Automatyzacja onboardingu pracownika krok po kroku

Nowa osoba przychodzi w poniedziałek o 9:00. Recepcja nie wie, że ktoś ma dziś zacząć. Laptop jest, ale bez konta. Przełożony ma cały dzień spotkań, więc pierwsze godziny mijają na czytaniu regulaminu. Dostęp do CRM przychodzi w środę, szkolenie BHP w przyszłym tygodniu.

Nikt tu nie zawinił wprost. Każda osoba miała swoje zadanie, tylko nikt nie pilnował całości. Tak wygląda onboarding w wielu firmach, które zatrudniają co kilka tygodni: za rzadko, żeby mieć dział od tego, i za często, żeby każdy raz robić od zera.

Automatyzacja onboardingu nie wymaga wdrażania dużego systemu HR. W większości firm wystarczy połączyć narzędzia, które już są, i opisać proces raz, porządnie. Pokazujemy, jak to zrobić krok po kroku.

Dlaczego onboarding się sypie

Onboarding to proces, w którym bierze udział kilka osób z różnych działów, a każda ma inne priorytety. HR zbiera dokumenty, IT zakłada konta, przełożony planuje pierwsze zadania, księgowość dodaje osobę do listy płac. Informacja o nowym pracowniku krąży mailami i na komunikatorze, a lista zadań istnieje głównie w czyjejś głowie.

Skutki są przewidywalne: opóźnione dostępy, zapomniane szkolenia, nowa osoba, która w pierwszym tygodniu czuje się niepotrzebna. Do tego ryzyko, o którym mówi się rzadziej: ktoś dostaje dostęp do systemów przed podpisaniem umowy o poufności albo zachowuje go długo po odejściu.

Etapy onboardingu i co może dziać się samo

Dobrze jest podzielić onboarding na etapy. Przy każdym widać, co wymaga człowieka, a co może zrobić automat.

Zauważ, że automat nigdzie nie zastępuje rozmowy. Pilnuje terminów, zakłada konta, wysyła wiadomości. Rozmowa z nową osobą dalej należy do ludzi, tylko teraz mają na nią czas.

Jak to zbudować krok po kroku

1. Spisz obecny proces

Usiądź z osobą z HR, kimś z IT i jednym przełożonym. Przejdźcie przez ostatnie zatrudnienie od podpisania umowy do końca okresu próbnego. Zapiszcie każdy krok, kto go robi i skąd wie, że ma go zrobić. To zwykle najbardziej odkrywcza godzina całego projektu. Jak poprowadzić takie spotkanie, opisujemy w artykule o mapowaniu procesów.

2. Ustal, co uruchamia proces

Najlepszym punktem startu jest jedno zdarzenie, które zawsze się pojawia: podpisanie umowy, wpis w systemie kadrowym albo wypełnienie formularza „nowy pracownik” przez przełożonego. Od tego momentu wszystko dzieje się według planu.

3. Przygotuj szablony według stanowisk

Handlowiec potrzebuje CRM, programista repozytorium kodu, księgowa programu finansowego. Zamiast jednej listy dla wszystkich lepiej mieć kilka szablonów: wspólną część dla każdego i dodatki dla konkretnych ról. Takie szablony dobrze sprawdzają się w bazie w Airtable, razem z rekrutacją, o czym piszemy w artykule Airtable w praktyce.

4. Połącz narzędzia

Tu zaczyna się właściwa automatyzacja. Najczęściej łączymy:

• system kadrowy lub formularz, z którego przychodzi informacja o nowej osobie,
• Google Workspace albo Microsoft 365, gdzie zakładają się konto pocztowe i dostęp do plików,
• komunikator (Slack lub Teams), w którym nowa osoba trafia do właściwych kanałów,
• narzędzie do zadań, np. Asana, ClickUp, Trello albo Jira, gdzie powstaje lista zadań z terminami,
• kalendarz, w którym planują się spotkania i szkolenia.

5. Dodaj przypomnienia i eskalacje

Lista zadań sama nic nie zmieni, jeśli nikt jej nie pilnuje. Automat przypomina osobie odpowiedzialnej dzień przed terminem, a jeśli zadanie dalej jest otwarte, informuje HR. Dzięki temu nikt nie musi ręcznie sprawdzać, czy IT założyło konta.

6. Zapytaj nową osobę, jak było

Krótka ankieta po pierwszym tygodniu i po miesiącu mówi więcej niż jakikolwiek raport. Trzy pytania wystarczą: czego brakowało, co było zbędne, czego szukaliście najdłużej. Odpowiedzi pokażą, co poprawić przy kolejnym zatrudnieniu.

Przykład: nowy handlowiec zaczyna w poniedziałek

Tak może wyglądać onboarding po automatyzacji w firmie, która zatrudnia handlowca na umowę o pracę:

• Dwa tygodnie przed startem: HR oznacza umowę jako podpisaną. Automat tworzy listę zadań według szablonu „handlowiec”, a IT dostaje zadanie przygotowania laptopa z terminem.
• Tydzień przed startem: zakładają się konto pocztowe, dostęp do CRM i kanałów zespołu sprzedaży. Przełożony dostaje przypomnienie, żeby zaplanować pierwsze spotkania z klientami do współprowadzenia.
• Trzy dni przed startem: nowa osoba dostaje maila z planem pierwszego tygodnia, informacją, gdzie i o której się zgłosić, oraz linkami do materiałów o firmie i produktach.
• Pierwszy dzień: na kanale zespołu pojawia się powitanie, a w kalendarzu są już spotkanie z przełożonym, szkolenie z CRM i szkolenie BHP.
• Po 30, 60 i 90 dniach: przełożony dostaje przypomnienie o rozmowie, a nowa osoba krótką ankietę.

