Agencje marketingowe: akceptacje
Kreacja w wersji piątej, uwagi od trzech osób po stronie klienta w trzech mailach, termin publikacji za dwa dni. Akceptacje to jedno z miejsc, w których agencje tracą najwięcej czasu i nerwów. Automatyzujemy ten obieg: każda wersja materiału ma jedno miejsce, uwagi i decyzje są zapisane przy niej, klient dostaje przypomnienie przed terminem, a zespół wie, na co czeka.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, akceptacje spowalniają projekty i rodzą nieporozumienia.
Agencje marketingowe
Gdy zespół kończy wersję materiału, zapisuje ją w ustalonym miejscu, np. na dysku lub w narzędziu projektowym. System wysyła klientowi link do wersji z prośbą o akceptację lub uwagi i terminem. Klient odpowiada przez prosty formularz albo mailem, a jego uwagi są zapisywane przy tej konkretnej wersji.
Gdy akceptować musi kilka osób po stronie klienta, system zbiera ich odpowiedzi w jednym miejscu i pokazuje accountowi, kto jeszcze nie odpowiedział. Przed terminem klient dostaje przypomnienie, a gdy termin mija, account dostaje informację, że publikacja jest zagrożona.
Każda decyzja jest zapisana: kto, kiedy, jaką wersję zaakceptował albo jakie miał uwagi. Po akceptacji zadanie w narzędziu projektowym przechodzi dalej, np. do publikacji. Uwagi do wersji mogą też trafić do AI, które porządkuje je w listę zmian dla zespołu.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do rodzajów materiałów i sposobu pracy z klientami.
Każda wersja w ustalonym miejscu, z numerem i datą.
Link do wersji i termin dla klienta.
Uwagi zapisane przy konkretnej wersji, z formularza lub maila.
Odpowiedzi kilku osób po stronie klienta w jednym miejscu.
Przypomnienie przed terminem i informacja dla accounta po terminie.
Uwagi uporządkowane w listę zadań dla zespołu.
Kto, kiedy i co zaakceptował.
Zaakceptowany materiał przechodzi do publikacji lub produkcji.
Przykładowe przepływy
Od wersji do akceptacji.
Zespół zapisuje nową wersję
Zespół zawsze wie, która wersja jest aktualna i co trzeba poprawić.
Zbliża się termin akceptacji
Account nie musi pamiętać o każdej akceptacji, a ryzyko opóźnienia jest widoczne wcześniej.
Przykład z praktyki
Przykład agencji social media z kilkunastoma klientami i harmonogramami publikacji.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Uwagi | DziśW kilku mailach i komunikatorach. | Po automatyzacjiPrzy konkretnej wersji. |
| Wersje | DziśNie wiadomo, która jest ostateczna. | Po automatyzacjiNumer, data i status każdej wersji. |
| Terminy | DziśAccount przypomina ręcznie. | Po automatyzacjiPrzypomnienia i informacja o zagrożeniu. |
| Spory | DziśTrudno odtworzyć decyzje. | Po automatyzacjiHistoria akceptacji. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej agencji.
Wdrożenie
Zaczynamy od kilku klientów, którzy chętnie przetestują nowy sposób akceptacji.
Sprawdzamy, jak dziś wyglądają akceptacje, gdzie są pliki i jak pracuje zespół.
Od wasRozmowa z accountami i przykładowe wątki akceptacji.
Ustalamy miejsce wersji, formularz, terminy, przypomnienia i powiązanie z narzędziem projektowym.
Od wasAkceptacja projektu.
Budujemy przepływ i testujemy go z kilkoma klientami.
Od wasWybór klientów do testu.
Włączamy kolejnych klientów i dopracowujemy przepływ.
Od wasInformacja dla klientów o nowym sposobie akceptacji.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co zabiera zespołowi czas poza pracą kreatywną, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od prośby o akceptację i przypomnień.
Dla agencji, które chcą skończyć z wątkami mailowymi.
Dla agencji, które chcą przyspieszyć poprawki.
Dla agencji z harmonogramami publikacji.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Klient nie skorzysta z formularza.
Odpowiedzi mailem też trafiają do historii wersji.
Uwagi zostaną źle uporządkowane przez AI.
Lista zmian jest pomocą dla zespołu, a oryginalne uwagi klienta są zawsze dostępne.
Akceptacja zostanie uznana bez decyzji klienta.
System tylko zapisuje decyzje klienta. Brak odpowiedzi nigdy nie oznacza akceptacji.
Za dużo przypomnień dla klienta.
Częstotliwość i treść ustala agencja, osobno dla klientów.
FAQ
Akceptacje materiałów: pytania i odpowiedzi
Nie. Wystarczy link do wersji i prosty formularz albo odpowiedź mailem.
Jeśli korzystacie z narzędzia do proofingu, możemy się z nim połączyć. Jeśli nie, prosty obieg akceptacji często wystarcza.
Tak. System zbiera odpowiedzi wszystkich osób i pokazuje, kto jeszcze nie odpowiedział.
Tak. Każda decyzja jest zapisana z datą, osobą i wersją materiału.
Tak. Obieg jest taki sam dla tekstów, grafik, wideo i innych materiałów.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Automatyzacja procesów
Zgłoszenia trafiają do właściwej osoby, a klient dostaje odpowiedź szybciej.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
W agencji marketingowej sporo czasu zespołu idzie na pracę, za którą klient nie płaci wprost: raporty, briefy, akceptacje, rozliczanie godzin. Opisujemy siedem procesów, od których agencje najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Wiele agencji nie wie, na których klientach zarabia, a na których dokłada, bo czas pracy nie jest zestawiany z przychodami. Opisujemy, jak liczyć rentowność klientów, jakie są typowe pułapki i jak zautomatyzować zbieranie danych.
Obsługa zapytań, faktury, onboarding, raporty. Te same problemy wracają w firmach z różnych branż. Pokazujemy, kiedy warto sięgnąć po sprawdzone rozwiązanie dopasowane do firmy, a kiedy lepiej zaprojektować wszystko od początku.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje agencja i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i jak bezpiecznie korzystać z AI.
