Sztuczna inteligencja w księgowości
Księgowi coraz częściej sięgają po AI, zwykle na prywatnych kontach i bez zasad. Pomagamy biurom rachunkowym wdrożyć sztuczną inteligencję bezpiecznie: z kontrolą nad danymi klientów, z jasnymi zasadami i tam, gdzie faktycznie oszczędza czas, czyli przy dokumentach, opisie kosztów i pytaniach klientów.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli rozpoznajecie u siebie któreś z tych sytuacji, to dobry moment, żeby uporządkować korzystanie z AI.
Biura rachunkowe
Pierwszy poziom to narzędzia AI dla księgowych: czat z modelem językowym na koncie firmowym, z zasadami korzystania i szkoleniem. Księgowi szybciej przygotowują wyjaśnienia dla klientów, streszczają pisma z urzędów i porządkują notatki, a biuro wie, gdzie trafiają dane.
Drugi poziom to AI w procesach biura. Model odczytuje faktury, paragony, wyciągi i inne dokumenty, rozpoznaje ich rodzaj i proponuje opis kosztu na podstawie historii klienta. Dane trafiają do sprawdzenia, a dokumenty, przy których AI nie ma pewności, są oznaczane do ręcznej weryfikacji.
Trzeci poziom to asystent AI dla zespołu i klientów. Odpowiada na pytania na podstawie dokumentów biura: umów z klientami, cennika, procedur i wcześniejszych odpowiedzi. Nie interpretuje przepisów za księgowego, tylko udostępnia to, co biuro już wie, i przekazuje trudniejsze pytania właściwej osobie.
Co robimy
Zastosowania, które wdrażamy najczęściej. Każde z nich działa jako wsparcie, a decyzję zawsze podejmuje księgowy.
Dane z faktur, paragonów, wyciągów i not odczytane i przygotowane do sprawdzenia.
Automatyczne rozróżnienie faktury, korekty, paragonu, umowy i pisma oraz przypisanie do klienta.
Kategoria i opis kosztu na podstawie wcześniejszych dokumentów klienta, do akceptacji księgowego.
Dopasowanie pozycji z wyciągu do faktur i lista pozycji do wyjaśnienia.
Streszczenie pisma, termin i lista potrzebnych dokumentów jako materiał roboczy.
Odpowiedzi na typowe pytania na podstawie dokumentów biura, z przekazaniem trudniejszych spraw księgowemu.
Projekty maili tłumaczących rozliczenie prostym językiem, do sprawdzenia przez księgowego.
Polityka korzystania z AI w biurze i warsztaty dla księgowych na prawdziwych zadaniach.
Bezpieczeństwo
Pierwsze pytanie, które słyszymy od właścicieli biur. Odpowiadamy na nie rozwiązaniami, a nie obietnicami.
Księgowi korzystają z AI na kontach biura, w planach, w których dane nie służą do trenowania modeli.
Do modelu trafia tylko to, co potrzebne do zadania, np. sam dokument, bez całej historii klienta.
Przepływy z AI mogą działać na serwerze w UE albo w infrastrukturze biura, bez zewnętrznych usług automatyzacji.
Asystent pokazuje tylko informacje o klientach, których obsługuje dana osoba.
Pisemne zasady korzystania z AI: co wolno przesyłać, jak oznaczać dane do sprawdzenia, kto odpowiada za weryfikację.
Każdy wynik AI jest propozycją. Do ksiąg i deklaracji trafia dopiero po zatwierdzeniu.
Porównanie
Różnica nie polega na jakości modelu, tylko na kontroli nad danymi i wpływie na procesy biura.
| Kryterium | AI wdrożone w biurze | Prywatne konta księgowych |
|---|---|---|
| Gdzie trafiają dane | Ustalone miejsce, umowa z dostawcą | Zależy od ustawień każdego konta |
| Trenowanie modeli na danych | Wyłączone w planach firmowych | Często włączone domyślnie w planach prywatnych |
| Dokumenty klientów | Odczytywane w procesie, z kontrolą | Wklejane ręcznie do czatu |
| Zasady i odpowiedzialność | Spisane i znane zespołowi | Każdy na własną rękę |
| Wpływ na procesy | AI w dokumentach, statusach, komunikacji | Tylko praca w oknie czatu |
Porównanie jest uproszczone. Ustawienia narzędzi AI zmieniają się, dlatego weryfikujemy je przy każdym wdrożeniu.
Przykład z praktyki
Przykład biura, które obsługuje wielu małych klientów przesyłających dokumenty w różnych formach.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Przyjęcie dokumentu | DziśKsięgowy otwiera maila, zapisuje plik, sprawdza klienta. | Po automatyzacjiDokument przypisany do klienta i miesiąca automatycznie. |
| Dane | DziśPrzepisywanie pozycji z dokumentów, których program nie odczytał. | Po automatyzacjiDane odczytane przez AI do sprawdzenia. |
| Opis kosztu | DziśTen sam opis wpisywany co miesiąc. | Po automatyzacjiPropozycja na podstawie historii klienta do akceptacji. |
| Pytania klientów | DziśOdpowiedzi szukane w mailach i umowach. | Po automatyzacjiAsystent przygotowuje odpowiedź ze źródłem. |
| Bezpieczeństwo | DziśPrywatne czaty AI bez zasad. | Po automatyzacjiKonta firmowe, zasady i kontrola nad danymi. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym biurze.
