Biura rachunkowe: dokumenty od klientów
W wielu biurach koniec miesiąca zaczyna się od pogoni za dokumentami. Klienci wysyłają je mailem, przez komunikatory, zdjęciami z telefonu albo przynoszą w kopercie, a zespół sprawdza, czego brakuje, i przypomina każdemu osobno. Automatyzujemy tę część pracy: dokumenty trafiają do jednego miejsca, są przypisane do klienta i miesiąca, a przypomnienia o brakach wysyłają się same.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są codziennością biura, zbieranie dokumentów zabiera więcej czasu niż ich księgowanie.
Biura rachunkowe
Zaczynamy od kanałów, których klienci już używają. Dokumenty mogą dalej przychodzić na wspólny adres mailowy biura, przez prosty formularz albo zdjęciem z telefonu. System rozpoznaje klienta po adresie nadawcy, numerze NIP na dokumencie lub linku przypisanym do klienta, a następnie zapisuje plik w odpowiednim folderze z czytelną nazwą: klient, miesiąc, rodzaj dokumentu.
Każdy dokument jest odnotowany w zestawieniu klienta. Dzięki temu zespół widzi, kto przesłał dokumenty za dany miesiąc, a kto jeszcze nie. Zbliżający się termin uruchamia przypomnienia: najpierw uprzejme, potem bardziej stanowcze, a na końcu informację dla księgowego prowadzącego klienta.
Jeśli biuro chce iść dalej, dokumenty mogą od razu trafić do odczytu danych z AI i do programu księgowego. To osobny krok, który opisujemy na stronie o odczycie dokumentów. Samo zbieranie i porządkowanie działa także bez niego.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do sposobu pracy biura i do tego, jak klienci przesyłają dokumenty.
Skrzynka mailowa, formularz lub portal, z których dokumenty trafiają do jednego miejsca.
Przypisanie dokumentu do klienta po nadawcy, NIP lub indywidualnym linku.
Zapis w folderze klienta i miesiąca z jednolitą nazwą pliku.
Oznaczanie duplikatów, nieczytelnych zdjęć i plików w nieobsługiwanym formacie.
Zestawienie klientów z liczbą dokumentów i informacją, kto przesłał wszystko.
Wiadomości do klientów według kalendarza biura, z treścią, którą ustalacie.
Oczekiwane co miesiąc dokumenty klienta, np. wyciąg, lista płac, faktury od stałych dostawców.
Którzy klienci najczęściej spóźniają się z dokumentami i ile czasu to kosztuje.
Przykładowe przepływy
Od dokumentu u klienta do kompletu w biurze.
Klient wysyła fakturę na adres biura
Dokument jest na miejscu, zanim ktokolwiek otworzy skrzynkę.
Kilka dni przed terminem przesłania dokumentów
Zespół nie musi pamiętać, do kogo dzwonić. Wie tylko o klientach, którzy wymagają rozmowy.
Przykład z praktyki
Przykład biura obsługującego około trzystu klientów, głównie jednoosobowe działalności i małe spółki.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Kanały | DziśMaile do kilku osób, komunikatory, papier. | Po automatyzacjiWspólny adres i formularz, wszystko w jednym miejscu. |
| Porządek | DziśPliki z przypadkowymi nazwami w skrzynkach. | Po automatyzacjiFolder klienta i miesiąca, jednolite nazwy. |
| Przypomnienia | DziśTelefony i maile pisane ręcznie. | Po automatyzacjiAutomatyczne przypomnienia z listą braków. |
| Status | DziśArkusz aktualizowany, gdy ktoś znajdzie czas. | Po automatyzacjiZestawienie kompletności na bieżąco. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym biurze.
Wdrożenie
Cztery etapy. Nowy sposób przyjmowania dokumentów uruchamiamy najpierw dla wybranej grupy klientów.
Sprawdzamy, jak dziś przychodzą dokumenty, gdzie są przechowywane i jak wygląda kalendarz biura.
Od wasRozmowa z osobą, która zbiera dokumenty, i dostęp do przykładowych plików.
Ustalamy kanały, strukturę folderów, nazwy plików, harmonogram i treść przypomnień.
Od wasAkceptacja zasad i treści wiadomości do klientów.
Uruchamiamy rozwiązanie dla kilkunastu klientów i poprawiamy to, co wymaga dopasowania.
Od wasWybór klientów do pilotażu i uwagi zespołu.
Włączamy wszystkich klientów i pilnujemy działania przy kolejnych zamknięciach miesiąca.
Od wasInformacja dla klientów o adresie lub formularzu do przesyłania dokumentów.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża zespół, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest poufna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od porządku w dokumentach i przypomnień, a odczyt danych dodać później.
Dla biur, które chcą skończyć z pogonią za dokumentami.
Dla biur, które chcą dać klientom jedno miejsce na dokumenty i informacje.
Dla biur, które chcą od razu ograniczyć przepisywanie.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Dokument trafi do złego klienta.
Przypisanie opiera się na kilku cechach naraz, a dokumenty bez pewnego dopasowania trafiają do kolejki do sprawdzenia.
Przypomnienia zirytują klientów.
Treść i częstotliwość ustalacie sami, a dla wybranych klientów przypomnienia można wyłączyć.
Klienci będą dalej wysyłać dokumenty do księgowych prywatnie.
Obsługujemy też skrzynki księgowych, a przekierowania ustawiamy tak, żeby dokumenty i tak trafiały do wspólnego miejsca.
Dane klientów w niewłaściwym miejscu.
Dokumenty zostają w waszym magazynie plików, z uprawnieniami według księgowych prowadzących klientów.
FAQ
Dokumenty od klientów: pytania i odpowiedzi
Nie. Dokumenty mogą dalej przychodzić mailem. Formularz lub portal to opcja dla biur, które chcą uporządkować kontakt z klientami.
W miejscu, którego biuro już używa, np. na dysku w Microsoft 365 lub Google Workspace albo na serwerze biura. Nie przenosimy ich do nowych usług bez potrzeby.
Tak. Oprócz adresu nadawcy korzysta z numeru NIP na dokumencie i indywidualnych linków. Dokumenty bez pewnego dopasowania trafiają do sprawdzenia przez zespół.
Tak, jeśli biuro korzysta z bramki SMS. Najczęściej zaczynamy od maila, a SMS dodajemy dla klientów, którzy nie reagują na wiadomości.
Tak. Faktury z KSeF mogą trafiać do tego samego zestawienia klienta co dokumenty przesłane mailem. Opisujemy to na stronie o KSeF w biurze rachunkowym.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
W biurze rachunkowym sporo czasu zabiera praca, która nie wymaga wiedzy księgowej. Opisujemy siedem procesów, od których biura najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
KSeF zmienił sposób, w jaki faktury trafiają do biura, ale nie usunął pracy z dokumentami. Opisujemy, jak zorganizować pracę biura z KSeF dla wielu klientów i które elementy warto zautomatyzować.
Wiedza firmy leży w segregatorach, skrzynkach mailowych, arkuszach i głowach pracowników. Pokazujemy, jak zebrać ją w jednym miejscu krok po kroku, tak żeby projekt nie utonął w skanowaniu wszystkiego, co jest w archiwum.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje biuro i co zabiera najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i jak zadbać o bezpieczeństwo danych klientów.
