ChatGPT dla księgowych a dane klientów: jak korzystać bezpiecznie

W wielu biurach rachunkowych ChatGPT pojawił się bez żadnej decyzji. Ktoś poprosił o streszczenie umowy leasingu, ktoś o szkic maila do klienta, ktoś wkleił fakturę, żeby szybciej odczytać dane. To zrozumiałe, bo czat AI oszczędza czas. Problem w tym, że często dzieje się to na prywatnych kontach, bez wiedzy właściciela biura i bez zastanowienia, gdzie trafiają dane klientów.

Ten artykuł nie jest poradą prawną. Opisujemy praktyczną stronę korzystania z czatów AI w biurze rachunkowym: co dzieje się z danymi, jakie są różnice między kontami i jakie zasady warto wprowadzić. Kwestie prawne, np. treść umów z klientami czy ocenę zgodności z RODO w waszym biurze, warto skonsultować z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.

Co dzieje się z danymi wpisanymi do czatu

Gdy wpisujecie tekst lub wgrywacie plik do ChatGPT, Claude czy innego czatu AI, dane trafiają na serwery dostawcy. To, co dzieje się z nimi dalej, zależy od rodzaju konta i ustawień:

• czy dane mogą być wykorzystane do trenowania modeli,
• jak długo są przechowywane,
• kto po stronie dostawcy może mieć do nich dostęp,
• w jakim kraju są przetwarzane.

Dla biura rachunkowego to ważne, bo przetwarza ono pełne dane finansowe klientów: przychody, koszty, wynagrodzenia, często dane osobowe pracowników klientów. Wpisanie takich danych do czatu to przekazanie ich zewnętrznemu podmiotowi.

Konto prywatne a konto firmowe

Dostawcy czatów AI oferują zwykle kilka rodzajów kont. Konta prywatne, w tym bezpłatne, mają domyślnie inne ustawienia prywatności niż konta firmowe przeznaczone dla zespołów. W planach firmowych dostawcy zwykle deklarują, że dane nie służą do trenowania modeli, oferują umowy przetwarzania danych i dają administratorowi kontrolę nad kontami zespołu.

Dokładne warunki zmieniają się i różnią między dostawcami, dlatego przed wyborem narzędzia warto sprawdzić aktualne zasady w dokumentacji dostawcy. Praktyczna zasada jest jednak prosta: w biurze zespół powinien korzystać z kont firmowych, którymi zarządza biuro, a nie z prywatnych kont poszczególnych osób.

Dlaczego to ważne właśnie w biurze rachunkowym

Biuro rachunkowe przetwarza dane klientów na podstawie umowy i zwykle jako podmiot przetwarzający dane osobowe w imieniu klienta, np. przy kadrach i płacach. Przekazanie tych danych kolejnemu dostawcy, takiemu jak dostawca czatu AI, to decyzja, którą trzeba podjąć świadomie, a nie efekt uboczny tego, że ktoś chciał szybciej odczytać listę płac. Do tego dochodzą zobowiązania wynikające z umów z klientami i zaufanie, na którym opiera się relacja biura z klientem.

Nie chodzi o to, żeby z AI nie korzystać. Chodzi o to, żeby biuro wiedziało, z jakich narzędzi korzysta zespół, na jakich warunkach i jakie dane do nich trafiają. O ochronie danych przy automatyzacji procesów piszemy szerzej w artykule RODO a automatyzacja procesów.

Jakie dane wolno wpisywać

Nawet na koncie firmowym warto ograniczać dane przesyłane do czatu do tych, które są potrzebne do zadania. W praktyce dobrze sprawdza się podział na trzy grupy:

Trzecia grupa to dokumenty, na których biuro pracuje codziennie. Jeśli AI ma pomagać przy fakturach, umowach czy wyciągach, lepiej przygotować do tego rozwiązanie z ustalonym przepływem danych niż wklejać dokumenty do czatu. Takie rozwiązania opisujemy na stronie AI w biurze rachunkowym.

Jak anonimizować opis sytuacji

Wiele pytań do czatu da się zadać bez danych klienta. Zamiast wklejać fakturę z nazwą firmy, wystarczy opisać sytuację: spółka z o.o. kupuje usługę od dostawcy z innego kraju UE, faktura bez VAT, jak ją ująć. Zamiast listy płac z nazwiskami wystarczy opis jednego przypadku bez danych osobowych.

