Agencje marketingowe: briefy i wyceny
Brief przychodzi mailem, w załączniku albo jako notatka ze spotkania. Account przepisuje go do narzędzia, dopytuje o brakujące informacje, a potem razem z zespołem liczy wycenę od zera, choć podobne projekty były już realizowane. Automatyzujemy tę drogę: brief jest porządkowany według szablonu agencji z listą braków, wycena powstaje na podstawie podobnych projektów, a oferta z szablonu trafia do klienta po akceptacji.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, przygotowanie oferty trwa dłużej, niż powinno.
Agencje marketingowe
Brief trafia do systemu z maila, formularza lub notatki ze spotkania. AI porządkuje go według szablonu agencji: cel, grupa docelowa, kanały, terminy, budżet, materiały, osoby decyzyjne. Informacje, których brakuje, trafiają na listę pytań do klienta, którą account wysyła jednym mailem.
Na podstawie zakresu system wyszukuje podobne wcześniejsze projekty i pokazuje, ile czasu i budżetu zajęły poszczególne etapy. To punkt wyjścia do wyceny, którą account koryguje razem z zespołem. Oferta powstaje z szablonu agencji, z zakresem, harmonogramem i ceną.
Wysłana oferta jest zapisana w CRM lub narzędziu sprzedażowym, a account dostaje przypomnienie, jeśli klient nie odpowiada. Po akceptacji projekt zakłada się w narzędziu projektowym automatycznie, z zakresem, budżetem godzinowym i zespołem.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do sposobu pracy agencji.
Prosty formularz dla klientów, którzy wolą go od maila.
Brief z maila lub notatki według szablonu agencji.
Pytania do klienta o brakujące informacje w jednym mailu.
Wcześniejsze projekty o podobnym zakresie z czasem i budżetem.
Kalkulacja według etapów i stawek agencji, do korekty.
Zakres, harmonogram i cena w jednolitym formacie.
Przypomnienie dla accounta o ofercie bez odpowiedzi.
Projekt w narzędziu po akceptacji, z budżetem godzinowym.
Przykładowe przepływy
Od briefu do startu projektu.
Klient przysyła brief w treści maila i załączniku
Zespół zaczyna pracę z kompletnym briefem.
Brief jest kompletny
Oferta trafia do klienta szybciej i jest spójna z poprzednimi.
Przykład z praktyki
Przykład agencji realizującej kampanie i projekty dla kilkudziesięciu klientów rocznie.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Brief | DziśPrzepisywany z maili. | Po automatyzacjiUporządkowany według szablonu. |
| Braki | DziśWychodzą w trakcie projektu. | Po automatyzacjiLista pytań przed wyceną. |
| Wycena | DziśOd zera. | Po automatyzacjiNa podstawie podobnych projektów. |
| Start | DziśProjekt zakładany ręcznie. | Po automatyzacjiProjekt w narzędziu po akceptacji. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej agencji.
Wdrożenie
Najwięcej daje dobry szablon briefu i uporządkowana historia projektów.
Sprawdzamy briefy, wyceny i oferty z ostatnich miesięcy oraz dane o czasie pracy.
Od wasPrzykładowe briefy, wyceny i oferty.
Ustalamy szablon briefu, strukturę wyceny, szablon oferty i zasady follow-upu.
Od wasAkceptacja szablonów.
Budujemy przepływy i testujemy je na nowych briefach.
Od wasAccounci testujący rozwiązanie.
Włączamy cały zespół i dopracowujemy wyceny wraz z nowymi projektami.
Od wasUwagi zespołu.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co zabiera zespołowi czas poza pracą kreatywną, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od briefów, a wyceny dodać później.
Dla agencji, które chcą zaczynać projekty z kompletem informacji.
Dla agencji, które chcą szybciej wysyłać oferty.
Dla agencji, które chcą wyceniać na podstawie danych.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
AI źle zrozumie brief.
Account sprawdza uporządkowany brief i listę braków przed wysłaniem do klienta.
Wycena oparta na nietrafionych przykładach.
Podobne projekty to punkt wyjścia, a wycenę koryguje i zatwierdza account.
Brak danych o czasie pracy w historii.
Na początku wyceny opierają się na stawkach i etapach, a historia rośnie z każdym projektem.
Klient poczuje, że rozmawia z automatem.
Wszystkie wiadomości wychodzą od accounta, po jego akceptacji.
FAQ
Briefy i wyceny: pytania i odpowiedzi
Nie. Brief może przyjść mailem lub z notatki ze spotkania. Formularz to opcja dla klientów, którzy go wolą.
Z historii projektów w narzędziu projektowym i danych o czasie pracy. Im lepiej są uporządkowane, tym trafniejsze są przykłady.
Wycenę liczy system według stawek i etapów. AI pomaga uporządkować brief i znaleźć podobne projekty. Wycenę zatwierdza człowiek.
Tak. Szablony przygotowujemy w językach, w których pracujecie z klientami.
Pracujemy z popularnymi narzędziami projektowymi i CRM, które udostępniają API. Zakres sprawdzamy przy przeglądzie.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Automatyzacja procesów
Leady, oferty i follow-upy bez przepisywania i zapominania.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
CRM z marketingiem, sprzedażą i obsługą klienta w jednej platformie.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Modele OpenAI w pracy zespołu i w automatycznej obsłudze dokumentów.
W agencji marketingowej sporo czasu zespołu idzie na pracę, za którą klient nie płaci wprost: raporty, briefy, akceptacje, rozliczanie godzin. Opisujemy siedem procesów, od których agencje najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Wiele agencji nie wie, na których klientach zarabia, a na których dokłada, bo czas pracy nie jest zestawiany z przychodami. Opisujemy, jak liczyć rentowność klientów, jakie są typowe pułapki i jak zautomatyzować zbieranie danych.
Zapytanie od klienta traci wartość z każdą godziną bez odpowiedzi. Pokazujemy, jak poukładać drogę leada od formularza do rozmowy handlowej, żeby nic nie ginęło, a handlowcy nie tracili czasu na przepisywanie.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje agencja i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i jak bezpiecznie korzystać z AI.
