ChatGPT dla prawników a tajemnica zawodowa: co wolno, a czego unikać

W wielu kancelariach sytuacja wygląda podobnie: część prawników korzysta z ChatGPT lub innych czatów AI codziennie, część próbowała kilka razy, a część uważa to za ryzykowne. Rzadko kto wie, na jakich kontach pracuje zespół, jakie dane trafiają do czatu i co dzieje się z nimi później.

Ten artykuł porządkuje temat: co tajemnica zawodowa oznacza w kontekście AI, czym różnią się konta prywatne od firmowych, co można wpisywać do czatu i jakie zasady warto wprowadzić w kancelarii. Nie jest poradą prawną, a jedynie praktycznym przewodnikiem z perspektywy wdrożeń. Ocenę konkretnej sytuacji warto skonsultować z samorządem lub ekspertem od ochrony danych.

Tajemnica zawodowa w kilku zdaniach

Adwokatów i radców prawnych obowiązuje tajemnica zawodowa obejmująca wszystko, czego dowiedzieli się w związku z udzielaniem pomocy prawnej. To obowiązek ustawowy i etyczny, a jego naruszenie może mieć poważne konsekwencje dyscyplinarne. Do tego dochodzą obowiązki z RODO dotyczące danych osobowych klientów i innych osób.

Z perspektywy AI najważniejsze jest jedno: wpisanie informacji do czatu AI to przekazanie ich zewnętrznemu dostawcy usługi. Dlatego pytanie nie brzmi „czy wolno używać AI”, tylko „na jakich warunkach i z jakimi danymi”.

Konto prywatne a konto firmowe

Dostawcy narzędzi AI oferują różne plany, które różnią się tym, co dzieje się z wpisanymi danymi. Ustawienia zmieniają się co jakiś czas, więc zawsze trzeba sprawdzić aktualne warunki, ale ogólny obraz jest taki:

Wniosek jest prosty: w kancelarii prawnicy powinni korzystać z AI na kontach firmowych, którymi zarządza kancelaria. Prywatne konto prawnika, nawet z wyłączonym trenowaniem, oznacza brak kontroli nad tym, gdzie trafiają dane klientów.

Co można wpisywać do czatu AI

Dobrą praktyką jest podział informacji na trzy grupy:

• Bez ograniczeń: treści ogólne, które nie dotyczą konkretnego klienta, np. prośba o wyjaśnienie instytucji prawnej, szkic struktury pisma, poprawa stylu ogólnego tekstu.
• Po usunięciu danych identyfikujących: fragmenty dokumentów i opis sytuacji, z których usunięto nazwiska, nazwy firm, adresy, numery identyfikacyjne i inne szczegóły pozwalające rozpoznać klienta lub sprawę.
• Tylko w bezpiecznym środowisku: pełne dokumenty spraw i dane klientów, wyłącznie w narzędziach na kontach firmowych lub w rozwiązaniach wdrożonych przez kancelarię, z umową z dostawcą i ograniczonym dostępem.

Jak bezpiecznie formułować polecenia

Wiele zadań da się wykonać bez danych klienta, jeśli odpowiednio sformułuje się polecenie. Kilka przykładów:

• zamiast „streść umowę spółki X z panem Y” wklej fragment z danymi zastąpionymi oznaczeniami, np. „Spółka A” i „Wykonawca B”,
• zamiast opisywać sprawę z nazwiskami, opisz problem prawny ogólnie i poproś o strukturę analizy,
• zamiast wklejać cały mail klienta, wklej tylko pytanie, na które chcesz przygotować projekt odpowiedzi,
• prosząc o poprawę stylu pisma, usuń z niego sygnaturę, dane stron i kwoty.

Taki nawyk wymaga kilku sekund więcej, ale znacząco ogranicza ryzyko. Więcej praktycznych wskazówek dotyczących pracy z AI w zespole znajdziesz w artykule AI w codziennej pracy zespołu.

Halucynacje: drugi obok danych problem

Bezpieczeństwo danych to jedno ryzyko. Drugie to jakość odpowiedzi. Czaty AI potrafią przekonująco podać nieistniejący przepis, orzeczenie albo pogląd doktryny. W głośnej sprawie z USA pełnomocnicy powołali się na wyroki wygenerowane przez czat AI, które nie istniały, i zostali za to ukarani przez sąd.