Przy anonimizacji warto usunąć nazwy firm i osób, numery NIP, PESEL i rachunków, adresy, a także kombinacje informacji, które pozwalają rozpoznać klienta, np. bardzo specyficzną branżę w małej miejscowości. Odpowiedź czatu na tak opisane pytanie nadal trzeba sprawdzić w źródle, bo AI może podać nieaktualne lub błędne informacje.

Najczęstsze błędy

Z rozmów z biurami wynika kilka powtarzających się błędów:

• Prywatne konta. Zespół korzysta z bezpłatnych kont prywatnych, a biuro nie wie, jakie dane do nich trafiły.
• Zakaz bez alternatywy. Biuro zakazuje korzystania z AI, ale nie daje bezpiecznego narzędzia, więc zespół korzysta z czatów po cichu.
• Brak sprawdzania wyników. Odpowiedź czatu o przepisach trafia do klienta bez weryfikacji w źródle.
• Wklejanie całych dokumentów. Do czatu trafia cała lista płac, choć do zadania wystarczyłby jeden fragment bez danych osobowych.

Zasady korzystania z AI w biurze

Najlepszym rozwiązaniem nie jest zakaz, tylko jasne zasady. Krótki dokument, który zespół zna i rozumie, może obejmować:

1. 1Dozwolone narzędzia. Z jakich narzędzi AI korzysta biuro i na jakich kontach.
2. 2Dane. Co wolno wpisywać, czego nie wolno i jak anonimizować opis sytuacji.
3. 3Weryfikacja. Wyniki AI to materiał roboczy. Informacje o przepisach sprawdza się w źródle, a dane z dokumentów porównuje z dokumentem.
4. 4Odpowiedzialność. Za treść, która trafia do klienta lub do ksiąg, odpowiada księgowa, a nie narzędzie.
5. 5Zgłaszanie problemów. Do kogo zgłosić sytuację, w której dane trafiły tam, gdzie nie powinny.

Zasady warto połączyć z krótkim szkoleniem, na którym zespół zobaczy na przykładach, jak korzystać z AI dobrze i bezpiecznie. Prowadzimy takie szkolenia AI dla zespołów.

Jak wprowadzić zasady w praktyce

Wprowadzenie zasad nie musi być dużym projektem. W wielu biurach wystarczają trzy kroki: krótka rozmowa z zespołem o tym, jak dziś korzysta z AI, wybór narzędzia i założenie kont firmowych, a potem szkolenie z przykładami z codziennej pracy biura. Po kilku tygodniach warto wrócić do zasad i sprawdzić, co działa, a co wymaga poprawki.

Dobrze jest też zacząć od zastosowań, które nie wymagają danych klientów: pisania instrukcji dla klientów, przygotowania wiadomości o zmianach w przepisach, porządkowania notatek ze szkoleń. Zespół uczy się pracy z AI na bezpiecznych zadaniach, a biuro zyskuje czas na przygotowanie rozwiązań do pracy na dokumentach klientów. Szerszy obraz tego, jak AI pomaga w biurze, opisujemy w artykule AI dla księgowych, a o wprowadzaniu AI do pracy zespołu w artykule AI w codziennej pracy zespołu.

Bezpieczniejsza alternatywa dla czatu

Czat AI jest wygodny, ale przy pracy na dokumentach klientów lepiej sprawdzają się rozwiązania przygotowane dla biura. Dokument trafia do odczytu automatycznie, do modelu AI przesyłane są tylko potrzebne dane, a wynik trafia do księgowej do sprawdzenia. Biuro wie, z jakiego modelu korzysta, na jakich warunkach i gdzie działa cały przepływ, np. na serwerze w UE.

Takie rozwiązania nie zastępują czatu w zadaniach ogólnych, ale przejmują pracę na danych klientów. O tym, jak działa automatyzacja w biurze rachunkowym i gdzie AI ma w niej sens, piszemy w artykule AI dla księgowych, a o ochronie danych w automatyzacji w artykule RODO a automatyzacja procesów. Całe podejście do wdrożeń w biurach opisujemy na stronie automatyzacja biura rachunkowego.