Kancelarie prawne: rozliczenia
Rozliczenia godzinowe, ryczałty i success fee wymagają dokładnych danych, a zestawienia dla klientów często składa się ręcznie na koniec miesiąca. Automatyzujemy drogę od ewidencji czasu do zapłaconej faktury: zestawienia do akceptacji partnera, faktury w programie księgowym i KSeF, przypomnienia o płatnościach i raporty dla partnerów.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli rozpoznajecie te sytuacje, kancelaria prawdopodobnie traci przychód i czas na każdym zamknięciu miesiąca.
Kancelarie prawne
Punktem wyjścia jest ewidencja czasu pracy. Jeśli kancelaria używa systemu, łączymy się z nim. Jeśli czas zapisuje się w arkuszach lub wcale, proponujemy prosty sposób zapisu, np. z kalendarza lub krótkiego formularza wypełnianego po pracy, który przypomina o uzupełnieniu wpisów.
Na koniec okresu system przygotowuje dla każdego klienta zestawienie czynności i godzin według umowy: stawki godzinowej, ryczałtu z limitem godzin albo modelu mieszanego. Partner sprawdza zestawienie i je akceptuje, a dopiero wtedy w programie do faktur powstaje faktura, która trafia do KSeF.
Po wystawieniu faktury system pilnuje płatności: przypomina klientom przed terminem i po nim, a partnerzy widzą należności i rentowność klientów w jednym raporcie.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do modeli rozliczeń i narzędzi kancelarii.
Połączenie z systemem czasu pracy albo prosty zapis z przypomnieniami.
Czynności i godziny według umowy z klientem, gotowe do wysłania.
Informacja dla partnera, gdy liczba godzin zbliża się do limitu w umowie.
Zestawienie trafia do akceptacji przed wystawieniem faktury.
Faktura w programie księgowym z danymi z zestawienia, wysyłana do KSeF.
Uprzejme przypomnienia przed terminem i po nim, z informacją dla partnera.
Opłaty sądowe i inne wydatki przypisane do sprawy i refakturowane.
Przychody, należności, obciążenie zespołu i rentowność klientów.
Przykładowe przepływy
Od czasu pracy do zapłaty.
Ostatni dzień okresu rozliczeniowego
Faktury wychodzą w pierwszych dniach miesiąca, a nie po tygodniu.
Liczba godzin przekracza ustalony próg
Kancelaria wie o przekroczeniu, zanim stanie się stratą.
Przykład z praktyki
Przykład kancelarii obsługującej kilkudziesięciu stałych klientów na ryczałtach i stawkach godzinowych.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Czas pracy | DziśUzupełniany z pamięci na koniec miesiąca. | Po automatyzacjiZapisywany na bieżąco, z przypomnieniami. |
| Zestawienia | DziśSkładane ręcznie z kilku arkuszy. | Po automatyzacjiGotowe do akceptacji w dniu zamknięcia. |
| Ryczałty | DziśPrzekroczenia widoczne po fakcie. | Po automatyzacjiInformacja przy zbliżaniu się do limitu. |
| Płatności | DziśBrak systematycznych przypomnień. | Po automatyzacjiPrzypomnienia i raport należności. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej kancelarii.
Wdrożenie
Cztery etapy, testowane na zamknięciu jednego miesiąca przed pełnym startem.
Sprawdzamy modele rozliczeń, ewidencję czasu, program do faktur i obieg akceptacji.
Od wasRozmowa z partnerem i osobą od rozliczeń.
Ustalamy format zestawień, zasady akceptacji, limity ryczałtów i przypomnienia.
Od wasWzory zestawień i zasady rozliczeń z klientami.
Budujemy przepływy i testujemy je na zamknięciu jednego miesiąca równolegle z obecnym sposobem.
Od wasOsoba porównująca wyniki.
Przełączamy rozliczenia i pilnujemy działania przy kolejnych zamknięciach.
Od wasUwagi po pierwszych zamknięciach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej zabiera wam czas, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest poufna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od zestawień i faktur, a raporty dla partnerów dodać później.
Dla kancelarii, które chcą przyspieszyć zamknięcie miesiąca.
Dla kancelarii z wieloma modelami rozliczeń.
Dla kancelarii, w których partnerzy chcą widzieć wyniki na bieżąco.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Błędne zestawienie trafi do klienta.
Każde zestawienie akceptuje partner przed wysyłką i wystawieniem faktury.
Prawnicy nie będą zapisywać czasu.
Prosty sposób zapisu, przypomnienia i podpowiedzi z kalendarza zamiast dodatkowego systemu.
Niezgodność z umową z klientem.
Zasady rozliczeń każdego klienta są zapisane w jednym miejscu i używane do zestawień.
Przypomnienie o płatności zaszkodzi relacji.
Treści ustalacie sami, a dla wybranych klientów przypomnienia można wyłączyć.
FAQ
Rozliczenia kancelarii: pytania i odpowiedzi
Tak. Zasady rozliczeń zapisujemy dla każdego klienta, a zestawienia powstają według nich. Success fee zwykle wymaga decyzji partnera, więc trafia do akceptacji.
Nie zawsze. Jeśli go macie, łączymy się z nim. Jeśli nie, proponujemy prosty zapis czasu z przypomnieniami, np. w Microsoft 365 lub Airtable.
Tak. Faktura powstaje w waszym programie księgowym, który wysyła ją do KSeF, albo przez bezpośrednie połączenie z KSeF, jeśli program tego nie obsługuje.
Tak, w formacie, który ustalicie: od listy czynności z czasem po krótkie podsumowanie. Zestawienie trafia do klienta dopiero po akceptacji partnera.
Tak. Faktury i dane o płatnościach mogą trafiać do biura na bieżąco, a kancelaria ma własne raporty należności i przychodów.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Gdy sprzedaż i księgowość pracują na tych samych danych, znika przepisywanie, spada liczba błędów na fakturach, a handlowiec widzi, czy klient zapłacił. Pokazujemy, jak to poukładać.
Zaoszczędzone godziny to tylko część zwrotu z automatyzacji. Pokazujemy, jak policzyć ROI przed wdrożeniem, jakie koszty doliczyć i które wskaźniki śledzić, żeby wynik obronił się przed zarządem.
Arkusz kalkulacyjny to świetne narzędzie, dopóki nie zaczyna udawać systemu do zarządzania firmą. Pokazujemy, po czym poznać ten moment, czym jest Airtable i kiedy przejście na bazę danych ma sens, a kiedy nie.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje kancelaria i co zabiera najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i jak zadbać o bezpieczeństwo danych.
