Branża: firmy szkoleniowe
Każde szkolenie to zapisy, płatności, faktury, przypomnienia, sala, trener, materiały, lista obecności, certyfikaty i ankiety. Przy kilku szkoleniach w miesiącu da się to ogarnąć w arkuszu i skrzynce. Przy kilkudziesięciu administracja zaczyna ograniczać rozwój. Pomagamy firmom szkoleniowym zautomatyzować tę pracę na narzędziach, których już używają, z AI tam, gdzie pomaga.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli rozpoznajecie u siebie kilka z tych sytuacji, część pracy zespołu da się przenieść na system.
Firmy szkoleniowe
Firma szkoleniowa sprzedaje wiedzę trenerów i dobrze zorganizowane szkolenia. Wokół każdego szkolenia jest jednak dużo pracy administracyjnej: zapisy, płatności, faktury, przypomnienia, logistyka, materiały, listy obecności, certyfikaty, ankiety, rozliczenia z trenerami. Ta praca rośnie z każdym nowym szkoleniem i każdym uczestnikiem. To właśnie ją automatyzujemy.
Automatyzacja nie zastępuje trenerów ani opiekunów szkoleń. Program szkolenia, prowadzenie zajęć, rozmowy z klientami firmowymi i decyzje o ofercie zostają przy ludziach. System przyjmuje zapisy, pilnuje płatności, wysyła przypomnienia i materiały, generuje certyfikaty, zbiera ankiety i przygotowuje rozliczenia. AI pomaga przy ofertach dla firm, podsumowaniach ankiet, opisach szkoleń i materiałach.
Nie wymieniamy platformy zapisów, systemu e-learningowego ani programu do faktur. Budujemy obok nich to, czego brakuje: połączenia, przypomnienia, certyfikaty, rejestr szkoleń, rozliczenia, raporty. Połączenia budujemy w n8n, które może działać na serwerze w UE lub w infrastrukturze firmy.
Rozwiązania
Każde rozwiązanie opisujemy na osobnej stronie: jak działa, jak przebiega wdrożenie, warianty i bezpieczeństwo.
Co robimy
Od zapisu uczestnika do rozliczenia szkolenia. Zaczynamy od obszaru, który zabiera najwięcej czasu.
Zgłoszenia, płatności, faktury i potwierdzenia bez przepisywania.
Sale, trenerzy, materiały, catering i przypomnienia dla uczestników.
Analiza potrzeb, oferta szkolenia zamkniętego i follow-up.
Lista obecności, certyfikaty, ankiety i ich podsumowanie.
Dostępność, umowy, materiały i rozliczenia trenerów.
Listy obecności, umowy i dokumenty do rozliczeń dofinansowań.
Linki, dostęp do platformy i nagrań dla uczestników.
Zapisy, przychody, obłożenie i oceny według szkoleń i trenerów.
Przykładowe przepływy
Typowe przepływy, które budujemy w firmach szkoleniowych. Decyzje zostają przy zespole.
Uczestnik wypełnia formularz zapisu
Uczestnik ma wszystkie informacje, a zespół nie przepisuje zgłoszeń.
Trener zamyka listę obecności
Certyfikaty i ankiety wychodzą tego samego dnia.
Firma pyta o szkolenie zamknięte
Oferta wychodzi w dzień, a nie po tygodniu.
Bezpieczeństwo
Szkolenia to dane osobowe uczestników, dane firm i umowy. Wdrożenia projektujemy tak, żeby były pod kontrolą.
Automatyzacje mogą działać na serwerze w UE albo w infrastrukturze firmy.
Korzystamy z modeli w planach, w których dane nie służą do trenowania, i przesyłamy tylko to, co potrzebne.
Trener widzi swoich uczestników, opiekun swoje szkolenia, zarząd całość.
Zgody na komunikację marketingową oddzielone od komunikacji o szkoleniu.
Każda automatyczna operacja jest zapisana, więc wiadomo, co i kiedy zrobił system.
Oferty, ceny i decyzje wobec uczestników zatwierdza człowiek.
