Branża: kancelarie prawne
Pomagamy kancelariom adwokackim i radcowskim zautomatyzować to, co odciąga prawników od spraw: przyjmowanie klientów, zakładanie spraw, pilnowanie terminów, przygotowanie pism, rozliczenia i szukanie wiedzy we własnych dokumentach. Z AI tam, gdzie pomaga, i z pełnym szacunkiem dla tajemnicy zawodowej.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli rozpoznajecie u siebie kilka z tych sytuacji, część pracy administracyjnej da się przenieść na system.
Kancelarie prawne
Kancelaria to firma oparta na wiedzy i dokumentach. Prawnicy są w niej najdroższym zasobem, a jednocześnie spora część ich dnia to praca, która nie wymaga wiedzy prawniczej: przepisywanie danych, szukanie plików, pilnowanie kalendarza, składanie zestawień. To właśnie tę pracę automatyzujemy.
Automatyzacja nie zastępuje prawnika i nie podejmuje za niego decyzji. System przygotowuje dane, projekty dokumentów i przypomnienia, a prawnik je sprawdza i zatwierdza. Dotyczy to szczególnie terminów i treści pism, za które odpowiedzialność zawsze ponosi pełnomocnik.
Pracujemy na narzędziach, których kancelaria już używa: Microsoft 365 lub Google Workspace, systemie do zarządzania sprawami, programie do faktur. Brakujące połączenia budujemy w n8n, które może działać na serwerze w UE lub w infrastrukturze kancelarii, tak żeby dane klientów nie trafiały tam, gdzie nie powinny.
Rozwiązania
Każde rozwiązanie opisujemy na osobnej stronie: jak działa, jak przebiega wdrożenie, warianty i bezpieczeństwo.
Co robimy
Od pierwszego kontaktu klienta do rozliczenia sprawy. Zaczynamy od jednego obszaru, który zabiera najwięcej czasu.
Formularz i kwalifikacja sprawy, sprawdzenie konfliktu interesów w bazie klientów, umówienie konsultacji.
Sprawa w systemie, foldery, zespół i dokumenty startowe tworzone z jednego wpisu.
Termin z pisma proponowany przez system, zatwierdzany przez prawnika, z przypomnieniami i zastępstwami.
Pełnomocnictwa, umowy z klientem, wezwania i pisma powtarzalne wypełniane danymi sprawy.
Streszczenia akt, przegląd umów względem wzorca, wyciąganie dat i stron z pism.
Asystent AI, który odnajduje wcześniejsze pisma, opinie i wzory, z podaniem źródła.
Czas pracy, zestawienia dla klientów, faktury i przypomnienia o płatnościach.
Sprawy w toku, obciążenie zespołu, przychody i należności bez składania arkuszy.
Przykładowe przepływy
Typowe przepływy, które budujemy w kancelariach. Kroki wymagające oceny prawnej zawsze zostają przy prawniku.
Formularz na stronie lub mail na adres kancelarii
Klient dostaje odpowiedź szybko, a prawnik wie o możliwym konflikcie przed rozmową.
Nowe pismo z sądu lub od strony przeciwnej
Żadne pismo nie czeka w skrzynce, a termin zawsze sprawdza człowiek.
Koniec okresu rozliczeniowego
Zestawienia i faktury gotowe w dniu zamknięcia miesiąca, bez ręcznego liczenia.
Bezpieczeństwo
W kancelarii bezpieczeństwo danych to warunek, a nie dodatek. Każde wdrożenie projektujemy z myślą o tajemnicy adwokackiej i radcowskiej.
Automatyzacje mogą działać na serwerze w UE albo w infrastrukturze kancelarii, bez przesyłania danych do zewnętrznych usług automatyzacji.
Korzystamy z modeli w planach, w których dane kancelarii nie służą do trenowania, i przesyłamy tylko to, co potrzebne do zadania.
Dostęp do dokumentów i wiedzy zgodny z tym, kto pracuje przy danej sprawie.
Każda automatyczna operacja jest zapisana, więc wiadomo, co i kiedy zrobił system.
Przetwarzanie danych opieramy na umowie powierzenia i ustalonych zasadach przechowywania.
System przygotowuje i przypomina. Treść pism, terminy i porady zawsze zatwierdza prawnik.
Przykład z praktyki
Przykład kancelarii radcowskiej z kilkunastoma osobami, prowadzącej sprawy gospodarcze i obsługę stałych klientów.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Nowy klient | DziśZapytanie w skrzynce ogólnej, konflikt interesów sprawdzany ręcznie. | Po automatyzacjiZapytanie w bazie, sprawdzenie konfliktu i propozycja konsultacji od razu. |
| Nowa sprawa | DziśDane klienta przepisywane do kilku dokumentów i systemów. | Po automatyzacjiSprawa, foldery i dokumenty startowe z jednego wpisu. |
| Pisma i terminy | DziśTerminy wpisywane ręcznie do kalendarzy. | Po automatyzacjiTermin proponowany przez system i zatwierdzany przez prawnika. |
| Wiedza | DziśWcześniejsze pisma i opinie szukane po folderach i mailach. | Po automatyzacjiAsystent AI wskazuje podobne dokumenty z podaniem źródła. |
| Rozliczenia | DziśZestawienia godzin składane ręcznie na koniec miesiąca. | Po automatyzacjiZestawienia do akceptacji i faktury w dniu zamknięcia. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej kancelarii.