Dlatego zasady korzystania z AI w kancelarii powinny jasno mówić, że:

• przepisy, orzeczenia i poglądy z odpowiedzi AI zawsze sprawdza się w źródłach urzędowych lub bazach prawniczych,
• wyniki AI są materiałem roboczym i nie trafiają do klienta ani sądu bez weryfikacji,
• odpowiedzialność za treść pisma i porady zawsze ponosi prawnik.

Jakie zasady wprowadzić w kancelarii

Zakaz korzystania z AI rzadko działa, bo prawnicy i tak sięgają po narzędzia, które oszczędzają im czas. Skuteczniejsze są jasne zasady. Proponujemy, żeby obejmowały:

1. 1Listę dozwolonych narzędzi i kont, z informacją, kto nimi zarządza.
2. 2Podział danych na trzy grupy opisane wyżej, z przykładami z praktyki kancelarii.
3. 3Obowiązek weryfikacji przepisów, orzeczeń i faktów z odpowiedzi AI.
4. 4Sposób oznaczania materiałów przygotowanych z pomocą AI w dokumentach roboczych.
5. 5Zasady informowania klientów o korzystaniu z AI, jeśli kancelaria uzna to za potrzebne.
6. 6Osobę odpowiedzialną za aktualizację zasad, gdy zmieniają się narzędzia, przepisy lub rekomendacje samorządów.

Do tego warto dołączyć krótki warsztat na prawdziwych zadaniach. Zasady najlepiej działają, gdy prawnicy widzą, że bezpieczne korzystanie z AI nadal oszczędza im czas. O tym, jak prowadzimy takie szkolenia, piszemy na stronie szkolenia AI dla zespołów.

Jak skonfigurować konta AI w kancelarii

Uporządkowanie kont to zwykle kilka dni pracy, a daje kancelarii kontrolę, której wcześniej nie miała:

1. 1Wybierzcie narzędzie lub narzędzia, np. ChatGPT lub Claude w planie dla firm.
2. 2Załóżcie konta firmowe dla zespołu i wyłączcie lub ograniczcie korzystanie z kont prywatnych do pracy z danymi kancelarii.
3. 3Sprawdźcie ustawienia prywatności, przechowywania historii i udostępniania rozmów.
4. 4Zawrzyjcie z dostawcą umowę powierzenia danych, jeśli jest dostępna dla wybranego planu.
5. 5Wyznaczcie osobę, która zarządza kontami, dodaje i usuwa użytkowników oraz pilnuje zmian w warunkach dostawcy.

Przy pracy z pełnymi dokumentami spraw lepsze od czatu są rozwiązania wbudowane w procesy kancelarii, np. asystent AI na wiedzy kancelarii, w którym dostęp do dokumentów zależy od uprawnień do spraw.

Rekomendacje samorządów i AI Act

Samorządy zawodowe adwokatów i radców prawnych zajmują się tematem AI i publikują rekomendacje dotyczące korzystania z takich narzędzi. Warto sprawdzić aktualne stanowisko swojej izby i uwzględnić je w zasadach kancelarii, bo w tym obszarze zmiany zachodzą szybko.

Do tego dochodzi unijny AI Act, który wymaga m.in., żeby organizacje korzystające z AI dbały o odpowiednie kompetencje osób, które z niego korzystają. Spisane zasady i szkolenie zespołu pomagają spełnić także ten obowiązek.

Czy da się korzystać z AI bez wysyłania danych do czatu

Tak. Przy powtarzalnych zadaniach, np. przeglądzie umów czy streszczeniach pism, AI można wbudować w przepływy kancelarii, które działają na serwerze w UE lub w infrastrukturze kancelarii, z ograniczeniem danych przesyłanych do modelu i kontrolą dostępu. Prawnik nie musi wtedy niczego wklejać do czatu. Takie rozwiązania opisujemy na stronie AI dla kancelarii, a szersze tło w artykule AI w kancelarii prawnej.

Podsumowanie

Prawnik może korzystać z ChatGPT i innych czatów AI, ale w kancelarii powinno to odbywać się na kontach firmowych, z ograniczeniem danych klientów, z weryfikacją wyników i według spisanych zasad. To nie wymaga dużego projektu, a porządkuje sytuację, która w wielu kancelariach już istnieje. O obowiązkach związanych z danymi osobowymi przy automatyzacji piszemy też w artykule RODO a automatyzacja procesów.