Agencje pracy: dokumenty pracowników
Pracownik nie może zacząć pracy bez badań i szkolenia BHP. Cudzoziemiec nie może pracować po wygaśnięciu dokumentu pobytowego. Przy kilkuset pracownikach terminy są w arkuszu, a przeoczenie jednego oznacza pracownika odesłanego z zakładu albo problem przy kontroli. Automatyzujemy dokumenty: każdy pracownik ma listę wymaganych dokumentów z terminami, a przypomnienia trafiają do koordynatora i pracownika z wyprzedzeniem.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, terminy dokumentów są ryzykiem dla agencji.
Agencje pracy
Dla każdego rodzaju pracy i pracownika agencja ustala listę wymaganych dokumentów: umowa, badania lekarskie, szkolenie BHP, uprawnienia, a dla cudzoziemców dokumenty pobytowe i dotyczące legalności pracy, według listy przygotowanej przez agencję i jej doradców. Każdy pracownik ma w bazie kartę z dokumentami, datami i terminami ważności.
Przed rozpoczęciem pracy system pokazuje braki, a pracownik bez kompletu nie trafia na listę do przydziału. Dokumenty przesłane przez pracownika, np. zdjęciem w telefonie, trafiają do karty. Dane z dokumentów, np. daty ważności, mogą być odczytane i sprawdzone przez koordynatora. Dane o zdrowiu z badań nie są do tego potrzebne: wystarczy informacja o zdolności do pracy i dacie.
Przed upływem terminu koordynator i pracownik dostają przypomnienie, w języku pracownika. Lista dokumentów kończących się w najbliższych tygodniach pozwala zaplanować badania i szkolenia. Przy kontroli dokumenty są w jednym miejscu.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do rodzajów pracy i pracowników.
Według rodzaju pracy i pracownika.
Dokumenty, daty i terminy ważności.
Zdjęcie w telefonie lub formularz.
Daty ważności odczytane i sprawdzone przez koordynatora.
Pracownik bez kompletu nie trafia do przydziału.
Dla koordynatora i pracownika, w języku pracownika.
Dokumenty wygasające w najbliższych tygodniach.
Dokumenty w jednym miejscu na potrzeby kontroli.
Przykładowe przepływy
Od zatrudnienia do odnowienia dokumentu.
Pracownik przyjęty do pracy
Pracownik zaczyna pracę z kompletem dokumentów.
Za sześć tygodni kończy się dokument pobytowy
Termin nie umyka, a agencja ma czas na działanie.
Przykład z praktyki
Przykład agencji zatrudniającej kilkuset pracowników tymczasowych, w tym cudzoziemców.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Terminy | DziśArkusz. | Po automatyzacjiKarta pracownika i przypomnienia. |
| Braki | DziśWychodzą u klienta. | Po automatyzacjiWidoczne przed pracą. |
| Pracownicy | DziśNie wiedzą o terminach. | Po automatyzacjiDostają przypomnienia. |
| Kontrola | DziśZbieranie dokumentów. | Po automatyzacjiArchiwum. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej agencji.
Wdrożenie
Najwięcej pracy wymaga przeniesienie dokumentów obecnych pracowników.
Spisujemy wymagane dokumenty i sprawdzamy, gdzie są dziś.
Od wasLista wymagań i dostęp do arkuszy.
Budujemy karty pracowników i przenosimy dokumenty i daty.
Od wasWeryfikacja danych.
Testujemy przypomnienia i listy braków na grupie pracowników.
Od wasKoordynator w teście.
Włączamy wszystkich pracowników i aktualizujemy wymagania.
Od wasInformacja o zmianach wymagań.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża rekruterów i biuro, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od terminów najważniejszych dokumentów.
Dla agencji, które chcą, żeby nic nie wygasło.
Dla agencji z dużą liczbą pracowników.
Dla agencji zatrudniających cudzoziemców.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Błędnie odczytana data ważności.
Odczyt sprawdza koordynator, a ważne dokumenty mają podwójną kontrolę.
Dane o zdrowiu w bazie.
Zapisujemy tylko informację o zdolności do pracy i dacie, bez szczegółów badania.
Wymagania prawne się zmienią.
Listy wymagań są w jednym miejscu i aktualizowane przez agencję.
Dostęp do dokumentów tożsamości.
Uprawnienia tylko dla osób, które ich potrzebują.
FAQ
Dokumenty pracowników: pytania i odpowiedzi
Nie. Pilnuje dokumentów i terminów według listy wymagań przekazanej przez agencję. Ocena prawna należy do agencji i jej doradców.
Tak, przez telefon, a dokument trafia do jego karty.
Tak, w języku ustalonym przy karcie pracownika.
Nie. Wystarczy informacja o zdolności do pracy i dacie ważności.
Tak. Import danych i dokumentów to część wdrożenia.
Automatyzacja procesów
Rekrutacja, onboarding i dokumenty pracownicze w jednym procesie.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Elastyczna baza danych, która zastępuje arkusze i staje się sercem procesów.
Zobacz usługęAutomatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
W agencji pracy administracja rośnie razem z liczbą kandydatów, pracowników i klientów. Opisujemy siedem procesów, od których agencje najczęściej zaczynają automatyzację, i granice, których nie warto przekraczać.
Klient agencji pracy oczekuje ludzi na konkretny dzień. Agencja, która obsadza zlecenia szybciej i pewniej, dostaje kolejne. Opisujemy, gdzie w procesie obsadzania traci się najwięcej czasu i jak to zmienić.
Automatyzacja nie zwalnia z ochrony danych osobowych, ale też nie musi być jej wrogiem. Pokazujemy, o czym pamiętać, łącząc systemy z danymi klientów i pracowników, i co sprawdzić przed uruchomieniem.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, czy prowadzicie rekrutację stałą, pracę tymczasową czy oba, ilu macie pracowników i klientów i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć.