Wdrożenie
Cztery etapy, po każdym wiecie, co zostało zrobione. Pracujemy tak, żeby nie odrywać prawników od spraw bardziej, niż to konieczne.
Rozmawiamy z partnerem i osobą z sekretariatu lub administracji, przeglądamy narzędzia i wybieramy obszar z największą stratą czasu.
Od wasGodzina rozmowy i informacja o używanych systemach.
Projektujemy przepływ, uprawnienia i zasady pracy z danymi, w tym to, co robi AI, a co zawsze zatwierdza prawnik.
Od wasAkceptacja projektu i zasad bezpieczeństwa.
Budujemy rozwiązanie na waszych narzędziach i testujemy je na zanonimizowanych lub wybranych sprawach.
Od wasOsoba, która ocenia wyniki testów, i przykładowe dokumenty.
Uruchamiamy rozwiązanie, szkolimy zespół i pilnujemy działania. Kolejne obszary dokładamy, gdy pierwszy działa.
Od wasKrótkie szkolenie zespołu i uwagi w pierwszych tygodniach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej zabiera wam czas, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest poufna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od jednego procesu i rozwijać automatyzację krok po kroku.
Dla kancelarii, które chcą sprawdzić automatyzację na jednym obszarze.
Dla kancelarii, które chcą uporządkować pracę od klienta do rozliczenia.
Dla kancelarii, które nie chcą zajmować się technologią.
Koszty
Każde wdrożenie wyceniamy po przeglądzie, przed startem. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Błędnie wyliczony termin procesowy.
System tylko proponuje termin. Każdy termin zatwierdza prawnik, a przypomnienia trafiają także do osoby zastępującej.
AI poda nieprawdziwą informację.
Odpowiedzi asystenta opierają się na dokumentach kancelarii i wskazują źródło. Wyniki AI są materiałem roboczym do sprawdzenia, nie poradą.
Dostęp do dokumentów spraw osób spoza zespołu.
Uprawnienia odwzorowują zespoły spraw, a dostęp do wiedzy kancelarii jest filtrowany według tych uprawnień.
Zespół nie przyjmie nowego sposobu pracy.
Zaczynamy od obszaru, który najbardziej przeszkadza prawnikom, i budujemy na narzędziach, których już używają.
FAQ
Kancelarie prawne: pytania i odpowiedzi
Nie. Automatyzujemy pracę administracyjną i przygotowawczą: dane, dokumenty, przypomnienia, wyszukiwanie. Ocena prawna, treść pism i decyzje zawsze należą do prawnika.
Projektujemy wdrożenia tak, żeby dane klientów były chronione: działanie na serwerze w UE lub w infrastrukturze kancelarii, modele AI bez trenowania na danych, uprawnienia do spraw i umowa powierzenia. Zasady korzystania z AI warto dodatkowo opisać w wewnętrznych procedurach kancelarii.
Tak. Pracujemy z kancelariami adwokackimi, radcowskimi i wielospecjalistycznymi. Procesy są w nich podobne, a różnice uwzględniamy przy projektowaniu.
Zwykle nie. Łączymy się z systemem, którego używacie, jeśli ma API lub możliwość importu i eksportu. Brakujące elementy budujemy obok niego.
Od obszaru, który najbardziej odciąga prawników od pracy merytorycznej. Najczęściej to przyjmowanie klientów, terminy albo rozliczenia. Wskażemy go na bezpłatnej konsultacji.
Pierwszy proces zwykle kilka tygodni. Wdrożenia obejmujące kilka obszarów i AI na wiedzy kancelarii trwają dłużej i prowadzimy je etapami.
Tak, choć ich procesy różnią się od kancelarii adwokackich i radcowskich. Zakres ustalamy indywidualnie po rozmowie.
Sztuczna inteligencja
Odpowiada na pytania zespołu na podstawie waszych dokumentów.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Doradztwo i strategia
Praktyczne warsztaty z AI na zadaniach waszego zespołu.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Modele Anthropic do pracy z długimi dokumentami, wiedzą firmy i tekstem.
Modele OpenAI w pracy zespołu i w automatycznej obsłudze dokumentów.
Automatyzacja nie zwalnia z ochrony danych osobowych, ale też nie musi być jej wrogiem. Pokazujemy, o czym pamiętać, łącząc systemy z danymi klientów i pracowników, i co sprawdzić przed uruchomieniem.
Wdrożenie AI nie musi być wielkim projektem na rok. Pokazujemy plan na trzy miesiące, po których mała lub średnia firma ma pierwsze działające zastosowanie, zasady dla zespołu i twarde dane, czy warto iść dalej.
Firmy chcą wdrażać AI i automatyzacje, a potem okazuje się, że najwięcej pracy wymaga sprzątanie danych. Wyjaśniamy bez żargonu, czym jest struktura danych, jakie błędy spotykamy najczęściej i jak je naprawić.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje kancelaria i co zabiera najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i jak zadbać o bezpieczeństwo danych.
