Branża: firmy serwisowe i instalacyjne
W serwisie liczy się czas reakcji i to, czy serwisant przyjeżdża przygotowany. Tymczasem biuro spędza godziny na odbieraniu telefonów, układaniu grafiku, przepisywaniu protokołów i pilnowaniu przeglądów, a serwisanci wypełniają papiery wieczorem. Pomagamy firmom serwisowym i instalacyjnym zautomatyzować tę pracę na narzędziach, których już używają, z AI tam, gdzie pomaga.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli rozpoznajecie u siebie kilka z tych sytuacji, część pracy biura i serwisantów da się przenieść na system.
Firmy serwisowe i instalacyjne
Firma serwisowa łączy obsługę klienta, logistykę i pracę techniczną. Biuro przyjmuje zgłoszenia, planuje wizyty, zamawia części i rozlicza zlecenia. Serwisanci jeżdżą do klientów, naprawiają, montują i dokumentują pracę. Spora część pracy biura i część pracy serwisantów to przepisywanie danych i pilnowanie terminów. To właśnie tę pracę automatyzujemy.
Automatyzacja nie zastępuje serwisanta ani dyspozytora. Diagnoza, naprawa, decyzja o kolejności wizyt w nietypowej sytuacji i rozmowa z trudnym klientem zostają przy ludziach. System przyjmuje zgłoszenia, zbiera informacje, podpowiada terminy, prowadzi protokół i przygotowuje fakturę. AI pomaga przy porządkowaniu zgłoszeń, rozpoznaniu usterki ze zdjęcia i wyszukiwaniu informacji w dokumentacji urządzeń.
Nie wymieniamy programów do zarządzania serwisem, jeśli działają. Budujemy obok nich to, czego brakuje: formularze zgłoszeń, połączenia z pocztą i kalendarzami, protokoły na telefonie, przypomnienia o przeglądach i połączenie z programem do faktur. Połączenia budujemy w n8n, które może działać na serwerze w UE lub w infrastrukturze firmy.
Rozwiązania
Każde rozwiązanie opisujemy na osobnej stronie: jak działa, jak przebiega wdrożenie, warianty i bezpieczeństwo.
Co robimy
Od zgłoszenia klienta do faktury. Zaczynamy od obszaru, który zabiera najwięcej czasu.
Formularz ze zdjęciami, dane urządzenia i historia klienta w jednym miejscu.
Grafik serwisantów według umiejętności, lokalizacji i pilności.
Praca, części, zdjęcia i podpis klienta bez papieru.
Terminy przeglądów z umów i przepisów, z przypomnieniem dla klienta.
Oferty montażu i napraw z szablonów i cenników.
Części użyte w zleceniu, stany w samochodach i zamówienia.
Faktura z protokołu, w programie do faktur i KSeF.
Asystent przeszukujący instrukcje i historię napraw urządzeń.
Przykładowe przepływy
Typowe przepływy, które budujemy w serwisach. Decyzje zostają przy dyspozytorach i serwisantach.
Klient zgłasza awarię przez formularz
Serwisant jedzie przygotowany, a klient wie, kiedy przyjedzie.
Serwisant zamyka zlecenie na telefonie
Faktura wychodzi tego samego dnia, a biuro nie przepisuje protokołów.
Zbliża się termin przeglądu u klienta
Przeglądy nie umykają, a przychód z umów serwisowych jest przewidywalny.
Bezpieczeństwo
Serwis to dane klientów, adresy, dostęp do budynków i dokumentacja urządzeń. Wdrożenia projektujemy tak, żeby były pod kontrolą.
Automatyzacje mogą działać na serwerze w UE albo w infrastrukturze firmy.
Korzystamy z modeli w planach, w których dane nie służą do trenowania, i przesyłamy tylko to, co potrzebne.
Serwisant widzi swoje zlecenia, biuro grafik i rozliczenia, właściciel całość.
Kody do budynków i dane dostępowe tylko w zleceniu, którego dotyczą.
Każda automatyczna operacja jest zapisana, więc wiadomo, co i kiedy zrobił system.
Diagnozę, zakres naprawy i ceny ustalają serwisant i biuro.
