AI w kancelarii prawnej: zastosowania, ryzyka i od czego zacząć

Jeszcze niedawno sztuczna inteligencja w kancelarii kojarzyła się z drogimi systemami dla największych firm prawniczych. Dziś prawnicy w kancelariach każdej wielkości sięgają po czaty AI, często na własną rękę, żeby szybciej streścić dokument, przygotować projekt maila albo uporządkować notatki. Pytanie nie brzmi już, czy AI pojawi się w kancelarii, ale czy będzie wykorzystywane świadomie i bezpiecznie.

W tym artykule pokazujemy, gdzie AI realnie pomaga w pracy prawnika, gdzie są jego granice, jak podejść do tajemnicy zawodowej i jak zaplanować wdrożenie krok po kroku.

Gdzie AI pomaga w kancelarii

Największą wartość AI daje tam, gdzie prawnik dużo czyta i porządkuje informacje, a mniej tam, gdzie potrzebna jest ocena prawna i strategia. W praktyce najczęstsze zastosowania to:

1. 1Streszczenia dokumentów: obszerne akta, korespondencja, protokoły i opinie skracane do najważniejszych wątków, stron i dat.
2. 2Przegląd umów: porównanie umowy ze wzorcem kancelarii i lista postanowień, które od niego odbiegają.
3. 3Wyszukiwanie we własnej wiedzy: odnajdywanie wcześniejszych pism, opinii i wzorów kancelarii po znaczeniu, a nie tylko po słowach.
4. 4Projekty korespondencji: szkice maili do klientów i pism powtarzalnych, które prawnik dopracowuje.
5. 5Wyciąganie danych: daty, kwoty, strony i terminy z dokumentów zapisane w systemie zamiast przepisywane.
6. 6Notatki i tłumaczenia robocze: podsumowania spotkań i szybkie tłumaczenia dokumentów do analizy.

Wspólny mianownik jest jeden: AI skraca drogę do miejsca, w którym zaczyna się praca prawnicza. Nie wykonuje tej pracy za prawnika.

Czego AI w kancelarii nie zrobi

Modele językowe świetnie radzą sobie z tekstem, ale nie mają wiedzy o konkretnej sprawie, kliencie i strategii, a ich wiedza o przepisach może być nieaktualna lub niepełna. Co ważniejsze, potrafią przekonująco opisać rzeczy, które nie istnieją.

Dlatego AI w kancelarii powinno działać według prostej zasady: przygotowuje materiał roboczy, a prawnik ocenia, weryfikuje i podejmuje decyzje. Dotyczy to szczególnie przepisów, orzecznictwa, terminów procesowych i treści pism.

Jakie narzędzia AI wybrać

Kancelarie najczęściej korzystają z trzech rodzajów narzędzi:

• Czaty AI na kontach firmowych, np. ChatGPT lub Claude. Claude dobrze radzi sobie z bardzo długimi dokumentami, co w kancelarii przydaje się przy obszernych aktach i umowach.
• AI wbudowane w pakiet biurowy, np. w Microsoft 365, które działa na dokumentach i poczcie, z których kancelaria już korzysta.
• Rozwiązania wdrożone dla kancelarii: przepływy z AI do przeglądu umów, streszczeń czy asystent na wiedzy kancelarii, działające w kontrolowanym środowisku.

Wybór zależy od tego, do czego AI ma służyć i jakie narzędzia kancelaria już ma. Rzadko warto zaczynać od zakupu nowego systemu. Częściej wystarczy dobrze skonfigurować to, z czego zespół już korzysta.

Tajemnica zawodowa a AI

Adwokatów i radców prawnych obowiązuje tajemnica zawodowa obejmująca wszystko, czego dowiedzieli się w związku z udzielaniem pomocy prawnej. Wpisanie danych klienta do narzędzia AI to przekazanie ich zewnętrznemu dostawcy, więc trzeba wiedzieć, co się z nimi dzieje.

W praktyce oznacza to kilka zasad:

• korzystanie z kont firmowych, w których dane nie służą do trenowania modeli, zamiast prywatnych kont prawników,
• ograniczanie danych do niezbędnego minimum i, gdzie się da, usuwanie danych identyfikujących klienta przed wysłaniem do modelu,
• przetwarzanie danych w UE lub w infrastrukturze kancelarii przy automatyzacjach,
• umowy powierzenia danych z dostawcami i spisane zasady korzystania z AI w kancelarii.

Szerzej piszemy o tym w artykule ChatGPT dla prawników a tajemnica zawodowa. Warto też śledzić rekomendacje samorządów zawodowych dotyczące korzystania z narzędzi AI, które pojawiają się i zmieniają wraz z rozwojem technologii.

Trzy poziomy AI w kancelarii

Wdrożenie AI w kancelarii wygodnie podzielić na trzy poziomy. Każdy kolejny daje więcej, ale wymaga więcej przygotowania.

