Firmy logistyczne: dokumenty i reklamacje
Dokumenty dostaw, listy przewozowe, potwierdzenia odbioru, protokoły szkód: w firmie logistycznej każdy ruch towaru zostawia dokument. Gdy są w skrzynkach, segregatorach i na dyskach, każda reklamacja zaczyna się od szukania. Automatyzujemy obieg dokumentów: są odczytywane przez AI, przypisywane do zleceń, a rozbieżności i reklamacje mają w jednym miejscu dokumenty, zdjęcia i historię.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są wam znane, dokumenty spowalniają pracę i osłabiają pozycję firmy w sporach.
Firmy logistyczne i magazyny
Dokumenty trafiają do systemu z poczty, skanera i telefonów magazynierów. Model AI rozpoznaje rodzaj dokumentu i odczytuje z niego dane: numer zlecenia lub dostawy, kontrahenta, pozycje, ilości, daty i uwagi. Na tej podstawie dokument jest przypisywany do zlecenia w WMS lub TMS i zapisywany w archiwum z czytelną nazwą.
Przy przyjęciu towaru dane z dokumentu dostawcy są porównywane z tym, co faktycznie przyjęto. Rozbieżności, np. braki, nadwyżki czy uszkodzenia, trafiają do zestawienia dla klienta razem ze zdjęciami zrobionymi na rampie. Klient dostaje informację od razu, a nie przy inwentaryzacji.
Reklamacje od klientów i wobec przewoźników mają w jednym miejscu dokumenty, zdjęcia, historię zlecenia i korespondencję. Osoba prowadząca reklamację widzi komplet informacji, a raport pokazuje przyczyny i czas rozpatrzenia. Ocena odpowiedzialności i decyzja zostają przy człowieku.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do rodzajów dokumentów i procedur reklamacyjnych firmy.
Dokumenty z poczty, skanera i telefonu w jednym miejscu.
Numery, kontrahenci, pozycje, ilości, daty i uwagi.
Dokument przy właściwym zleceniu w WMS lub TMS.
Porównanie dokumentu z przyjęciem i zgłoszenie do klienta.
Zdjęcia uszkodzeń zrobione telefonem i przypisane do dostawy.
Zgłoszenie, dokumenty, zdjęcia, historia i terminy w jednym miejscu.
Dokumenty dla klienta wysyłane na prośbę lub automatycznie.
Rozbieżności, reklamacje, przyczyny i czas rozpatrzenia.
Przykładowe przepływy
Od dokumentu do zamkniętej reklamacji.
Ilość przyjęta różni się od dokumentu dostawy
Klient wie o rozbieżności od razu, a magazyn ma dowody.
Klient zgłasza uszkodzenie towaru u odbiorcy
Reklamacja zaczyna się od kompletu informacji, a nie od szukania.
Przykład z praktyki
Przykład magazynu obsługującego klientów z branży handlowej i produkcyjnej.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Dokumenty | DziśW segregatorach i skrzynkach. | Po automatyzacjiOdczytane i przy zleceniu. |
| Rozbieżności | DziśZgłaszane nieregularnie. | Po automatyzacjiZestawienie dla klienta w dniu przyjęcia. |
| Zdjęcia | DziśW telefonach magazynierów. | Po automatyzacjiPrzy dostawie i reklamacji. |
| Reklamacje | DziśSzukanie dokumentów przy każdej sprawie. | Po automatyzacjiKomplet informacji od początku. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Jakość odczytu sprawdzamy na waszych dokumentach, a procedurę reklamacji ustalamy z zespołem.
Sprawdzamy rodzaje dokumentów, sposób archiwizacji i obecną procedurę reklamacji.
Od wasPrzykładowe dokumenty i rozmowa z osobą od reklamacji.
Ustalamy zakres odczytu, zasady przypisania, rejestr reklamacji i raporty.
Od wasAkceptacja projektu.
Budujemy przepływy i testujemy je na dokumentach wybranego klienta.
Od wasOsoba sprawdzająca odczyt i przypisania.
Włączamy kolejnych klientów i pilnujemy jakości odczytu.
Od wasZgłaszanie dokumentów, z którymi odczyt sobie nie radzi.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża biuro obsługi klienta, magazyn i dział rozliczeń, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od dokumentów, a rejestr reklamacji dodać później.
Dla firm, które chcą mieć dokumenty przy zleceniach.
Dla magazynów, które chcą szybciej informować klientów.
Dla firm, które chcą uporządkować reklamacje.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po teście na waszych dokumentach. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Dokument trafi do złego zlecenia.
Przypisanie opiera się na kilku cechach, a niepewne przypadki trafiają do sprawdzenia.
Błędne zgłoszenie rozbieżności.
Rozbieżności powyżej ustalonego progu potwierdza magazyn przed wysłaniem do klienta.
Słaba jakość skanów.
Nieczytelne dokumenty są oznaczane od razu do ponownego skanu.
Reklamacja rozpatrzona automatycznie.
System zbiera informacje, a decyzję o uznaniu reklamacji podejmuje człowiek.
FAQ
Dokumenty i reklamacje: pytania i odpowiedzi
Do zdjęć wystarczy prosty formularz na telefonie lub skaner, którego już używają. Wybór zależy od sposobu pracy na rampie.
Tak. Model AI rozpoznaje dokumenty niezależnie od układu, a niepewne odczyty trafiają do sprawdzenia.
W WMS, TMS lub magazynie dokumentów, którego używacie, np. w Microsoft 365.
Tak, przez portal lub link, jeśli tego chcecie. Można też wysyłać je automatycznie razem z raportami.
Tak. Reklamacje od klientów i wobec przewoźników mogą być w jednym rejestrze, z powiązaniem między nimi.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Dane i cyfryzacja
Z papieru i skanów do uporządkowanej bazy, którą da się przeszukać.
Automatyzacja procesów
Zgłoszenia trafiają do właściwej osoby, a klient dostaje odpowiedź szybciej.
Modele OpenAI w pracy zespołu i w automatycznej obsłudze dokumentów.
Modele Anthropic do pracy z długimi dokumentami, wiedzą firmy i tekstem.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
O AI w logistyce mówi się najczęściej w kontekście prognoz i planowania tras. Tymczasem w wielu firmach najszybszy efekt daje AI w pracy biura: przy zleceniach, dokumentach i obsłudze klientów. Opisujemy, co działa, gdzie AI się myli i od czego zacząć.
W firmie logistycznej towar porusza się według planu, ale wokół niego biuro przepisuje zlecenia, ustala awizacje, składa raporty i liczy rozliczenia. Opisujemy siedem procesów, od których firmy logistyczne najczęściej zaczynają automatyzację.
Wiedza firmy leży w segregatorach, skrzynkach mailowych, arkuszach i głowach pracowników. Pokazujemy, jak zebrać ją w jednym miejscu krok po kroku, tak żeby projekt nie utonął w skanowaniu wszystkiego, co jest w archiwum.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje firma i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i co da się połączyć z waszym WMS lub TMS.
