W firmie logistycznej towar porusza się według planu, ale wokół niego biuro przepisuje zlecenia, ustala awizacje, składa raporty i liczy rozliczenia. Opisujemy siedem procesów, od których firmy logistyczne najczęściej zaczynają automatyzację.
W skrócie
- Najlepszy pierwszy proces to ten, który powtarza się codziennie dla wielu klientów i zabiera czas biuru obsługi klienta lub działowi rozliczeń.
- Najczęściej zaczyna się od przyjmowania zleceń od klientów albo od rozliczeń usług.
- Automatyzacja w logistyce dotyczy przede wszystkim przepływu informacji wokół operacji, a nie samej pracy magazynu.
- WMS i TMS zostają źródłem danych. Automatyzacje działają obok nich i nie zakłócają operacji.
Spis treści
Kiedy mowa o automatyzacji w logistyce, większość osób myśli o robotach, sorterach i automatycznych regałach. To ważny temat, ale w wielu firmach logistycznych największe straty czasu nie są na hali, tylko w biurze. Zlecenia od klientów są przepisywane do WMS, awizacje ustalane telefonicznie, raporty składane z eksportów, a rozliczenia liczone w arkuszach. Ta praca rośnie z każdym nowym klientem, a jej błędy wychodzą na magazynie albo na fakturze.
W tym artykule opisujemy siedem procesów biurowych, od których operatorzy logistyczni, magazyny i firmy transportowe najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy. Automatyzacją samej hali magazynowej się tu nie zajmujemy.
Jak wybrać pierwszy proces
Dobry pierwszy proces spełnia trzy warunki:
- powtarza się codziennie lub co tydzień, najlepiej dla wielu klientów,
- ma jasne zasady, które da się opisać krok po kroku,
- jego błędy kosztują, np. błędne zlecenie na magazynie albo pominięta usługa na fakturze.
Przed wyborem warto prześledzić jeden typowy dzień biura obsługi klienta i działu rozliczeń: co robią, ile to trwa, gdzie przepisują dane. Jak przygotować taką mapę, opisujemy w artykule od czego zacząć mapowanie procesów.
1. Zlecenia od klientów
Każdy klient operatora logistycznego przysyła zlecenia inaczej: Excelem, PDF, w treści maila albo ze swojego systemu. Przepisywanie ich do WMS lub TMS to jedno z największych obciążeń biura, a błędy w indeksach, ilościach czy adresach wychodzą dopiero na magazynie.
Automatyzacja odczytuje zlecenia w dowolnym formacie, także z pomocą AI, sprawdza dane z WMS i tworzy zlecenia bez przepisywania. Zlecenia z wątpliwościami trafiają na listę wyjątków dla biura. Szczegóły opisujemy na stronie zlecenia od klientów.
2. Awizacje dostaw
Awizacje ustalane telefonicznie i mailowo kończą się kolejkami pod rampą albo pustą rampą w innych godzinach. Automatyzacja pozwala przewoźnikom i dostawcom rezerwować okna według grafiku, wymaga podania danych o dostawie i wysyła potwierdzenia i przypomnienia. Magazyn widzi plan przyjęć z wyprzedzeniem. Więcej na stronie awizacje i okna rozładunku.
3. Dokumenty i rozbieżności
Dokumenty dostaw, listy przewozowe i potwierdzenia odbioru są potrzebne przy każdej reklamacji i każdej fakturze. Automatyzacja odczytuje je, przypisuje do zleceń i porównuje z przyjęciem w WMS. Rozbieżności trafiają do klienta w dniu przyjęcia, razem ze zdjęciami z rampy, a reklamacje mają komplet informacji od początku. Opisujemy to na stronie dokumenty i reklamacje.
4. Raporty i KPI dla klientów
Klienci chcą regularnie wiedzieć, ile mają towaru, co wyszło i jak firma realizuje umowę. Składanie raportów z eksportów i liczenie KPI przed spotkaniem zabiera opiekunom klientów sporą część tygodnia. Automatyzacja przygotowuje raporty w formacie każdego klienta, liczy KPI na bieżąco i ostrzega, gdy wskaźnik spada. Piszemy o tym w artykule KPI w logistyce.
5. Pytania klientów
Pytania o stan konkretnego indeksu, status zlecenia czy kopię dokumentu powtarzają się codziennie. Odpowiedź wymaga sprawdzenia WMS lub TMS, a opiekun klienta odrywa się od innej pracy. Agent AI może odpowiadać na takie pytania na podstawie danych z systemów, widząc tylko dane klienta, który pyta, i przekazując opiekunowi wszystko, co wymaga decyzji. Opisujemy to na stronie raporty i obsługa klientów.
6. Flota i kierowcy
Firmy z własną flotą pilnują dziesiątek terminów: badań kierowców, uprawnień, przeglądów, ubezpieczeń. Często w arkuszu i w głowie jednej osoby. Automatyzacja prowadzi bazę floty z przypomnieniami, pozwala kierowcom zgłaszać szkody i usterki z telefonu i przypisuje koszty z faktur do pojazdów. Więcej na stronie flota i kierowcy.
7. Rozliczenia usług
Operator logistyczny rozlicza klientów za składowanie, operacje, transport i usługi dodatkowe, każdego według innego cennika. Zbieranie danych z kilku systemów i liczenie w arkuszach na koniec miesiąca to praca, przy której łatwo pominąć usługę. Automatyzacja zbiera dane z bieżącej pracy, liczy według cenników i przygotowuje faktury do akceptacji. Szczegóły na stronie rozliczenia usług logistycznych.
