KSeF w pracy biura rachunkowego: organizacja, uprawnienia i automatyzacja

Krajowy System e-Faktur miał uprościć pracę z fakturami i w wielu miejscach to robi. Faktury krajowe są w jednym systemie, w ustandaryzowanym formacie, bez skanowania i przepisywania. Dla biura rachunkowego, które obsługuje kilkuset klientów, KSeF oznacza jednak także nowe zadania: uprawnienia, pobieranie faktur dla każdego klienta, łączenie ich z dokumentami spoza systemu i odpowiadanie klientom na pytania.

W tym artykule opisujemy, jak zorganizować pracę biura z KSeF i które jej elementy warto zautomatyzować. Nie opisujemy szczegółowo przepisów ani harmonogramu obowiązków, bo te zmieniają się i najlepiej sprawdzać je w aktualnych materiałach Ministerstwa Finansów. Skupiamy się na organizacji pracy.

Co KSeF zmienia w pracy biura

Przed KSeF faktury trafiały do biura od klientów: mailem, na papierze, przez portale. Teraz faktury krajowe biuro może pobrać bezpośrednio z KSeF, jeśli klient nadał mu uprawnienia. To duża zmiana: biuro nie musi czekać, aż klient prześle fakturę, i ma pewność, że dane są zgodne z tym, co wystawił sprzedawca.

Jednocześnie KSeF nie obejmuje wszystkiego. Do biura nadal trafiają paragony, faktury od zagranicznych dostawców, rachunki, dokumenty kadrowe, wyciągi bankowe i inne dokumenty. Biuro pracuje więc na dwóch strumieniach: fakturach z KSeF i dokumentach spoza systemu. Problem pojawia się, gdy te strumienie żyją w osobnych miejscach.

Uprawnienia: podstawa pracy biura

Biuro pracuje w KSeF na podstawie uprawnień nadanych przez klientów. W praktyce warto zadbać o kilka rzeczy:

• Lista uprawnień. Którzy klienci nadali biuru uprawnienia, w jakim zakresie i od kiedy. Bez takiej listy problemy wychodzą dopiero wtedy, gdy pobieranie faktur przestaje działać.
• Instrukcja dla klientów. Krótki opis, jak nadać biuru uprawnienia, oszczędza wielu telefonów przy nowych klientach.
• Zmiany w zespole. Gdy zmienia się księgowa prowadząca klienta albo ktoś odchodzi z biura, uprawnienia i dostępy trzeba zaktualizować.
• Koniec współpracy. Gdy klient odchodzi, biuro powinno przestać pobierać jego faktury, a dostęp powinien zostać uporządkowany.

Te zadania są proste, ale przy kilkuset klientach łatwo o nich zapomnieć. To dobry kandydat do automatyzacji: system może prowadzić listę klientów i uprawnień oraz informować zespół, gdy pobieranie dla klienta się nie powiodło.

Procedury w biurze

KSeF dobrze jest opisać w procedurach biura, nawet krótko. Kto odpowiada za uprawnienia klientów, kto sprawdza, czy pobieranie działa, co robić, gdy KSeF jest niedostępny, jak postępować z fakturą, która w KSeF nie występuje, a klient twierdzi, że ją otrzymał. Takie sytuacje zdarzają się rzadko, ale gdy się zdarzają, zespół traci czas na ustalanie, co robić.

Procedury przydają się też przy wdrażaniu nowych osób. Nowa księgowa szybciej odnajdzie się w pracy, jeśli wie, skąd biorą się faktury klientów, gdzie są dokumenty spoza KSeF i jak sprawdzić, czy klient jest kompletny. Jeśli biuro nie ma jeszcze opisanych procesów, dobrym początkiem jest ich rozrysowanie, o czym piszemy w artykule od czego zacząć mapowanie procesów.