Przykład z praktyki
Przykład firmy prowadzącej kilkadziesiąt szkoleń otwartych i zamkniętych miesięcznie.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Zapisy | DziśFormularz, arkusz, faktura ręcznie. | Po automatyzacjiZapis, płatność i faktura w jednym przepływie. |
| Przypomnienia | DziśWysyłane ręcznie. | Po automatyzacjiAutomatycznie przed szkoleniem. |
| Certyfikaty | DziśEdytor tekstu. | Po automatyzacjiGenerowane z listy obecności. |
| Oferty dla firm | DziśKilka dni. | Po automatyzacjiSzkic w dniu zapytania. |
| Trenerzy | DziśRozliczenia w arkuszu. | Po automatyzacjiZestawienia według umów. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione. Pracujemy tak, żeby nie zakłócać zaplanowanych szkoleń.
Rozmawiamy z właścicielem, opiekunem szkoleń i osobą od rozliczeń, przeglądamy narzędzia, wybieramy obszar z największą stratą czasu.
Od wasGodzina rozmowy i informacja o używanych narzędziach.
Projektujemy przepływ, szablony i zasady: co robi system, co robi AI, a co zawsze robi człowiek.
Od wasAkceptacja projektu i przykładowe dokumenty.
Budujemy rozwiązanie i testujemy je na kilku szkoleniach.
Od wasOpiekun szkoleń oceniający testy.
Uruchamiamy rozwiązanie dla wszystkich szkoleń i pilnujemy działania.
Od wasUwagi zespołu w pierwszych tygodniach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża zespół, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od jednego procesu i rozwijać automatyzację krok po kroku.
Dla firm, które chcą sprawdzić automatyzację na jednym obszarze.
Dla firm, które chcą uporządkować pracę od zapisu do rozliczenia.
Dla firm, które nie chcą zajmować się technologią.
Koszty
Każde wdrożenie wyceniamy po przeglądzie, przed startem. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Uczestnik dostanie błędne informacje o szkoleniu.
Informacje pochodzą z rejestru szkoleń, a zmiany trafiają do uczestników automatycznie.
Certyfikat dla osoby nieobecnej.
Certyfikaty powstają tylko z zamkniętej listy obecności.
Oferta z AI z błędnym zakresem lub ceną.
Szkic oferty sprawdza opiekun przed wysłaniem.
Dokumentacja dofinansowania niezgodna z wymaganiami.
Wymagania określa operator programu, a my porządkujemy dokumenty według listy przygotowanej przez firmę.
FAQ
Firmy szkoleniowe: pytania i odpowiedzi
Nie. Przejmuje zapisy, przypomnienia, certyfikaty i rozliczenia. Kontakt z klientami i uczestnikami w sprawach nietypowych zostaje przy opiekunie.
Tak, jeśli udostępniają dane przez API lub eksport. Zakres sprawdzamy przy przeglądzie.
Tak. Certyfikat powstaje z waszego szablonu z danymi uczestnika i szkolenia.
Pomagamy uporządkować dokumentację według wymagań, które przekazuje firma. Zasady programów określają ich operatorzy.
Najczęściej od zapisów, płatności i faktur albo od certyfikatów i ankiet. Wskażemy najlepszy obszar na bezpłatnej konsultacji.
Pierwszy proces zwykle kilka tygodni, łącznie z testem na kilku szkoleniach.
Tak. Zapisy, płatności, grupy i komunikacja z uczestnikami działają podobnie.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Automatyzacja procesów
Leady, oferty i follow-upy bez przepisywania i zapominania.
Automatyzacja procesów
Zgłoszenia trafiają do właściwej osoby, a klient dostaje odpowiedź szybciej.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Elastyczna baza danych, która zastępuje arkusze i staje się sercem procesów.
Zobacz usługęGmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
W firmie szkoleniowej administracja rośnie razem z liczbą szkoleń i uczestników. Opisujemy siedem procesów, od których firmy szkoleniowe najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
W sprzedaży szkoleń zamkniętych wygrywa często nie najtańsza oferta, tylko ta, która przyszła szybko i trafiła w potrzeby klienta. Opisujemy, jak uporządkować proces od zapytania do kolejnego zamówienia i które jego kroki można zautomatyzować.
Prawie każda firma szkoleniowa zbiera ankiety, ale niewiele z nich korzysta z wyników. Opisujemy, jak przygotować ankietę, która daje użyteczne odpowiedzi, jak zwiększyć liczbę wypełnień i jak zamienić wyniki we wnioski dla trenerów i firmy.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jakie szkolenia prowadzicie, dla kogo i w jakiej formie, i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