Przykład z praktyki
Przykład firmy serwisującej klimatyzację i pompy ciepła, z kilkunastoma serwisantami.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Zgłoszenia | DziśTelefony i dopytywanie. | Po automatyzacjiFormularz ze zdjęciem i danymi urządzenia. |
| Grafik | DziśArkusz zmieniany kilka razy dziennie. | Po automatyzacjiPropozycje terminów według zasad. |
| Protokoły | DziśPapier przepisywany w biurze. | Po automatyzacjiTelefon serwisanta i podpis klienta. |
| Przeglądy | DziśArkusz i pamięć. | Po automatyzacjiPrzypomnienia z umów. |
| Faktury | DziśPo kilku dniach. | Po automatyzacjiTego samego dnia, po sprawdzeniu. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione. Pracujemy tak, żeby nie przerywać obsługi klientów.
Rozmawiamy z właścicielem, dyspozytorem i serwisantem, przeglądamy narzędzia i dokumenty, wybieramy obszar z największą stratą czasu.
Od wasGodzina rozmowy i informacja o używanych narzędziach.
Projektujemy przepływ, formularze i zasady: co robi system, co robi AI, a co zawsze robi człowiek.
Od wasAkceptacja projektu i przykładowe dokumenty.
Budujemy rozwiązanie i testujemy je z kilkoma serwisantami.
Od wasSerwisanci i dyspozytor oceniający testy.
Uruchamiamy rozwiązanie dla całego zespołu, szkolimy i pilnujemy działania. Kolejne obszary dokładamy, gdy pierwszy działa.
Od wasUwagi zespołu w pierwszych tygodniach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża biuro i serwisantów, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od jednego procesu i rozwijać automatyzację krok po kroku.
Dla firm, które chcą sprawdzić automatyzację na jednym obszarze.
Dla firm, które chcą uporządkować pracę od zgłoszenia do faktury.
Dla firm, które nie chcą zajmować się technologią.
Koszty
Każde wdrożenie wyceniamy po przeglądzie, przed startem. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Pilna awaria utknie w kolejce.
Zgłoszenia oznaczone jako pilne trafiają od razu do dyspozytora, także SMS-em.
Serwisanci nie przekonają się do telefonu.
Formularz protokołu projektujemy z serwisantami, tak żeby był szybszy niż papier.
Brak zasięgu u klienta.
Protokół można wypełnić bez internetu i wysłać po odzyskaniu połączenia.
Błędna faktura z protokołu.
Faktura trafia do sprawdzenia przed wysłaniem.
FAQ
Firmy serwisowe i instalacyjne: pytania i odpowiedzi
Nie. Automatyzujemy przyjmowanie zgłoszeń, podpowiedzi terminów, protokoły i faktury. Decyzje o grafiku w nietypowych sytuacjach zostają przy dyspozytorze.
Nie zawsze. Jeśli macie program, który działa, łączymy się z nim. Jeśli pracujecie w arkuszach, budujemy prostą bazę zleceń dopasowaną do waszej pracy.
Tak, do protokołów na telefonie. Wystarczy zwykły smartfon i przeglądarka, bez instalowania aplikacji.
Pilnujemy terminów i dokumentacji. Zakres przeglądów i wymagania przepisów określa firma i jej klienci.
Najczęściej od protokołów na telefonie połączonych z fakturą albo od przyjmowania zgłoszeń. Wskażemy najlepszy obszar na bezpłatnej konsultacji.
Pierwszy proces zwykle kilka tygodni. Wdrożenia obejmujące kilka obszarów prowadzimy etapami.
Tak. U instalatorów częściej zaczynamy od wycen i ofert, a u firm serwisowych od zgłoszeń i protokołów.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Automatyzacja procesów
Zgłoszenia trafiają do właściwej osoby, a klient dostaje odpowiedź szybciej.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Elastyczna baza danych, która zastępuje arkusze i staje się sercem procesów.
Zobacz usługęGmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
W firmie serwisowej pieniądze zarabia się u klienta, a traci w biurze: na telefonach, przestawianiu grafiku, przepisywaniu protokołów i fakturach wystawianych po tygodniu. Opisujemy siedem procesów, od których serwisy i firmy instalacyjne najczęściej zaczynają automatyzację.
Wiele firm serwisowych zaczyna porządkowanie pracy od zakupu programu. Czasem to dobry wybór, czasem po roku firma nadal przepisuje dane, tylko w innym miejscu. Opisujemy, jak podjąć tę decyzję i jak połączyć gotowy program z automatyzacją.
Umowy serwisowe dają firmie przewidywalny przychód, ale tylko wtedy, gdy są dobrze prowadzone. W wielu firmach przeglądy z umów umykają, prace poza zakresem nie są fakturowane, a nikt nie wie, które umowy są rentowne. Opisujemy, jak to uporządkować.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, czym zajmuje się wasz serwis, ilu macie serwisantów i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