Wdrożenie
Zaczynamy od zasad i bezpiecznych narzędzi, a potem dokładamy AI do dokumentów i komunikacji z klientami.
Sprawdzamy, jak zespół korzysta dziś z AI i jakie dokumenty sprawiają najwięcej pracy, i przygotowujemy zasady korzystania z AI w biurze.
Od wasRozmowa z właścicielem i informacja o używanych programach.
Konfigurujemy konta firmowe i ustawienia prywatności, a potem prowadzimy warsztat na prawdziwych zadaniach księgowych.
Od wasUdział zespołu w warsztacie i przykładowe, zanonimizowane dokumenty.
Budujemy wybrane zastosowania: odczyt dokumentów, propozycje opisu kosztów, asystenta. Testujemy na dokumentach kilku klientów z oceną księgowych.
Od wasDokumenty testowe, osoba oceniająca wyniki i kilku klientów do pilotażu.
Pilnujemy jakości odczytu i kosztów, aktualizujemy zasady wraz ze zmianami narzędzi i dokładamy kolejne zastosowania.
Od wasUwagi zespołu i informacja o nowych potrzebach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża zespół, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest poufna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Wiele biur zaczyna od bezpiecznego startu i po kilku tygodniach dokłada kolejne zastosowania.
Dla biur, które chcą uporządkować korzystanie z AI.
Dla biur, które przetwarzają dużo dokumentów od klientów.
Dla biur, które chcą odciążyć zespół od pytań klientów.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
AI źle odczyta dane z dokumentu słabej jakości.
Dokumenty z niską pewnością odczytu są oznaczane, a wszystkie dane przechodzą przez sprawdzenie przed zaksięgowaniem.
AI zaproponuje błędną kwalifikację podatkową.
Propozycje opierają się na historii klienta i są tylko podpowiedzią. Kwalifikację zawsze zatwierdza księgowy.
Asystent udzieli klientowi porady podatkowej.
Asystent odpowiada na pytania organizacyjne na podstawie dokumentów biura, a pytania podatkowe przekazuje księgowemu.
Zmiany w przepisach i narzędziach AI.
Aktualizujemy zasady i konfigurację, gdy zmieniają się przepisy lub ustawienia narzędzi.
FAQ
AI w biurze rachunkowym: pytania i odpowiedzi
Tak, pod warunkiem, że chroni dane klientów i sam weryfikuje wyniki. Warto opisać zasady korzystania z AI w wewnętrznych procedurach biura i korzystać z kont firmowych zamiast prywatnych.
AI odczyta dane i zaproponuje opis, ale do ksiąg dokument trafia po sprawdzeniu przez księgowego. Odpowiedzialność za księgi zostaje po stronie biura.
Wiele programów ma odczyt faktur. AI pomaga tam, gdzie on nie wystarcza: przy nietypowych dokumentach, paragonach, wyciągach, pismach i przy propozycjach opisu na podstawie historii klienta.
W planach firmowych i przez API dane domyślnie nie służą do trenowania modeli. Mimo to ograniczamy dane wysyłane do modeli do niezbędnego minimum i konfigurujemy narzędzia tak, żeby biuro wiedziało, gdzie trafiają informacje.
Od zasad i bezpiecznych kont dla zespołu, połączonych z warsztatem na prawdziwych zadaniach. Potem zwykle od odczytu dokumentów, bo to tam AI najszybciej oszczędza czas.
Tak. Warsztaty prowadzimy na zadaniach z praktyki biura: dokumenty, wyjaśnienia dla klientów, pisma z urzędów, bezpieczeństwo danych i sprawdzanie wyników.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Sztuczna inteligencja
Odpowiada na pytania zespołu na podstawie waszych dokumentów.
Doradztwo i strategia
Praktyczne warsztaty z AI na zadaniach waszego zespołu.
Doradztwo i strategia
Wybieramy zastosowania AI z realnym zwrotem i prowadzimy wdrożenie.
Modele Anthropic do pracy z długimi dokumentami, wiedzą firmy i tekstem.
Modele OpenAI w pracy zespołu i w automatycznej obsłudze dokumentów.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
AI nie zastąpi księgowego, ale może przejąć sporą część pracy przy dokumentach i komunikacji. Opisujemy, gdzie sztuczna inteligencja pomaga w biurze rachunkowym, gdzie się myli i jak zacząć z niej korzystać.
Księgowi coraz częściej korzystają z ChatGPT i innych czatów AI, zwykle bez ustalonych zasad. Wyjaśniamy, co dzieje się z danymi wpisanymi do czatu, jak ustawić konta i jakie zasady wprowadzić w biurze.
W biurze rachunkowym sporo czasu zabiera praca, która nie wymaga wiedzy księgowej. Opisujemy siedem procesów, od których biura najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje biuro i co zabiera najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i jak zadbać o bezpieczeństwo danych klientów.
