Placówki medyczne: rejestracja
Pacjent dzwoni, czeka na połączenie, umawia wizytę, potem dzwoni drugi raz, żeby zapytać, jak się przygotować. Rejestracja w tym czasie obsługuje pacjentów przy okienku. Automatyzujemy rejestrację: pacjent umawia wizytę online w terminach z grafiku, dostaje potwierdzenie i informacje o przygotowaniu, a rejestracja zajmuje się pacjentami, którzy potrzebują rozmowy.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, telefon jest wąskim gardłem placówki.
Placówki medyczne
Pacjent wybiera usługę, lekarza i termin na stronie placówki. Terminy pochodzą z grafiku w systemie gabinetowym, więc nie ma ryzyka podwójnej rezerwacji. Placówka decyduje, które usługi i terminy są dostępne online, a które tylko przez rejestrację, np. wizyty wymagające kwalifikacji.
Po umówieniu pacjent dostaje potwierdzenie i informacje organizacyjne: adres, dokumenty, przygotowanie do badania według instrukcji placówki. Zmiana terminu lub odwołanie jest możliwe przez link, bez telefonu.
Rejestracja widzi wszystkie wizyty w swoim systemie i zajmuje się sprawami, które wymagają rozmowy. Raport pokazuje, ile wizyt umawia się online, a ile telefonicznie, i jak zmienia się liczba połączeń.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do usług i systemu gabinetowego.
Usługa, lekarz i termin z grafiku.
Które usługi i terminy są dostępne online.
SMS lub mail z informacjami organizacyjnymi.
Instrukcje placówki dla wybranej usługi.
Przez link, bez telefonu.
Bez podwójnych rezerwacji.
Wizyty z abonamentów firmowych z kontrolą uprawnień.
Wizyty online i telefoniczne, zmiany, odwołania.
Przykładowe przepływy
Od wyboru terminu do wizyty.
Pacjent umawia wizytę na stronie
Wizyta umówiona bez telefonu.
Pacjent nie może przyjść
Zmiana bez dzwonienia, a termin nie przepada.
Przykład z praktyki
Przykład przychodni wielospecjalistycznej.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Kanał | DziśGłównie telefon. | Po automatyzacjiOnline i telefon. |
| Informacje | DziśDrugi telefon pacjenta. | Po automatyzacjiW potwierdzeniu. |
| Zmiany | DziśTelefon. | Po automatyzacjiLink. |
| Rejestracja | DziśPrzeciążona. | Po automatyzacjiWięcej czasu dla pacjentów w placówce. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej placówce.
Wdrożenie
Zaczynamy od kilku usług i lekarzy.
Sprawdzamy system gabinetowy, usługi i zasady rejestracji.
Od wasLista usług i instrukcji przygotowania.
Ustalamy zasady dostępności i treści wiadomości.
Od wasAkceptacja zasad i treści.
Budujemy rejestrację i testujemy ją na wybranych usługach.
Od wasOsoba z rejestracji w teście.
Dokładamy kolejne usługi i lekarzy.
Od wasInformacja o zmianach w grafiku i usługach.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża rejestrację i zespół, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od potwierdzeń i informacji o przygotowaniu.
Dla placówek, które chcą ograniczyć drugie telefony.
Dla placówek, które chcą odciążyć telefon.
Dla placówek z abonamentami firmowymi.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Podwójna rezerwacja.
Terminy pochodzą bezpośrednio z grafiku i są blokowane przy rezerwacji.
Pacjent umówi się na niewłaściwą usługę.
Usługi wymagające kwalifikacji są dostępne tylko przez rejestrację.
Informacja o zdrowiu w wiadomości.
Treści wiadomości bez rodzaju wizyty, jeśli placówka tego nie chce.
Pacjenci bez dostępu do internetu.
Rejestracja telefoniczna i w placówce działa dalej.
FAQ
Rejestracja pacjentów: pytania i odpowiedzi
Nie. Odciąża telefon, ale pacjenci nadal mogą dzwonić i przychodzić do placówki.
Jeśli system udostępnia grafik przez API lub inny uzgodniony sposób. Sprawdzamy to na początku.
Nie. Placówka decyduje, które usługi i terminy udostępnia online.
Tak, przez link w potwierdzeniu, zgodnie z zasadami placówki.
Możemy sprawdzać uprawnienia pacjenta do usług objętych abonamentem przy rezerwacji.
Automatyzacja procesów
Zgłoszenia trafiają do właściwej osoby, a klient dostaje odpowiedź szybciej.
Automatyzacja procesów
Zlecenia, terminy, protokoły i rozliczenia w jednym przepływie.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Gmail, Arkusze, Dysk i Formularze jako podstawa automatyzacji w małej firmie.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Rejestracja w przychodni jednocześnie odbiera telefony, obsługuje pacjentów przy okienku i odpowiada na maile. Gdy pacjentów przybywa, coś musi ustąpić, a najczęściej ustępuje telefon. Opisujemy, skąd bierze się obciążenie rejestracji i jak je zmniejszyć, krok po kroku.
Pacjent, który nie przyszedł i nie odwołał wizyty, to pusty termin, na który czekał ktoś inny. Opisujemy, dlaczego tak się dzieje, jakie rozwiązania organizacyjne pomagają i jak zautomatyzować przypomnienia i listę oczekujących.
W przychodni najwięcej czasu pochłania nie leczenie, tylko organizacja wokół niego: telefony, przypomnienia, formularze, grafiki i rozliczenia. Opisujemy siedem procesów organizacyjnych, od których placówki najczęściej zaczynają automatyzację, i granice, których nie przekraczamy.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jaką placówkę prowadzicie, z jakiego systemu gabinetowego korzystacie i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
