Pakiet biurowy
W wielu małych firmach Google Workspace to centrum wszystkiego: poczta, arkusze, dokumenty i kalendarz. Łączymy te narzędzia w procesy, w których dane nie są przepisywane, raporty składają się same, a ważne maile nie giną.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
O narzędziu
Google Workspace to Gmail, Kalendarz, Dysk, Dokumenty, Arkusze, Formularze i Meet. Dla małych firm to często jedyne narzędzia, na których opiera się codzienna praca, a Arkusze pełnią rolę CRM, magazynu i systemu do rozliczeń jednocześnie.
To działa, dopóki dane nie zaczynają się rozjeżdżać: kilka wersji arkusza, ręcznie kopiowane wiersze, formuły, które ktoś przypadkiem usunął. Automatyzacja w Google Workspace porządkuje przepływ danych między pocztą, formularzami i arkuszami.
Do prostych zadań używamy wbudowanego Apps Script i AppSheet. Gdy trzeba połączyć Google z CRM, księgowością czy sklepem, budujemy przepływy w Make lub n8n. A gdy arkusz przestaje wystarczać, pomagamy przejść na bazę danych.
Co robimy
Najwięcej czasu odzyskujemy tam, gdzie dane krążą między mailem, formularzem i arkuszem.
Zgłoszenie z Formularzy trafia do arkusza, tworzy zadanie i wysyła potwierdzenie.
Maile od klientów oznaczane, przypisywane i zapisywane w CRM, załączniki trafiają na Dysk.
Dane z kilku źródeł zbierane automatycznie, raport w Looker Studio odświeżany codziennie.
AppSheet zamienia arkusz w aplikację mobilną, np. do zgłoszeń z terenu.
Przykładowe przepływy
Typowe procesy w firmach, które pracują w Gmailu i Arkuszach.
Nowa odpowiedź w Formularzu Google
Każde zgłoszenie ma numer, właściciela i termin.
Mail z fakturą lub dokumentem od klienta
Dokumenty są uporządkowane bez ręcznego pobierania.
Harmonogram, koniec dnia
Zarząd widzi aktualne liczby bez czekania na arkusz.
Uczciwie
Porównanie
Oba pakiety dają podobne podstawy. Google wygrywa prostotą i współpracą na żywo, Microsoft kontrolą i integracją z działem IT.
| Kryterium | Google Workspace | Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Współpraca na dokumentach | Bardzo prosta, na żywo | Dobra, w SharePoint i OneDrive |
| Automatyzacja | Apps Script, AppSheet | Power Automate |
| Raporty | Arkusze, Looker Studio | Excel, Power BI |
| Uprawnienia | Proste | Rozbudowane |
| Dla kogo | Małe i średnie zespoły nastawione na prostotę | Firmy z działem IT i złożonymi uprawnieniami |
Porównanie jest uproszczone. Automatyzujemy w obu środowiskach.
Przykład z praktyki
Przykład firmy serwisowej, która przyjmowała zgłoszenia mailem i prowadziła je w arkuszu.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Zgłoszenie | DziśMail, ktoś przepisuje je do arkusza. | Po automatyzacjiFormularz zapisuje zgłoszenie w arkuszu z numerem. |
| Przydział | DziśSzef rozdziela zgłoszenia telefonicznie. | Po automatyzacjiPrzypisanie technika według regionu i termin w Kalendarzu. |
| Informacja dla klienta | DziśKlient dzwoni z pytaniem o status. | Po automatyzacjiMail o przyjęciu, terminie i zakończeniu wysyłany automatycznie. |
| Raport | DziśLiczony ręcznie na koniec miesiąca. | Po automatyzacjiRaport w Looker Studio aktualny codziennie. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym procesie.
Koszty
Apps Script, Formularze, Arkusze i Looker Studio są dostępne w Google Workspace, więc proste automatyzacje nie wymagają dodatkowych licencji. AppSheet i integracje z zewnętrznymi systemami mogą oznaczać dodatkowy abonament.
Koszt wdrożenia zależy od liczby procesów i systemów. Wycenę przygotowujemy po konsultacji, zanim zaczniemy pracę.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz proces i powiemy wprost, które narzędzie sprawdzi się najlepiej, nawet jeśli to nie będzie to, o które pytacie.
FAQ
Google Workspace: pytania i odpowiedzi
Do prostych zadań w obrębie Google, takich jak przenoszenie danych między arkuszami czy wysyłka maili, często tak. Przy integracjach z wieloma systemami wygodniejsze są Make lub n8n.
To sygnał, że arkusz pełni rolę bazy danych. Pomagamy przenieść dane do Airtable lub innej bazy, zostawiając arkusze tam, gdzie są wygodne.
Tak. Maile od klientów mogą trafiać do CRM, a załączniki na Dysk, automatycznie i bez ręcznego kopiowania.
Tak. Łączymy dane z Arkuszy i innych systemów w raporty, które odświeżają się same.
Tak, przy prostych formularzach i listach. Zamienia arkusz w aplikację na telefon, np. do zgłoszeń serwisowych.
Pomagamy uporządkować dane i pokazujemy zespołowi, jak korzystać z AI w Gmailu, Dokumentach i Arkuszach w codziennej pracy.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Dane i cyfryzacja
Jedna wersja prawdy zamiast kilku arkuszy z różnymi liczbami.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Najprostszy start z automatyzacją i największy wybór gotowych integracji.
Wizualne scenariusze łączące setki aplikacji, dobre do złożonej logiki bez programowania.
Modele OpenAI w pracy zespołu i w automatycznej obsłudze dokumentów.
Arkusz kalkulacyjny to świetne narzędzie, dopóki nie zaczyna udawać systemu do zarządzania firmą. Pokazujemy, po czym poznać ten moment, czym jest Airtable i kiedy przejście na bazę danych ma sens, a kiedy nie.
Nie trzeba automatyzować wszystkiego naraz. Pokazujemy pięć procesów, na których małe firmy najszybciej odzyskują czas, i podpowiadamy, jak wybrać ten pierwszy.
Firmy chcą wdrażać AI i automatyzacje, a potem okazuje się, że najwięcej pracy wymaga sprzątanie danych. Wyjaśniamy bez żargonu, czym jest struktura danych, jakie błędy spotykamy najczęściej i jak je naprawić.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś wygląda proces i jakich narzędzi używacie. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i ile to może kosztować.
