Firmy logistyczne: rozliczenia usług
Operator logistyczny rozlicza klientów za składowanie, przyjęcia, wydania, kompletację, transport i usługi dodatkowe, każdego według innego cennika. Na koniec miesiąca ktoś zbiera dane z WMS, TMS i notatek magazynu, liczy w arkuszu i wystawia faktury. Łatwo przy tym pominąć usługę albo pomylić stawkę. Automatyzujemy rozliczenia: dane zbierają się z bieżącej pracy, wyliczenia powstają według cenników, a faktury wychodzą po akceptacji.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje dotyczą waszej firmy, rozliczenia zabierają czas i mogą ukrywać utracony przychód.
Firmy logistyczne i magazyny
Cenniki klientów zapisujemy w jednym miejscu: stawki za składowanie, przyjęcia, wydania, kompletację, transport i usługi dodatkowe, minimalne opłaty i wyjątki. Dane o wykonanych usługach są pobierane z WMS i TMS regularnie, np. codziennie, a usługi dodatkowe magazyn odnotowuje w prostym formularzu albo bezpośrednio w WMS.
Na koniec okresu system wylicza kwoty dla każdego klienta według jego cennika i przygotowuje zestawienie z podziałem na usługi. Osoba odpowiedzialna sprawdza je i akceptuje, a w programie do faktur powstają faktury, które trafiają do KSeF i do klientów razem ze szczegółowym zestawieniem.
Ponieważ dane o usługach i przychodach są w jednym miejscu, łatwo zestawić je z kosztami pracy i powierzchni. Raport pokazuje przychód i obciążenie magazynu dla każdego klienta, co pomaga w negocjacjach cenników.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do cenników i systemów firmy.
Stawki, minimalne opłaty i wyjątki w jednym miejscu.
Składowanie, operacje i transport pobierane z WMS i TMS.
Prosty sposób odnotowania usług, które nie są w WMS.
Kwoty według cennika każdego klienta, z podziałem na usługi.
Zestawienie do sprawdzenia przed wystawieniem faktury.
Faktury w programie do faktur, wysyłane do KSeF i klientów.
Załącznik do faktury, który pozwala klientowi sprawdzić wyliczenie.
Przychód i obciążenie magazynu dla każdego klienta.
Przykładowe przepływy
Od operacji na magazynie do faktury.
Koniec okresu rozliczeniowego
Faktury wychodzą w pierwszych dniach miesiąca i obejmują wszystkie usługi.
Magazyn wykonuje usługę spoza standardu
Usługi dodatkowe nie giną między magazynem a działem rozliczeń.
Przykład z praktyki
Przykład magazynu kontraktowego z kilkunastoma klientami i różnymi cennikami.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Dane | DziśZbierane z kilku systemów na koniec miesiąca. | Po automatyzacjiPobierane na bieżąco. |
| Wyliczenia | DziśArkusz dla każdego klienta. | Po automatyzacjiWedług cenników w jednym miejscu. |
| Usługi dodatkowe | DziśCzęść nie trafia na fakturę. | Po automatyzacjiOdnotowane i rozliczone. |
| Pytania klientów | DziśOdtwarzanie wyliczeń. | Po automatyzacjiSzczegółowe zestawienie przy fakturze. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Rozliczenia testujemy na jednym okresie równolegle z obecnym sposobem pracy.
Sprawdzamy cenniki, źródła danych i obecny sposób wyliczeń.
Od wasCenniki klientów i rozmowa z osobą od rozliczeń.
Zapisujemy cenniki, ustalamy źródła danych, zasady usług dodatkowych i akceptacji.
Od wasWeryfikacja zapisanych cenników.
Budujemy przepływ i porównujemy wyliczenia z rozliczeniem przygotowanym ręcznie.
Od wasOsoba porównująca wyniki.
Przełączamy rozliczenia i aktualizujemy cenniki przy zmianach umów.
Od wasInformacja o zmianach cenników.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża biuro obsługi klienta, magazyn i dział rozliczeń, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od wyliczeń dla największych klientów.
Dla firm, które chcą skończyć z arkuszami.
Dla firm, które chcą szybciej fakturować.
Dla firm, które chcą wiedzieć, na których klientach zarabiają.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Błędna stawka w cenniku.
Cenniki weryfikujecie przed startem, a pierwsze rozliczenie porównujemy z ręcznym.
Niepełne dane z WMS.
Kontrola kompletności danych i informacja o brakach przed wyliczeniem.
Usługa dodatkowa nie zostanie odnotowana.
Prosty formularz dla magazynu i przypomnienie przy zamknięciu okresu.
Faktura z błędem trafi do klienta.
Zestawienia akceptuje osoba odpowiedzialna przed wystawieniem faktur.
FAQ
Rozliczenia usług logistycznych: pytania i odpowiedzi
Tak. Zapisujemy stawki, minimalne opłaty, progi i wyjątki dla każdego klienta. Złożone zasady ustalamy przy przeglądzie.
Według zasad z cennika, np. za miejsce paletowe na dzień lub według stanu z końca dnia, na podstawie danych z WMS.
Tak. Faktura powstaje w waszym programie do faktur, który wysyła ją do KSeF, albo przez bezpośrednie połączenie z KSeF.
Tak, jako załącznik do faktury, z podziałem na usługi i okresy.
Niektóre WMS mają moduły rozliczeń. Sprawdzamy, co robi wasz, i automatyzujemy to, czego brakuje, np. usługi dodatkowe, transport z TMS czy raporty rentowności.
Automatyzacja procesów
Faktury, KSeF, płatności i rozrachunki bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Łączymy CRM, ERP, sklep i księgowość, żeby dane płynęły same.
Krajowy System e-Faktur połączony z obiegiem dokumentów i księgowością.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Klienci operatorów logistycznych oczekują regularnych raportów i wskaźników jakości usług. Opisujemy, jakie KPI warto mierzyć, jak je definiować, żeby nie było sporów, i jak automatyzować raporty, żeby nie zabierały opiekunom klientów całego tygodnia.
WMS porządkuje pracę magazynu, ale rzadko obejmuje wszystko, co dzieje się wokół niego. Wyjaśniamy, czego zwykle brakuje, jak łączyć WMS z pocztą, systemami klientów, TMS i księgowością i kiedy zmiana systemu ma sens.
Zaoszczędzone godziny to tylko część zwrotu z automatyzacji. Pokazujemy, jak policzyć ROI przed wdrożeniem, jakie koszty doliczyć i które wskaźniki śledzić, żeby wynik obronił się przed zarządem.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje firma i co zabiera zespołowi najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i co da się połączyć z waszym WMS lub TMS.
