Firmy szkoleniowe: zapisy i płatności
Uczestnik wypełnia formularz, ktoś przepisuje zgłoszenie do arkusza, wysyła dane do płatności, sprawdza wpłatę, wystawia fakturę i dopisuje uczestnika do listy. Przy kilkudziesięciu zgłoszeniach na szkolenie to godziny pracy i ryzyko pomyłek. Automatyzujemy zapisy: zgłoszenie, płatność, faktura i lista uczestników działają w jednym przepływie, a zespół zajmuje się wyjątkami.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, zapisy zabierają więcej czasu niż organizacja szkolenia.
Firmy szkoleniowe
Uczestnik wypełnia formularz zapisu albo zapisuje się przez platformę, z której korzystacie. Od razu dostaje potwierdzenie z informacją o płatności: link do płatności online albo dane do przelewu. Firma zgłaszająca kilku pracowników może wybrać fakturę z terminem płatności.
Po wpłacie system przypisuje płatność do zgłoszenia, wystawia fakturę w programie do faktur i wysyła ją uczestnikowi lub firmie. Faktura trafia do KSeF. Jeśli wpłata nie wpłynęła w ustalonym czasie, uczestnik dostaje przypomnienie.
Lista uczestników aktualizuje się automatycznie. Gdy miejsca się kończą, kolejne zgłoszenia trafiają na listę rezerwową, a zwolnione miejsca są proponowane osobom z listy. Rabaty, zwolnienia i sprawy nietypowe zatwierdza zespół.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do rodzaju szkoleń i sposobu sprzedaży.
Dane uczestnika i firmy, dane do faktury.
Od razu po zapisie, z informacją o płatności.
Online lub przelew, z przypisaniem do zgłoszenia.
Po wpłacie lub z terminem dla firm.
Kilku pracowników, jedna faktura.
Lista rezerwowa i zwolnione miejsca.
Gdy wpłata nie wpłynęła.
Aktualna dla opiekuna i trenera.
Przykładowe przepływy
Od zapisu do listy uczestników.
Uczestnik wypełnia formularz
Zapis bez udziału zespołu.
Firma zgłasza pięć osób
Zgłoszenie firmowe obsłużone jak indywidualne.
Przykład z praktyki
Przykład firmy z kilkoma szkoleniami otwartymi w tygodniu.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Zgłoszenia | DziśPrzepisywane do arkusza. | Po automatyzacjiOd razu na liście. |
| Płatności | DziśSprawdzane na wyciągu. | Po automatyzacjiPrzypisane automatycznie. |
| Faktury | DziśZ opóźnieniem. | Po automatyzacjiPo wpłacie. |
| Limity | DziśZapisy ponad limit. | Po automatyzacjiLista rezerwowa. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Zaczynamy od jednego rodzaju szkoleń.
Sprawdzamy formularze, płatności i program do faktur.
Od wasDostęp do narzędzi.
Ustalamy przepływ, treści i zasady faktur.
Od wasAkceptacja projektu.
Budujemy przepływ i testujemy na kilku szkoleniach.
Od wasOpiekun szkoleń w teście.
Włączamy wszystkie szkolenia.
Od wasUwagi zespołu.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża zespół, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od potwierdzeń i listy uczestników.
Dla firm, które chcą skończyć z przepisywaniem.
Dla firm z płatnościami online.
Dla firm sprzedających szkolenia firmom.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Wpłata przypisana do złego zgłoszenia.
Niejednoznaczne wpłaty trafiają do sprawdzenia.
Faktura z błędnymi danymi.
Dane do faktury podaje uczestnik, a nietypowe przypadki sprawdza zespół.
Zapis ponad limit.
Limit jest sprawdzany przy zapisie, a kolejne zgłoszenia trafiają na listę rezerwową.
Rabat zastosowany bez zgody.
Kody rabatowe według zasad, a rabaty indywidualne zatwierdza zespół.
FAQ
Zapisy i płatności: pytania i odpowiedzi
Tak, jeśli udostępnia dane. Łączymy ją z płatnościami, fakturami i listami.
Tak, przez program do faktur albo bezpośrednie połączenie.
Tak, z jedną fakturą i terminem płatności.
Według regulaminu: zwolnione miejsce trafia do listy rezerwowej, a zwrot lub korektę zatwierdza zespół.
Tak, jeśli wpłata nie wpłynęła w ustalonym czasie.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Leady, oferty i follow-upy bez przepisywania i zapominania.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Elastyczna baza danych, która zastępuje arkusze i staje się sercem procesów.
Zobacz usługę
W firmie szkoleniowej administracja rośnie razem z liczbą szkoleń i uczestników. Opisujemy siedem procesów, od których firmy szkoleniowe najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Gdy sprzedaż i księgowość pracują na tych samych danych, znika przepisywanie, spada liczba błędów na fakturach, a handlowiec widzi, czy klient zapłacił. Pokazujemy, jak to poukładać.
Nie trzeba automatyzować wszystkiego naraz. Pokazujemy pięć procesów, na których małe firmy najszybciej odzyskują czas, i podpowiadamy, jak wybrać ten pierwszy.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jakie szkolenia prowadzicie, dla kogo i w jakiej formie, i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
