankiety, faktury, potwierdzenia.
Widoczna w rejestrze, z przypomnieniem.
Pakiet dokumentów na prośbę.
Lista dokumentów według wymagań przekazanych przez firmę.
Dokumenty z poprzednich lat łatwe do odnalezienia.
Przykładowe przepływy
Od szkolenia do kompletu dokumentów.
Zakończenie szkolenia dla firmy
Klient dostaje dokumenty bez proszenia.
Przygotowanie do rozliczenia
Dokumentacja kompletna przed terminem rozliczenia.
Przykład z praktyki
Przykład firmy prowadzącej szkolenia zamknięte i szkolenia dofinansowane.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Dokumenty | DziśW kilku miejscach. | Po automatyzacjiW folderze szkolenia. |
| Braki | DziśWychodzą przy rozliczeniu. | Po automatyzacjiWidoczne od razu. |
| Komplety | DziśDni szukania. | Po automatyzacjiMinuty. |
| Archiwum | DziśTrudne do przeszukania. | Po automatyzacjiUporządkowane. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Zaczynamy od listy dokumentów i folderów szkoleń.
Spisujemy dokumenty wymagane przez klientów i programy, z których korzystacie.
Od wasListy wymagań i przykładowe dokumenty.
Projektujemy strukturę folderów, listy i szablony.
Od wasAkceptacja projektu.
Testujemy na kilku szkoleniach.
Od wasOpiekun w teście.
Włączamy wszystkie szkolenia i aktualizujemy wymagania.
Od wasInformacja o zmianach wymagań.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża zespół, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od folderów i listy braków.
Dla firm, które chcą mieć dokumenty w jednym miejscu.
Dla firm pracujących z klientami firmowymi.
Dla firm prowadzących szkolenia dofinansowane.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Wymagania programu się zmienią.
Listy dokumentów są w jednym miejscu i aktualizowane przez firmę.
Dokument w złej wersji.
Szablony i programy w jednym miejscu, z wersjami.
Dane uczestników w pakiecie dla klienta.
Pakiety zawierają tylko dokumenty uzgodnione z klientem i zgodne z zasadami ochrony danych.
Fałszywe poczucie zgodności.
Automatyzacja pilnuje kompletności, a zgodność z wymaganiami ocenia firma.
FAQ
Dokumentacja szkoleń: pytania i odpowiedzi
Nie zastępuje oceny firmy. Pilnuje kompletności dokumentów według listy wymagań, którą przekazuje firma.
Tak, jeśli platforma udostępnia raporty lub dane o obecności.
Tak, możemy uporządkować i przenieść archiwum.
Tak, przez link do pakietu, jeśli firma tego chce.
Na dysku lub w narzędziu, z którego korzysta firma, z uprawnieniami według ról.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
W firmie szkoleniowej administracja rośnie razem z liczbą szkoleń i uczestników. Opisujemy siedem procesów, od których firmy szkoleniowe najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Wiedza firmy leży w segregatorach, skrzynkach mailowych, arkuszach i głowach pracowników. Pokazujemy, jak zebrać ją w jednym miejscu krok po kroku, tak żeby projekt nie utonął w skanowaniu wszystkiego, co jest w archiwum.
Automatyzacja nie zwalnia z ochrony danych osobowych, ale też nie musi być jej wrogiem. Pokazujemy, o czym pamiętać, łącząc systemy z danymi klientów i pracowników, i co sprawdzić przed uruchomieniem.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jakie szkolenia prowadzicie, dla kogo i w jakiej formie, i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
