Proces: kadry
Pracownik składa wniosek w Teams, formularzu lub telefonie, przełożony akceptuje go jednym kliknięciem, a urlop sam trafia do kalendarza zespołu i do kadr. Bez papierowych wniosków, maili i arkusza z urlopami. Pokazujemy krok po kroku, jak taki proces wygląda i co jest potrzebne, żeby go wdrożyć.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli rozpoznajecie u siebie dwa lub trzy z tych sygnałów, automatyzacja zwykle szybko się zwraca.
Mapa procesu
Tak przechodzi wniosek od złożenia do rozliczenia w kadrach. Kroki oznaczone jako automatyczne dzieją się bez udziału zespołu.
Pracownik wybiera rodzaj nieobecności i daty w formularzu, Teams albo w telefonie. Widzi od razu swoje saldo urlopu i nieobecności innych osób z zespołu.
Narzędzia: Teams, Forms lub formularz
System liczy dni robocze z uwzględnieniem świąt, sprawdza saldo i oznacza, gdy w tym samym czasie nieobecnych jest zbyt wiele osób z zespołu.
Przełożony dostaje kartę wniosku w Teams lub mailu z informacją o saldzie i innych nieobecnościach w zespole. Akceptuje lub odrzuca jednym kliknięciem, także w telefonie.
Narzędzia: Teams, mail
Gdy wniosek czeka zbyt długo, przełożony dostaje przypomnienie, a podczas jego nieobecności wniosek trafia do zastępcy.
Zaakceptowany urlop trafia do kalendarza zespołu i kalendarza pracownika, a pracownik dostaje potwierdzenie i zaktualizowane saldo.
Narzędzia: Kalendarz Outlook lub Google
Dane o nieobecności trafiają do kadr w formie, którą łatwo wprowadzić do programu kadrowo-płacowego: przez integrację, plik importu albo zestawienie.
Narzędzia: Program kadrowo-płacowy
Kadry sprawdzają tylko wyjątki, np. nieobecności wymagające dokumentów, takich jak zwolnienie lekarskie, i rozliczają je w programie.
Przełożeni widzą plan urlopów zespołu, a kadry podsumowanie wykorzystanych i zaległych urlopów, bez liczenia w arkuszu.
Narzędzia: Raport
Przykład z praktyki
Przykład firmy z kilkoma działami, w której kadry prowadzi jedna osoba, a część zespołu pracuje zdalnie.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Wniosek | DziśPapierowy druk albo mail do przełożonego. | Po automatyzacjiFormularz w Teams z saldem urlopu. |
| Akceptacja | DziśPodpis na druku, gdy przełożony jest w biurze. | Po automatyzacjiAkceptacja w Teams, także w telefonie. |
| Kalendarz | DziśArkusz z urlopami uzupełniany ręcznie. | Po automatyzacjiKalendarz zespołu aktualizowany automatycznie. |
| Kadry | DziśPrzepisywanie wniosków do programu kadrowego. | Po automatyzacjiZestawienie lub import gotowy do wprowadzenia. |
| Saldo | DziśPracownicy pytają kadry. | Po automatyzacjiSaldo widoczne przy każdym wniosku. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszym procesie.
Efekt
Kadry nie przepisują wniosków ani nie odpowiadają na pytania o saldo urlopu.
Przełożony akceptuje wniosek tam, gdzie i tak pracuje, a zastępstwa działają same.
Wszyscy widzą, kto i kiedy jest nieobecny, a nakładające się urlopy wychodzą przed akceptacją.
Każdy wniosek ma historię decyzji i jest zapisany w jednym miejscu.
Wdrożenie
Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione i co dalej. Przy każdym etapie piszemy, czego potrzebujemy od was.
Rozmawiamy z kadrami i jednym z przełożonych, spisujemy rodzaje nieobecności, ścieżki akceptacji i sposób rozliczania w programie kadrowym.
Od wasGodzina rozmowy, obecny wzór wniosku i struktura zespołów.
Projektujemy formularz, ścieżki akceptacji, zastępstwa, zasady sprawdzania wniosków i sposób przekazania danych do kadr.
Od wasDecyzje o zasadach akceptacji i o tym, kto widzi czyje nieobecności.
Budujemy proces w waszym środowisku, wprowadzamy salda urlopów i testujemy z wybranym zespołem.
