Spedycja: zapytania i wyceny
W spedycji często wygrywa ten, kto odpowie pierwszy. Tymczasem zapytania przychodzą mailem w różnych formatach i językach, a spedytor przepisuje je do arkusza lub TMS, szuka podobnych tras w historii i dopiero wtedy liczy cenę. Automatyzujemy tę drogę: AI odczytuje zapytanie, system pokazuje historię podobnych tras i propozycję ceny, a spedytor zatwierdza wycenę i wysyła odpowiedź.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są codziennością, firma prawdopodobnie traci zlecenia przez czas odpowiedzi.
Spedycja
Zapytania trafiają na wspólny adres lub do skrzynek spedytorów, z których system je zbiera. Model AI odczytuje z maila trasę, rodzaj i wagę ładunku, wymiary, terminy załadunku i rozładunku, typ pojazdu i dodatkowe wymagania. Działa to także dla zapytań w obcych językach i dla tabel wklejonych w treść maila.
Odczytane zapytanie trafia do TMS lub do bazy zapytań, a system dołącza do niego historię podobnych tras: ceny, przewoźników i marże z ostatnich zleceń. Na tej podstawie przygotowuje propozycję ceny jako punkt wyjścia. Spedytor sprawdza dane, koryguje cenę i zatwierdza wycenę.
Po zatwierdzeniu system przygotowuje odpowiedź do klienta w jego języku i zapisuje wycenę. Zapytania bez odpowiedzi po ustalonym czasie trafiają na listę do przejęcia, a raport pokazuje, ile zapytań zamienia się w zlecenia i od jakich klientów.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do sposobu pracy spedytorów i TMS.
Zapytania z kilku skrzynek i formularza w jednym rejestrze.
Trasa, ładunek, terminy i wymagania wyciągnięte z maila w dowolnym języku.
Ceny, przewoźnicy i marże z podobnych zleceń przy każdym zapytaniu.
Punkt wyjścia do wyceny na podstawie historii i zasad firmy.
Szkic wyceny w języku klienta, do zatwierdzenia przez spedytora.
Zapytania bez odpowiedzi trafiają na listę do przejęcia.
Przyjęta wycena staje się zleceniem bez ponownego wpisywania danych.
Liczba zapytań, wycen i zleceń według klientów i tras.
Przykładowe przepływy
Od maila klienta do wysłanej wyceny.
Mail z zapytaniem o transport
Wycena wychodzi szybciej, a dane zapytania są gotowe do zlecenia.
Minął ustalony czas od wpłynięcia zapytania
Zapytania nie giną w skrzynkach osób zajętych innymi zleceniami.
Przykład z praktyki
Przykład firmy spedycyjnej, która dostaje kilkadziesiąt zapytań dziennie od stałych i nowych klientów.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Odczyt | DziśPrzepisywanie maila do arkusza. | Po automatyzacjiDane odczytane przez AI do sprawdzenia. |
| Wycena | DziśSzukanie podobnych tras w historii. | Po automatyzacjiHistoria i propozycja ceny przy zapytaniu. |
| Odpowiedź | DziśMail pisany od nowa. | Po automatyzacjiSzkic w języku klienta do zatwierdzenia. |
| Kontrola | DziśNie wiadomo, które zapytania czekają. | Po automatyzacjiLista zapytań bez odpowiedzi i raport. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Jakość odczytu sprawdzamy na waszych zapytaniach, zanim rozwiązanie trafi do zespołu.
Sprawdzamy odczyt AI na zanonimizowanej próbce typowych zapytań i przeglądamy historię zleceń.
Od wasKilkadziesiąt przykładowych zapytań i eksport historii zleceń.
Ustalamy zakres danych, zasady propozycji cen, szablony odpowiedzi i miejsce rejestru zapytań.
Od wasZasady wyceny i wzory odpowiedzi.
Budujemy przepływ i testujemy go z kilkoma spedytorami.
Od wasSpedytorzy oceniający odczyt i propozycje cen.
Włączamy cały zespół i dopracowujemy propozycje cen wraz z napływem danych.
Od wasUwagi zespołu.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża spedytorów, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od odczytu i rejestru zapytań, a propozycje cen dodać później.
Dla firm, które chcą, żeby żadne zapytanie nie zginęło.
Dla firm, które chcą szybciej wyceniać.
Dla firm, które chcą połączyć wycenę ze zleceniem.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po teście na waszych zapytaniach. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
AI źle odczyta termin lub adres.
Spedytor sprawdza dane przed wyceną, a niepewne pola są oznaczone.
Propozycja ceny będzie nieaktualna.
Propozycja to punkt wyjścia z historii. Cenę ustala spedytor, który zna bieżące stawki.
Wycena trafi do klienta bez sprawdzenia.
Odpowiedź wychodzi dopiero po zatwierdzeniu przez spedytora.
Historia zleceń jest niekompletna.
Na początku propozycje cen obejmują tylko trasy z wystarczającą historią, a reszta jest wyceniana jak dotąd.
FAQ
Zapytania i wyceny frachtu: pytania i odpowiedzi
Tak. Modele AI dobrze radzą sobie z zapytaniami po angielsku, niemiecku i w innych językach. Dane trafiają do rejestru po polsku, a odpowiedź może wyjść w języku klienta.
Z historii waszych zleceń na podobnych trasach i z zasad, które ustalimy, np. minimalnej marży. To punkt wyjścia, a nie cena ostateczna.
Tak, jeśli TMS ma API lub import danych. W innym przypadku rejestr zapytań prowadzimy obok TMS, a przyjęte zlecenia przekazujemy do niego.
Zależy od giełdy i możliwości eksportu danych z waszego konta. Sprawdzamy to przy przeglądzie.
Odpowiedź wychodzi od spedytora, w stylu firmy i po jego sprawdzeniu. AI przygotowuje szkic, a nie wysyła wiadomości samo.
Automatyzacja procesów
Leady, oferty i follow-upy bez przepisywania i zapominania.
Sztuczna inteligencja
Odczyt faktur, umów i zamówień bez ręcznego przepisywania.
Automatyzacja procesów
Zamówienia, wysyłki i statusy przesyłek bez ręcznego pilnowania.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Modele OpenAI w pracy zespołu i w automatycznej obsłudze dokumentów.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
Spedytorzy spędzają dużą część dnia na przepisywaniu danych między mailami, arkuszami, TMS i fakturami. Opisujemy siedem procesów, od których firmy spedycyjne najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
AI nie zastąpi spedytora, ale może przejąć sporą część pracy przy mailach, dokumentach i komunikacji. Opisujemy, gdzie sztuczna inteligencja pomaga w spedycji, gdzie się myli i jak zacząć z niej korzystać.
Zapytanie od klienta traci wartość z każdą godziną bez odpowiedzi. Pokazujemy, jak poukładać drogę leada od formularza do rozmowy handlowej, żeby nic nie ginęło, a handlowcy nie tracili czasu na przepisywanie.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje firma i co zabiera spedytorom najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i co da się połączyć z waszym TMS.
