W agencji marketingowej sporo czasu zespołu idzie na pracę, za którą klient nie płaci wprost: raporty, briefy, akceptacje, rozliczanie godzin. Opisujemy siedem procesów, od których agencje najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
W skrócie
- Najlepszy pierwszy proces to ten, który powtarza się dla wielu klientów i zabiera czas specjalistom, a nie tylko administracji.
- W wielu agencjach zaczyna się od raportów dla klientów, bo dają szybki i widoczny efekt.
- Większość procesów to klasyczna automatyzacja. AI przydaje się w treściach, komentarzach do raportów i porządkowaniu briefów.
- Strategia, kreacja i relacja z klientem zostają przy zespole.
Spis treści
Agencja marketingowa sprzedaje strategię, kreację i wiedzę o kanałach. Ale gdy zapytać zespół, co zabiera mu najwięcej czasu, odpowiedzi rzadko dotyczą pracy kreatywnej. Słyszymy o raportach składanych z kilku paneli, briefach przepisywanych z maili, akceptacjach w długich wątkach, wycenach liczonych od zera i uzupełnianiu czasu pracy na koniec miesiąca.
Ta praca jest potrzebna, ale klient za nią nie płaci wprost. A rośnie z każdym nowym klientem. W pewnym momencie agencja musi zatrudnić kolejną osobę nie dlatego, że ma więcej pracy kreatywnej, tylko dlatego, że nie nadąża z operacjami. Automatyzacja pozwala tego uniknąć albo przynajmniej odsunąć.
Poniżej opisujemy siedem procesów, od których agencje najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać ten pierwszy.
Jak wybrać pierwszy proces
Dobry pierwszy proces spełnia trzy warunki:
- powtarza się regularnie dla wielu klientów,
- ma jasne zasady, które da się opisać krok po kroku,
- zabiera czas specjalistom, strategom lub accountom, a nie tylko osobie od administracji.
Przed wyborem warto prześledzić jeden typowy miesiąc pracy specjalisty i accounta: co robią, ile to trwa, gdzie przepisują dane. Jak przygotować taką mapę, opisujemy w artykule od czego zacząć mapowanie procesów.
1. Raporty dla klientów
W agencjach performance i social media raport miesięczny to często kilka godzin pracy na klienta: eksport danych z paneli reklamowych, kopiowanie, wykresy, prezentacja. Automatyzacja pobiera dane z paneli i analityki, przygotowuje raport w formacie agencji, a w trakcie miesiąca ostrzega o nietypowych zmianach. AI może przygotować szkic komentarza, a specjalista pisze wnioski. Szczegóły opisujemy na stronie raporty dla klientów, a o tym, jak dobry raport powinien wyglądać, w artykule raport marketingowy dla klienta.
2. Briefy i wyceny
Brief przychodzi mailem, w załączniku albo jako notatka ze spotkania. Account przepisuje go, dopytuje o braki, a wycenę liczy od zera. Automatyzacja porządkuje brief według szablonu agencji, tworzy listę brakujących informacji i pokazuje podobne wcześniejsze projekty jako punkt wyjścia do wyceny. Oferta powstaje z szablonu, a po akceptacji projekt zakłada się automatycznie. Więcej na stronie briefy i wyceny.
3. Akceptacje materiałów
Uwagi klienta w kilku mailach, niepewność, która wersja jest ostateczna, akceptacja w ostatniej chwili przed publikacją. Automatyzacja zbiera wersje, uwagi i decyzje w jednym miejscu, przypomina klientowi przed terminem i zapisuje historię akceptacji. Opisujemy to na stronie akceptacje materiałów.
4. Treści z AI
AI w treściach to w agencjach codzienność, ale często bez zasad i bez kontekstu marek. Efekt to teksty, które brzmią podobnie dla różnych klientów, i redakcja, która zajmuje prawie tyle, co pisanie. Wdrożenie AI z wytycznymi każdej marki sprawia, że szkice wymagają dopracowania, a nie przepisywania. Piszemy o tym w artykule AI w agencji marketingowej.
5. Czas pracy i budżety
Retainery i budżety projektów są ustalone, ale rzadko zestawiane z czasem pracy na bieżąco. Przekroczenia wychodzą po fakcie, a prace poza zakresem nie są fakturowane. Automatyzacja zestawia czas pracy z budżetami, ostrzega accounta przed przekroczeniem i oznacza prace dodatkowe do rozliczenia. Więcej na stronie projekty, czas pracy i rentowność.
6. Rentowność klientów
Gdy czas pracy jest zestawiony z przychodami, właściciel agencji widzi, na których klientach zarabia, a na których dokłada. To podstawa do rozmów o zakresie i cenach, a także do decyzji, których klientów warto rozwijać. Opisujemy to w artykule rentowność klientów agencji.
7. Onboarding klientów
Pierwsze tygodnie współpracy z nowym klientem często upływają na zbieraniu dostępów do kont reklamowych i analityki, materiałów marki i informacji o produktach. Automatyzacja wysyła klientowi jedną listę z instrukcjami, przypomina o brakach i zakłada projekt, gdy komplet jest gotowy. Szczegóły na stronie onboarding klientów.