Żadnego z tych kroków nikt nie musi pamiętać. HR widzi w jednym miejscu, co jest zrobione, a co nie, i reaguje tylko wtedy, gdy coś się opóźnia. Przełożony z kolei nie dowiaduje się w piątek po południu, że w poniedziałek ktoś zaczyna, bo przypomnienie dostał dwa tygodnie wcześniej. A nowa osoba już pierwszego dnia może zrobić coś sensownego, zamiast czekać na hasło do poczty.

Dobrym uzupełnieniem jest asystent AI podłączony do firmowych procedur, któremu nowa osoba może zadawać pytania o urlopy, rozliczenia czy cenniki. Piszemy o tym w artykule AI w codziennej pracy zespołu.

Offboarding, czyli ta sama droga w drugą stronę

O onboardingu mówi się dużo, o offboardingu prawie wcale. A to właśnie przy odejściu pracownika firma najczęściej ryzykuje. Konto pocztowe działa jeszcze miesiąc, dostęp do CRM z danymi klientów zostaje, bo nikt nie pamiętał, a hasło do wspólnego konta w mediach społecznościowych zna osoba, która pracuje już u konkurencji.

Ten sam mechanizm, który zakłada konta według stanowiska, może je też odbierać. Data końca umowy uruchamia listę: blokada kont, przekazanie skrzynki i plików, zwrot sprzętu, zmiana haseł do wspólnych kont, rozliczenie urlopu. Każdy krok z właścicielem i terminem. To jedna z tych automatyzacji, które chronią firmę bardziej, niż oszczędzają czas.

Dane osobowe w onboardingu

Onboarding to dużo danych osobowych: PESEL, adres, numer konta, czasem dane rodziny czy informacje o zdrowiu. Automatyzując ten proces, trzeba uważać, żeby nie rozsyłać ich po kolejnych narzędziach.

Prosta zasada: do narzędzia do zadań i komunikatora trafia tylko imię, nazwisko, stanowisko i data startu. Dane kadrowe zostają w systemie kadrowym. Więcej o tym, jak łączyć automatyzację z RODO, piszemy w osobnym artykule o RODO w automatyzacji procesów.

Czego nie automatyzować

Automatyzacja HR ma sens tam, gdzie jest logistyka. Nie ma sensu tam, gdzie liczy się relacja. Nie automatyzuj:

• pierwszej rozmowy z przełożonym,
• przedstawienia zespołowi (automatyczny post powitalny na komunikatorze jest w porządku, ale nie zastępuje przedstawienia na spotkaniu),
• rozmowy kończącej okres próbny,
• rozmowy przy odejściu, jeśli firma chce się dowiedzieć, dlaczego ktoś odchodzi.

Jak sprawdzić, czy to działa

Po kilku zatrudnieniach porównaj trzy rzeczy z tym, jak było wcześniej: ile dni mija do momentu, gdy nowa osoba ma wszystkie dostępy, ile razy ktoś musiał się upominać o zadanie i co mówią ankiety po pierwszym tygodniu. Jeśli dostępy są w dniu startu, a w ankietach nikt nie pisze o czekaniu, onboarding działa.

Ile to kosztuje i czy się opłaca

Koszt zależy od liczby narzędzi do połączenia i tego, czy firma chce automatycznie zakładać konta, czy wystarczy lista zadań z przypomnieniami. Prosta wersja opiera się często na narzędziach, które firma już ma, więc koszty stałe są niewielkie.

Przy ocenie opłacalności nie licz tylko godzin HR. Policz też dni, w których nowa osoba czeka na dostępy zamiast pracować, i ryzyko związane z kontami, które nie zostały zablokowane po odejściu pracownika. Jak zebrać te liczby w jeden rachunek, pokazujemy w artykule jak mierzyć ROI automatyzacji.

Jeśli zastanawiasz się, czy lepiej zbudować to w Power Automate, bo firma pracuje w Microsoft 365, czy w Make albo n8n, porównanie znajdziesz w tekście jak wybrać narzędzie do automatyzacji. A przed startem warto przejrzeć listę błędów przy pierwszym wdrożeniu automatyzacji.

Od czego zacząć

Jeśli zatrudniasz kilka osób w roku, zacznij od jednej rzeczy: listy zadań uruchamianej podpisaniem umowy, z przypomnieniami dla osób odpowiedzialnych. Już to usuwa większość chaosu. Zakładanie kont i offboarding dołożysz w drugim kroku. Jak wygląda cały proces po wdrożeniu, z wariantami zakresu i etapami prac, opisujemy na stronie onboarding i offboarding pracownika.

Jeśli zatrudniasz regularnie albo w kilku lokalizacjach, lepiej od razu zaprojektować całość, łącznie z offboardingiem i bezpieczeństwem danych. Tym zajmujemy się przy automatyzacji dla HR. Onboarding to zresztą jeden z pięciu procesów, które najczęściej polecamy na start, obok faktur i obsługi zapytań. Pozostałe opisujemy w artykule co zautomatyzować w małej firmie.