Większość kancelarii zaczyna od pierwszego poziomu, bo porządkuje sytuację, w której prawnicy i tak korzystają z AI na własną rękę. Drugi i trzeci poziom opisujemy na stronach analiza umów z AI oraz asystent AI dla kancelarii.

Jak wdrożyć AI w kancelarii krok po kroku

1. 1Sprawdźcie, jak zespół korzysta dziś z AI. Często okaże się, że więcej osób, niż się wydaje, i na różnych kontach.
2. 2Spiszcie zasady: jakie narzędzia są dozwolone, jakich danych nie wpisywać, jak oznaczać materiały robocze i kto odpowiada za weryfikację.
3. 3Skonfigurujcie konta firmowe z właściwymi ustawieniami prywatności.
4. 4Przeprowadźcie warsztat na prawdziwych zadaniach prawników: streszczeniach, korespondencji, analizie dokumentów i sprawdzaniu wyników.
5. 5Wybierzcie jeden proces, w którym AI może pracować w tle, np. przegląd powtarzalnych umów, i zbudujcie go z testami na dokumentach kancelarii.
6. 6Po kilku tygodniach oceńcie efekty i zdecydujcie o kolejnych zastosowaniach.

Ten plan zaczyna od zasad, a nie od technologii. To celowe: w kancelarii największym ryzykiem jest chaos w korzystaniu z AI, a nie sam model. Ogólne zasady wdrażania AI w mniejszych organizacjach opisujemy też w artykule wdrożenie AI w małej i średniej firmie.

Przykład: dzień prawnika z AI

Żeby pokazać, jak to wygląda w praktyce, opisujemy ilustracyjny dzień radcy prawnego w kancelarii, która wdrożyła AI w bezpieczny sposób:

• rano asystent wiedzy podpowiada dwie wcześniejsze opinie kancelarii w podobnym problemie, od których prawnik zaczyna nową analizę,
• przed spotkaniem z klientem streszczenie korespondencji z ostatnich tygodni zajmuje kilka minut zamiast godziny,
• umowa od kontrahenta klienta trafia do przeglądu i prawnik dostaje listę postanowień odbiegających od wzorca kancelarii,
• po spotkaniu notatka i lista zadań powstają z transkrypcji, za zgodą uczestników,
• projekt maila do klienta z podsumowaniem ryzyk prawnik dopracowuje i wysyła sam.

W żadnym z tych kroków AI nie podejmuje decyzji. Skraca czas dojścia do momentu, w którym prawnik może je podjąć.

Jak mierzyć efekty AI w kancelarii

Zamiast ogólnego wrażenia, że jest szybciej, warto przed wdrożeniem zmierzyć kilka rzeczy: ile trwa pierwszy przegląd umowy, ile czasu zajmuje przygotowanie się do spotkania, jak długo szuka się wcześniejszych pism. Po kilku tygodniach te same pomiary pokażą, gdzie AI daje najwięcej i gdzie warto je rozwijać. Jak policzyć zwrot z takich zmian, opisujemy w artykule jak mierzyć ROI automatyzacji.

AI Act i obowiązki kancelarii

Unijny akt o sztucznej inteligencji (AI Act) wprowadza obowiązki zależne od tego, do czego AI jest używane. Większość zastosowań w kancelarii, takich jak streszczenia czy przegląd dokumentów jako wsparcie pracy prawnika, nie należy do najbardziej regulowanych kategorii. AI Act wymaga jednak m.in., żeby organizacje korzystające z AI dbały o odpowiednie kompetencje osób, które z niego korzystają. Szkolenie zespołu i spisane zasady są więc nie tylko dobrą praktyką, ale też odpowiedzią na ten obowiązek.

Szczegóły warto przeanalizować dla konkretnej kancelarii, bo zależą od tego, jakie narzędzia i w jakim celu są używane.

AI to nie wszystko: automatyzacja kancelarii

Część pracy, która zabiera prawnikom czas, w ogóle nie wymaga AI. Przypisywanie pism do spraw, przypomnienia o terminach, pełnomocnictwa z danych klienta, zestawienia godzin czy przypomnienia o płatnościach to klasyczna automatyzacja, często prostsza i tańsza od AI. O tym, od których procesów zacząć, piszemy w artykule co zautomatyzować w kancelarii, a całe podejście opisujemy na stronie automatyzacja kancelarii prawnej.

Podsumowanie

AI w kancelarii prawnej to przede wszystkim szybsza praca z dokumentami i wiedzą. Daje najwięcej tam, gdzie prawnik czyta, porządkuje i szuka, a najmniej tam, gdzie potrzebna jest ocena i odpowiedzialność. Bezpieczne wdrożenie zaczyna się od zasad, kont firmowych i szkolenia, a dopiero potem obejmuje procesy i wiedzę kancelarii. Jeśli chcecie przejść przez to z pomocą, zobaczcie, jak pracujemy na stronie AI dla kancelarii.