Od wasAktualne salda urlopów, dostępy do środowiska i zespół testowy.
Uruchamiamy proces dla całej firmy, przygotowujemy krótką instrukcję dla pracowników i pilnujemy działania.
Od wasInformacja dla zespołu o nowym sposobie składania wniosków.
Checklista
Lista do przejścia po pierwszej rozmowie. Nie wszystko musi być gotowe od razu, część ustalamy razem.
Zakres
Zakres dobieramy do skali firmy. Można zacząć od podstawowego wariantu i rozbudowywać go później.
Dla firm, które chcą przede wszystkim skończyć z papierowymi wnioskami.
Dla firm z kilkoma działami i ścieżkami akceptacji.
Dla firm, które chcą połączyć nieobecności z innymi procesami kadrowymi.
Koszty
Każde wdrożenie wyceniamy osobno, przed startem. Na cenę wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Saldo w systemie nie zgadza się z programem kadrowym.
Na starcie wprowadzamy salda z programu kadrowego i ustalamy, który system jest źródłem prawdy oraz jak często je porównywać.
Przełożony nie zaakceptuje wniosku przed urlopem.
Przypomnienia, zastępstwa i informacja dla kadr o wnioskach, które czekają zbyt długo.
Pracownicy zobaczą dane, których nie powinni widzieć.
W kalendarzu zespołu widać tylko informację o nieobecności, bez jej rodzaju. Szczegóły widzą przełożony i kadry.
Część osób wróci do papierowych wniosków.
Jeden kanał składania wniosków i krótka instrukcja. Kadry nie przyjmują wniosków spoza procesu.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez wasz obecny proces i wskażemy wariant, od którego warto zacząć, razem z orientacyjnym kosztem.
FAQ
Wnioski urlopowe i nieobecności: pytania i odpowiedzi
Przepisy nie wymagają papierowej formy wniosku urlopowego. Ważne, żeby wniosek i decyzja przełożonego były zapisane i możliwe do odtworzenia. Zasady warto opisać w regulaminie pracy.
Nie zawsze. W wielu firmach proces budujemy na Microsoft 365 z Power Automate albo na Google Workspace, z których już korzystacie. System HR ma sens przy większej liczbie procesów kadrowych.
Jeśli program ma API lub import, przekazujemy nieobecności automatycznie. W pozostałych przypadkach kadry dostają gotowe zestawienie do wprowadzenia.
Tak. Każdy rodzaj nieobecności może mieć własne zasady, np. inne terminy zgłoszenia, inną ścieżkę akceptacji albo wymóg dokumentu.
To zależy od waszych zasad. Zwykle zespół widzi, kto jest nieobecny, ale bez rodzaju nieobecności. Szczegóły widzą przełożony i kadry.
Najczęściej na Microsoft 365 z Power Automate i kartami akceptacji w Teams albo na Google Workspace z platformą automatyzacji. Narzędzia dobieramy do tego, czego już używacie.
Wariant podstawowy zwykle kilka tygodni. Integracja z programem kadrowo-płacowym i wiele rodzajów nieobecności wydłużają projekt. Dokładny plan podajemy po przeglądzie procesu.
Automatyzacja w Microsoft 365, także dla starszych aplikacji desktopowych.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Wizualne scenariusze łączące setki aplikacji, dobre do złożonej logiki bez programowania.
Automatyzacja procesów
Rekrutacja, onboarding i dokumenty pracownicze w jednym procesie.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Doradztwo i strategia
Rozrysowujemy procesy i usuwamy zbędne kroki przed automatyzacją.
Pierwsze dni w nowej pracy często mijają na czekaniu na laptopa i dostępy. Pokazujemy, jak poukładać onboarding tak, żeby pilnował się sam, bez wdrażania drogiego systemu HR.
Automatyzacja nie zwalnia z ochrony danych osobowych, ale też nie musi być jej wrogiem. Pokazujemy, o czym pamiętać, łącząc systemy z danymi klientów i pracowników, i co sprawdzić przed uruchomieniem.
Zanim zautomatyzujesz cokolwiek, musisz wiedzieć, jak proces wygląda w praktyce, a nie jak powinien wyglądać. Pokazujemy, jak przeprowadzić mapowanie w jeden warsztat i dojść do konkretnej decyzji.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś wygląda ten proces w firmie. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i ile może kosztować pierwszy etap.
