Kancelarie prawne: pisma i dokumenty
Duża część dokumentów w kancelarii powstaje według tego samego schematu: pełnomocnictwa, umowy z klientem, wezwania do zapłaty, wnioski, pisma przewodnie. Zamieniamy wzory kancelarii w szablony, które wypełniają się danymi klienta i sprawy, a prawnik sprawdza i dopracowuje gotowy projekt.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Te sygnały oznaczają, że prawnicy spędzają czas na pracy, którą może wykonać szablon.
Kancelarie prawne
Zaczynamy od wzorów, których kancelaria już używa. Zamieniamy je w szablony Word z polami na dane: strony, sygnatura, kwoty, daty, dane pełnomocnika. Fragmenty zależne od sytuacji, np. inne pouczenie dla konsumenta i przedsiębiorcy, dodajemy jako warianty, które wybiera się jednym kliknięciem.
Dane trafiają do szablonu z bazy klientów i spraw, więc nie trzeba ich przepisywać. Gotowy projekt zapisuje się w folderze sprawy z właściwą nazwą. Przy pismach seryjnych, np. wezwaniach do zapłaty, z jednej listy powstaje cały pakiet dokumentów.
AI przydaje się przy fragmentach, które nie są w pełni powtarzalne, np. przy przygotowaniu projektu stanu faktycznego na podstawie dokumentów sprawy. Taki fragment zawsze jest oznaczony jako projekt do sprawdzenia przez prawnika.
Co robimy
Zakres zależy od dokumentów, które kancelaria przygotowuje najczęściej.
Wasze wzory zamienione w szablony Word z polami i wariantami.
Strony, sygnatury, kwoty i daty wstawiane z systemu zamiast przepisywane.
Umowa, pełnomocnictwo i dokumenty startowe przygotowane jednym ruchem.
Wezwania i pisma dla wielu adresatów z jednej listy.
Dokument zapisany w folderze sprawy z ujednoliconą nazwą.
Projekt stanu faktycznego lub streszczenia na podstawie dokumentów sprawy.
Wzory w jednym miejscu, zmieniane przez wskazaną osobę.
Przekazanie gotowego dokumentu do podpisu elektronicznego lub wysyłki.
Przykład z praktyki
Przykład kancelarii prowadzącej windykację dla klientów biznesowych i sprawy cywilne.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Nowy klient | DziśUmowa i pełnomocnictwo pisane na bazie poprzedniego klienta. | Po automatyzacjiPakiet dokumentów z danych klienta jednym ruchem. |
| Wezwania | DziśKażde wezwanie przygotowywane osobno. | Po automatyzacjiPakiet wezwań z listy dłużników do sprawdzenia. |
| Błędy | DziśZdarzają się dane z innej sprawy. | Po automatyzacjiDane zawsze pobierane z właściwej sprawy. |
| Wzory | DziśKażdy prawnik ma swoją wersję. | Po automatyzacjiJedna aktualna wersja szablonu. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej kancelarii.
Wdrożenie
Zaczynamy od kilku dokumentów, które powstają najczęściej.
Wybieramy dokumenty, które powstają najczęściej, i sprawdzamy, skąd pochodzą dane.
Od wasAktualne wzory i informacja, gdzie są dane klientów i spraw.
Zamieniamy wzory w szablony z polami i wariantami, uzgadniając je z prawnikami.
Od wasAkceptacja szablonów przez prawnika.
Łączymy szablony z bazą spraw i folderami, testujemy na prawdziwych sprawach.
Od wasOsoba sprawdzająca wygenerowane dokumenty.
Uruchamiamy szablony i dokładamy kolejne dokumenty.
Od wasInformacja o zmianach we wzorach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej zabiera wam czas, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest poufna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od kilku najczęstszych dokumentów.
Dla kancelarii, które chcą szybko odczuć efekt.
Dla kancelarii z wieloma rodzajami dokumentów.
Dla kancelarii, które chcą przyspieszyć także fragmenty pisane od nowa.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie wzorów. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Dokument z błędnymi danymi trafi do sądu lub klienta.
Każdy dokument jest projektem do sprawdzenia przez prawnika. Nic nie jest wysyłane automatycznie.
Nieaktualny wzór.
Szablony są w jednym miejscu, a zmiany wprowadza wskazana osoba.
AI doda w projekcie nieprawdziwe informacje.
Fragmenty AI powstają tylko na podstawie dokumentów sprawy i są wyraźnie oznaczone do weryfikacji.
Szablony nie obejmą nietypowej sytuacji.
Warianty pokrywają typowe przypadki, a dokument zawsze można dopracować ręcznie w Wordzie.
FAQ
Pisma z szablonów: pytania i odpowiedzi
Nie. Zamieniamy w szablony wzory, których już używacie. Przy okazji porządkujemy wersje, żeby obowiązywała jedna.
Tak. Szablony i gotowe dokumenty są w Wordzie, więc prawnik może je normalnie edytować przed wysyłką.
AI może przygotować projekt fragmentu, np. stanu faktycznego, na podstawie dokumentów sprawy. Argumentacja, treść i odpowiedzialność za pismo zawsze należą do pełnomocnika.
Z systemu kancelaryjnego, bazy spraw albo formularza. Jeśli nie macie uporządkowanej bazy, przygotujemy prostą bazę spraw.
Tak. Z jednej listy, np. dłużników klienta, powstaje pakiet dokumentów do sprawdzenia i podpisu.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Sztuczna inteligencja
Rozwiązania budowane pod wasz proces, gdy gotowe narzędzia nie wystarczą.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Automatyzacja w Microsoft 365, także dla starszych aplikacji desktopowych.
Wiedza firmy leży w segregatorach, skrzynkach mailowych, arkuszach i głowach pracowników. Pokazujemy, jak zebrać ją w jednym miejscu krok po kroku, tak żeby projekt nie utonął w skanowaniu wszystkiego, co jest w archiwum.
Obsługa zapytań, faktury, onboarding, raporty. Te same problemy wracają w firmach z różnych branż. Pokazujemy, kiedy warto sięgnąć po sprawdzone rozwiązanie dopasowane do firmy, a kiedy lepiej zaprojektować wszystko od początku.
Pytanie o cenę pada na każdej pierwszej rozmowie i trudno na nie odpowiedzieć bez poznania procesu. Pokazujemy, z czego składa się koszt automatyzacji, co go podnosi, a co obniża, i jak czytać wycenę, żeby porównywać oferty uczciwie.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje kancelaria i co zabiera najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i jak zadbać o bezpieczeństwo danych.