Pobieranie faktur dla wielu klientów

Część programów księgowych pobiera faktury z KSeF dla klientów biura, inne robią to tylko częściowo albo wymagają ręcznego uruchamiania dla każdego klienta. Zanim biuro zacznie budować coś nowego, warto sprawdzić, co dokładnie robi jego program:

• czy pobiera faktury zakupowe i sprzedażowe,
• czy robi to automatycznie, czy po kliknięciu,
• czy obsługuje wszystkich klientów, czy tylko wybranych,
• czy informuje o problemach z pobieraniem.

Jeśli program robi wszystko, czego potrzebujecie, nie ma sensu tego dublować. Jeśli czegoś brakuje, automatyzacja może uzupełnić tylko te elementy. Opisujemy to na stronie KSeF w biurze rachunkowym.

Jedno zestawienie dokumentów klienta

Najczęstszy problem, który widzimy w biurach po wejściu KSeF, to rozproszenie. Faktury z KSeF są w programie księgowym albo w osobnym folderze, a reszta dokumentów w mailach, komunikatorach i na dysku. Księgowa, żeby ocenić, czy klient jest kompletny za dany miesiąc, musi sprawdzić kilka miejsc.

Dobrze działa jedno zestawienie dokumentów klienta za miesiąc, w którym widać faktury z KSeF i dokumenty przesłane przez klienta. Takie zestawienie może aktualizować się automatycznie: faktury z KSeF dopisują się po pobraniu, dokumenty od klienta po przesłaniu. O zbieraniu dokumentów spoza KSeF piszemy na stronie dokumenty od klientów biura.

Duplikaty

Klienci przyzwyczajeni do przesyłania faktur do biura często robią to dalej, także z fakturami, które są już w KSeF. Bez kontroli ta sama faktura może trafić do ksiąg dwa razy. Prosty mechanizm porównujący numer faktury, NIP sprzedawcy i kwoty z fakturami z KSeF pozwala oznaczyć duplikaty, zanim ktoś je zaksięguje.

Drugie rozwiązanie to komunikacja z klientami: informacja, których faktur nie trzeba już przesyłać, bo biuro pobiera je z KSeF. Zmniejsza to liczbę duplikatów, ale ich nie eliminuje, więc kontrola i tak jest potrzebna.

Komunikacja z klientami o KSeF

KSeF zmienił też pytania klientów. Klienci pytają, czy biuro widzi ich faktury, czy muszą jeszcze coś przesyłać, co zrobić z fakturą zagraniczną. Część tych pytań można obsłużyć automatycznie: informacją, jakie faktury biuro pobrało za dany miesiąc, albo krótkim przewodnikiem po tym, które dokumenty klient nadal musi przesłać. O automatyzacji komunikacji piszemy na stronie komunikacja z klientami.

Faktury sprzedażowe klientów

KSeF daje biuru dostęp nie tylko do faktur zakupowych, ale też sprzedażowych klientów, w zależności od nadanych uprawnień. To ułatwia pracę przy klientach, którzy dotąd przesyłali zestawienia sprzedaży z opóźnieniem. Biuro widzi sprzedaż na bieżąco i może wcześniej zauważyć np. brak faktur w danym miesiącu albo nietypowo wysokie kwoty, które warto omówić z klientem przed zamknięciem.

Takie obserwacje też można zautomatyzować: krótki raport dla księgowej o klientach, u których sprzedaż w KSeF wyraźnie różni się od poprzednich miesięcy, pomaga zadać pytanie klientowi wcześniej, a nie w ostatnim dniu przed terminem. O łączeniu danych o sprzedaży z innymi systemami piszemy w artykule integracja CRM z fakturowaniem.

Co zautomatyzować w pracy z KSeF

Większość tych elementów to klasyczna automatyzacja, która działa obok programu księgowego. Jeśli chcecie zobaczyć, jak takie połączenia buduje się technicznie, opisujemy to na stronie n8n i KSeF, a szerszy przegląd procesów do automatyzacji w biurze znajdziecie w artykule co zautomatyzować w biurze rachunkowym.