Jak policzyć, czy się opłaca
Przed wyborem procesu warto zrobić prosty rachunek. Ile raportów, briefów, akceptacji i ofert przygotowuje agencja w miesiącu? Ile godzin zajmuje każda z tych czynności specjalistom i accountom? Ile kosztuje godzina ich pracy? Już takie szacunki pokazują, gdzie są największe straty czasu, nawet jeśli liczby nie są dokładne.
Do rachunku warto dodać to, czego nie widać w godzinach: prace poza zakresem, które nie trafiły na fakturę, projekty, które zaczęły się z niepełnym briefem i wymagały poprawek, klientów, którzy odeszli po słabym raporcie. Te koszty trudniej policzyć, ale często są wyższe niż sam czas pracy.
Rachunek przydaje się też po wdrożeniu. Gdy wiadomo, ile czasu zajmował proces wcześniej, łatwo sprawdzić efekt i zdecydować, co automatyzować dalej. O tym, jak liczyć rentowność poszczególnych klientów, piszemy w artykule rentowność klientów agencji.
Porównanie procesów
| Proces | Efekt | Trudność | Czy potrzebne AI |
|---|---|---|---|
| Raporty dla klientów | Mniej kopiowania, alerty w trakcie miesiąca | Średnia | Opcjonalnie do komentarza |
| Briefy i wyceny | Komplet informacji, szybsze oferty | Średnia | Tak, do porządkowania briefów |
| Akceptacje | Koniec wątków mailowych | Niska | Opcjonalnie do listy zmian |
| Treści z AI | Szkice w tonie marki zamiast pustej strony | Średnia | Tak |
| Czas pracy i budżety | Przekroczenia widoczne wcześniej | Niska | Nie |
| Rentowność | Decyzje oparte na danych | Niska, gdy czas pracy jest zapisywany | Nie |
| Onboarding | Start pracy w dni zamiast tygodni | Niska | Nie |
Trudność zależy od narzędzi, których używa agencja, i od tego, czy udostępniają dane. Panele reklamowe zwykle mają API, ale wymagają opieki, bo ich interfejsy się zmieniają.
Czego nie automatyzować
Automatyzacja w agencji ma jasną granicę. System może zebrać dane do raportu, uporządkować brief, przypomnieć o akceptacji i przygotować szkic tekstu. Nie powinien formułować strategii, rekomendacji dla klienta ani decydować o kierunku kreatywnym. To jest praca, za którą klienci płacą agencji, i to w nią warto inwestować czas odzyskany z operacji.
Narzędzia, które już macie
Większość agencji ma już narzędzia, na których można zbudować automatyzację: narzędzie do zarządzania projektami, pakiet biurowy z dyskiem, panele reklamowe z API, narzędzie raportowe, program do faktur. Problemem jest zwykle to, że nie są ze sobą połączone, a dane przechodzą między nimi przez ludzi. Automatyzacja łączy te narzędzia, zamiast dokładać kolejne. O wyborze narzędzia do budowy połączeń piszemy w artykule jak wybrać narzędzie do automatyzacji.
Jak wygląda wdrożenie pierwszego procesu
Najlepiej zacząć od jednego procesu i kilku klientów, przetestować rozwiązanie przez jeden lub dwa miesiące i dopiero potem rozszerzyć je na całą agencję. Ważne, żeby zespół brał udział w projektowaniu, bo to on najlepiej wie, gdzie traci czas. Jak policzyć, czy wdrożenie się opłaca, opisujemy w artykule jak mierzyć ROI automatyzacji, a całe podejście na stronie automatyzacja agencji marketingowej.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie procesy w agencji marketingowej można zautomatyzować?
Najczęściej raporty dla klientów, briefy i wyceny, akceptacje materiałów, część pracy nad treściami z AI, czas pracy i budżety, rentowność klientów oraz onboarding.
Od którego procesu zacząć?
Od tego, który powtarza się dla wielu klientów i zabiera czas specjalistom. W agencjach performance i social media są to najczęściej raporty dla klientów.
Czy automatyzacja agencji wymaga AI?
Nie zawsze. Raporty, akceptacje, czas pracy czy onboarding to klasyczna automatyzacja. AI przydaje się w treściach, porządkowaniu briefów i komentarzach do raportów.
Czy trzeba zmieniać narzędzie do zarządzania projektami?
Zwykle nie. Automatyzacje łączy się z narzędziami, których agencja już używa, jeśli udostępniają API lub import i eksport danych.
Ile trwa automatyzacja pierwszego procesu?
Zwykle kilka tygodni od przeglądu do uruchomienia, łącznie z testem na kilku klientach.
Jak możemy pomóc
Raporty i dashboardy
Raporty, które aktualizują się same i pokazują to, co ważne.
Audyt procesów biznesowych
Sprawdzamy, gdzie zespół traci czas i co opłaca się zautomatyzować.
Automatyzacja dla firm usługowych
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Autor
Marcin Wróbel
AI / Automation Project Manager
Marcin prowadzi w Automation Minds projekty automatyzacji i wdrożeń AI, od pierwszej rozmowy o procesie aż po uruchomienie i opiekę po starcie. Pracuje z zespołami sprzedaży, finansów, HR i obsługi klienta, łącząc systemy, które wcześniej nie wymieniały między sobą danych. W Poradniku pisze o tym, co widzi przy wdrożeniach: gdzie automatyzacja szybko się zwraca, a gdzie lepiej się wstrzymać.