Firmy serwisowe: części i rozliczenia
Serwisant zużył część z samochodu, ale nikt jej nie odpisał. Zlecenie zakończyło się tydzień temu, ale faktura jeszcze nie wyszła. Naprawa gwarancyjna czeka na rozliczenie z producentem, bo brakuje zdjęcia. W wielu firmach serwisowych pieniądze uciekają między protokołem a fakturą. Automatyzujemy rozliczenia: części są odpisywane z protokołu, faktury powstają od razu, a gwarancje i rentowność zleceń są pod kontrolą.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, firma traci pieniądze między protokołem a fakturą.
Firmy serwisowe i instalacyjne
Przy zamknięciu zlecenia serwisant wybiera z listy użyte części, a system odpisuje je ze stanu w jego samochodzie. Gdy stan spada poniżej minimum, magazyn dostaje informację o uzupełnieniu, a gdy brakuje części w magazynie, przygotowuje się zamówienie do akceptacji.
Na podstawie protokołu, cennika i zasad umowy system przygotowuje fakturę w programie do faktur. Biuro ją sprawdza i wysyła, a faktura trafia do KSeF. Zlecenia gwarancyjne trafiają do zestawienia dla producenta z kompletem dokumentów: protokołem, zdjęciami, numerem seryjnym.
Raport zleceń pokazuje przychód, koszt części i czas pracy dla każdego zlecenia. Właściciel widzi, które rodzaje zleceń, klienci i umowy są rentowne, a które firma realizuje ze stratą.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do sposobu pracy z częściami i klientami.
Wybór z listy przy zamknięciu zlecenia.
Odpis części i minimalne stany.
Propozycje zamówień do akceptacji.
Na podstawie prac, części i cennika.
Faktury w programie do faktur i w KSeF.
Zestawienia dla producentów z dokumentami.
Lista zleceń zamkniętych bez faktury.
Przychód, części i czas pracy według zleceń.
Przykładowe przepływy
Od zamknięcia zlecenia do rozliczenia.
Serwisant zamyka protokół
Części i faktura rozliczone tego samego dnia.
Zamknięcie okresu
Nic nie zostaje bez rozliczenia.
Przykład z praktyki
Przykład firmy serwisowej z kilkunastoma samochodami serwisowymi.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Faktury | DziśPo kilku dniach lub tygodniach. | Po automatyzacjiTego samego dnia, po sprawdzeniu. |
| Części | DziśStany się nie zgadzają. | Po automatyzacjiOdpis z protokołu. |
| Gwarancje | DziśCzekają na dokumenty. | Po automatyzacjiZestawienie z kompletem. |
| Rentowność | DziśNieznana. | Po automatyzacjiRaport według zleceń. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Rozliczenia testujemy na jednym miesiącu równolegle z obecnym sposobem.
Sprawdzamy, jak dziś rozliczacie zlecenia, części i gwarancje.
Od wasRozmowa z osobą od rozliczeń.
Porządkujemy listę części, cennik i zasady rozliczeń.
Od wasWeryfikacja list i cennika.
Budujemy przepływy i porównujemy wyniki z obecnym sposobem.
Od wasOsoba porównująca wyniki.
Przełączamy rozliczenia i rozwijamy raporty.
Od wasInformacja o zmianach cen i zasad.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża biuro i serwisantów, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od faktur z protokołów.
Dla firm, które chcą szybciej fakturować.
Dla firm z częściami w samochodach.
Dla firm, które chcą znać rentowność.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Błędna faktura.
Faktura trafia do sprawdzenia przez biuro przed wysłaniem.
Serwisant nie wpisze części.
Lista części w protokole i porównanie ze stanem przy uzupełnieniach.
Zamówienie bez kontroli.
Zamówienia są propozycjami do akceptacji.
Niekompletne dokumenty gwarancyjne.
Protokół gwarancyjny wymaga numeru seryjnego i zdjęć.
FAQ
Części i rozliczenia zleceń: pytania i odpowiedzi
Nie zawsze. Przy prostym magazynie wystarczy baza części połączona z protokołami. Jeśli macie program magazynowy, łączymy się z nim.
Powstają automatycznie, a wysyła je biuro po sprawdzeniu.
Przygotowujemy zestawienia z kompletem dokumentów w formacie wymaganym przez producenta, jeśli jest znany.
Tak, raport pokazuje przychód, koszt części i czas pracy dla zleceń, klientów i umów.
Tak, przez wasz program do faktur albo przez bezpośrednie połączenie.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
Elastyczna baza danych, która zastępuje arkusze i staje się sercem procesów.
Zobacz usługęAutomatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Umowy serwisowe dają firmie przewidywalny przychód, ale tylko wtedy, gdy są dobrze prowadzone. W wielu firmach przeglądy z umów umykają, prace poza zakresem nie są fakturowane, a nikt nie wie, które umowy są rentowne. Opisujemy, jak to uporządkować.
Wiele firm serwisowych zaczyna porządkowanie pracy od zakupu programu. Czasem to dobry wybór, czasem po roku firma nadal przepisuje dane, tylko w innym miejscu. Opisujemy, jak podjąć tę decyzję i jak połączyć gotowy program z automatyzacją.
Gdy sprzedaż i księgowość pracują na tych samych danych, znika przepisywanie, spada liczba błędów na fakturach, a handlowiec widzi, czy klient zapłacił. Pokazujemy, jak to poukładać.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, czym zajmuje się wasz serwis, ilu macie serwisantów i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
