RODO a automatyzacja procesów — na co uważać?
Automatyzacja nie zwalnia z ochrony danych osobowych. Praktyczne wskazówki dla firm, które łączą systemy z danymi klientów i pracowników.
Automatyzacja często oznacza przepływ danych między wieloma narzędziami. Z perspektywy RODO każdy taki przepływ trzeba traktować jak proces przetwarzania — z określonym celem, podstawą prawną i zabezpieczeniami.
Minimalizacja danych
Przenoś tylko pola niezbędne do danego procesu. Jeśli automatyzacja wysyłki faktury nie potrzebuje daty urodzenia klienta, nie przekazuj jej do kolejnego systemu.
Umowy powierzenia
Sprawdź, czy dostawcy narzędzi automatyzacji i chmury mają podpisane umowy powierzenia. W dokumentacji wdrożenia warto zapisać, jakie kategorie danych przechodzą przez które integracje.
Dostęp i audyt
Ogranicz dostęp do przepływów z danymi wrażliwymi. Loguj zmiany w automatyzacjach tak samo jak w systemach źródłowych — kto zmodyfikował regułę i kiedy.
Prawa osób
Upewnij się, że możesz usunąć lub zaktualizować dane we wszystkich systemach powiązanych automatyzacją. Bez tego realizacja żądań RODO będzie wymagała ręcznego grzebania w kilku narzędziach.
RODO nie blokuje automatyzacji — wymusza natomiast świadome projektowanie. Dobrze udokumentowany przepływ to mniejsze ryzyko niż ręczne kopiowanie danych między arkuszami.
Masz pytania?
Porozmawiajmy o automatyzacji w Twojej firmie
Opowiedz o swoich procesach — pokażemy, od czego warto zacząć.