Czego nie automatyzować
Automatyzacja w biurze firmy logistycznej ma jasną granicę. System może odczytać zlecenie, zarezerwować okno na rampie, przypisać dokument i przygotować rozliczenie. Nie powinien samodzielnie decydować o uznaniu reklamacji, zmianie warunków dla klienta ani dopuszczeniu kierowcy do pracy przy wygasłych dokumentach. Te decyzje wymagają wiedzy o kliencie i odpowiedzialności, więc dobrze zaprojektowane wdrożenie zostawia je ludziom i jasno pokazuje, co zrobił system.
Druga granica dotyczy samego magazynu. Automatyzacje działają obok WMS i TMS, a nie zamiast nich. Gdy integracja przestaje działać, magazyn powinien pracować dalej, a biuro móc na chwilę wrócić do trybu ręcznego bez utraty zleceń.
Porównanie procesów
| Proces | Efekt | Trudność | Czy potrzebne AI |
|---|---|---|---|
| Zlecenia od klientów | Koniec przepisywania, mniej błędów na magazynie | Średnia | Tak, przy różnych formatach |
| Awizacje | Rampa pracuje według planu | Niska | Opcjonalnie do maili |
| Dokumenty i rozbieżności | Szybsze informowanie klientów, dowody w reklamacjach | Średnia | Tak, do odczytu |
| Raporty i KPI | Mniej pracy opiekunów, wcześniejsza reakcja | Średnia | Nie |
| Pytania klientów | Mniej telefonów i maili | Średnia | Tak, do agenta |
| Flota i kierowcy | Żaden termin nie wygasa | Niska | Opcjonalnie do dokumentów |
| Rozliczenia usług | Pełne i szybsze faktury | Średnia | Nie |
Trudność zależy przede wszystkim od tego, jak WMS i TMS udostępniają dane. O łączeniu tych systemów z resztą firmy piszemy w artykule WMS a automatyzacja.
Jak policzyć, czy się opłaca
Przed wyborem procesu warto zrobić prosty rachunek: ile zleceń, dokumentów, raportów i faktur obsługuje biuro w miesiącu, ile minut zajmuje każde z nich i ile kosztuje godzina pracy. Do tego warto dodać koszty trudniejsze do policzenia: błędne zlecenia na magazynie, kolejki pod rampą, usługi pominięte na fakturach. Jak podejść do takiego liczenia, opisujemy w artykule jak mierzyć ROI automatyzacji.
Nowi klienci a automatyzacja
Dla operatora logistycznego szczególnie ważny jest moment wejścia nowego klienta. To wtedy powstaje nowy format zleceń, nowy raport, nowy cennik i nowe pytania. Bez automatyzacji każdy nowy klient oznacza dodatkową pracę biura przez długie tygodnie. Gdy procesy są zautomatyzowane, nowego klienta konfiguruje się raz: format zleceń, zestaw raportów, cennik. To pozwala rosnąć bez proporcjonalnego powiększania biura.
Jak wygląda wdrożenie pierwszego procesu
Najlepiej zacząć od jednego procesu i jednego klienta, przetestować rozwiązanie równolegle z dotychczasowym sposobem pracy i dopiero potem rozszerzyć je na kolejnych klientów. Automatyzacje działają obok WMS i TMS, więc nie zakłócają operacji magazynu. Całe podejście opisujemy na stronie automatyzacja firmy logistycznej, a o roli AI piszemy w artykule AI w logistyce.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie procesy w firmie logistycznej można zautomatyzować?
Najczęściej przyjmowanie zleceń od klientów, awizacje dostaw, obieg dokumentów i reklamacji, raporty i KPI dla klientów, odpowiedzi na typowe pytania, administrację floty i rozliczenia usług logistycznych.
Od którego procesu zacząć?
Od tego, który powtarza się codziennie dla wielu klientów i najbardziej obciąża biuro. W wielu firmach są to zlecenia od klientów albo rozliczenia usług.
Czy automatyzacja dotyczy pracy magazynu?
Opisywane tu procesy dotyczą przepływu informacji wokół operacji: zleceń, dokumentów, raportów i rozliczeń. Automatyka magazynowa, np. roboty i sortery, to osobny temat.
Czy trzeba zmieniać WMS lub TMS?
Zwykle nie. Automatyzacje działają obok tych systemów i łączą się z nimi przez API, import i eksport plików albo pocztę.
Ile trwa automatyzacja pierwszego procesu?
Zwykle kilka tygodni od przeglądu do uruchomienia, łącznie z testem na wybranym kliencie.
Jak możemy pomóc
Autor
Marcin Wróbel
AI / Automation Project Manager
Marcin prowadzi w Automation Minds projekty automatyzacji i wdrożeń AI, od pierwszej rozmowy o procesie aż po uruchomienie i opiekę po starcie. Pracuje z zespołami sprzedaży, finansów, HR i obsługi klienta, łącząc systemy, które wcześniej nie wymieniały między sobą danych. W Poradniku pisze o tym, co widzi przy wdrożeniach: gdzie automatyzacja szybko się zwraca, a gdzie lepiej się wstrzymać.