Pośrednictwo ubezpieczeniowe: dokumenty
Analiza potrzeb klienta, pełnomocnictwo brokerskie, zgody na kontakt, oświadczenia: dokumentów przy każdym kliencie jest sporo, a część z nich trzeba przechowywać i umieć szybko odnaleźć. Automatyzujemy dokumenty: powstają z szablonów agencji i danych z CRM, trafiają do podpisu i do archiwum przy kliencie, a braki są widoczne od razu.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, dokumentacja zabiera czas i rodzi ryzyko braków.
Pośrednictwo ubezpieczeniowe
Wzory dokumentów agencji zamieniamy w szablony z polami do wypełnienia. Agent wybiera dokument, a system wypełnia go danymi klienta i polisy z CRM. Brakujące dane są wskazane przed wygenerowaniem dokumentu.
Gotowy dokument trafia do podpisu, także elektronicznego, jeśli z niego korzystacie, a podpisany do archiwum przy kliencie. Każdy klient ma listę dokumentów z datami, więc braki i dokumenty wymagające odnowienia widać od razu.
Treść wzorów i zgodność z przepisami dotyczącymi dystrybucji ubezpieczeń pozostają w gestii agencji. Automatyzacja pilnuje, żeby właściwy dokument powstał, został podpisany i dał się szybko odnaleźć.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do wzorów i rodzaju działalności.
Analiza potrzeb, pełnomocnictwa, zgody i oświadczenia.
Dane klienta i polisy bez przepisywania.
Brakujące dane wskazane przed wygenerowaniem.
Dokument do podpisu bez drukowania.
Podpisane dokumenty w jednym miejscu.
Co jest, czego brakuje, co wymaga odnowienia.
Wygasające pełnomocnictwa i zgody z przypomnieniem.
Dokumenty klienta odnalezione w kilka sekund.
Przykładowe przepływy
Od danych w CRM do podpisanego dokumentu.
Pierwsza rozmowa z klientem
Komplet dokumentów od pierwszego dnia współpracy.
Pełnomocnictwo kończy się za miesiąc
Klient nie zostaje bez obsługi przez formalność.
Przykład z praktyki
Przykład agencji brokerskiej obsługującej klientów firmowych.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Przygotowanie | DziśKopiowanie poprzednich. | Po automatyzacjiSzablon i dane z CRM. |
| Podpis | DziśDruk i skan. | Po automatyzacjiPodpis elektroniczny. |
| Archiwum | DziśSkrzynki i segregatory. | Po automatyzacjiPrzy kliencie. |
| Braki | DziśWychodzą przy kontroli. | Po automatyzacjiWidoczne na bieżąco. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej agencji.
Wdrożenie
Zaczynamy od najczęściej używanych dokumentów.
Zbieramy wzory dokumentów i sprawdzamy, skąd pochodzą dane.
Od wasAktualne wzory dokumentów.
Zamieniamy wzory w szablony i ustalamy listy dokumentów dla klientów.
Od wasAkceptacja szablonów.
Budujemy przepływ i testujemy go na nowych klientach.
Od wasAgent sprawdzający dokumenty testowe.
Aktualizujemy szablony przy zmianach wzorów lub przepisów.
Od wasInformacja o zmianach we wzorach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża agentów i biuro, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od szablonów najważniejszych dokumentów.
Dla agencji, które chcą skończyć z kopiowaniem.
Dla agencji, które chcą pracować bez papieru.
Dla agencji z wieloma klientami firmowymi.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Błędne dane w dokumencie.
Dane pochodzą z CRM, braki są wskazane, a dokument sprawdza agent.
Nieaktualny wzór.
Wzory są w jednym miejscu, a ich zmiana obejmuje wszystkie nowe dokumenty.
Dostęp do dokumentów klientów.
Uprawnienia według ról w agencji.
Dokument z danymi o zdrowiu w niewłaściwym miejscu.
Takie dokumenty mają osobne, ograniczone uprawnienia.
FAQ
Dokumenty klientów: pytania i odpowiedzi
Agencja, najlepiej z prawnikiem lub zgodnie z wytycznymi towarzystw. My zamieniamy wzory w szablony i automatyzujemy ich wypełnianie.
Nie zastępuje oceny prawnej. Pomaga pilnować, żeby właściwe dokumenty powstały, zostały podpisane i były łatwe do odnalezienia.
Nie. Dokumenty mogą być podpisywane tradycyjnie i skanowane do archiwum.
Tak, możemy uporządkować i przenieść archiwum. Zakres zależy od liczby i formy dokumentów.
Tak, polisy i dokumenty od towarzystw mogą trafiać do archiwum klienta z poczty lub z dysku.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Agent ubezpieczeniowy zarabia na doradztwie i relacjach, a dużą część dnia spędza na przepisywaniu danych, szukaniu polis i rozliczeniach. Opisujemy siedem procesów, od których agencje i brokerzy najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Agenci ubezpieczeniowi pracują na dokumentach i wiadomościach, więc AI może im sporo pomóc. Jednocześnie pracują na danych, które wymagają ostrożności, i wykonują pracę doradczą, której AI nie powinno przejmować. Opisujemy, jak to pogodzić.
Automatyzacja nie zwalnia z ochrony danych osobowych, ale też nie musi być jej wrogiem. Pokazujemy, o czym pamiętać, łącząc systemy z danymi klientów i pracowników, i co sprawdzić przed uruchomieniem.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, czy jesteście agencją, multiagencją czy brokerem, i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
