Spedycja: statusy i awizacje
Pytanie „gdzie jest mój ładunek?” zabiera spedytorom sporą część dnia. Żeby na nie odpowiedzieć, trzeba zajrzeć do TMS, systemu GPS albo zadzwonić do kierowcy, a potem odpisać klientowi. Automatyzujemy tę komunikację: statusy z TMS lub od przewoźnika trafiają do klienta same, opóźnienia są zgłaszane od razu, a na pytania o status odpowiada agent AI na podstawie aktualnych danych.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Zostaw kontakt, a oddzwonimy w ciągu 1 dnia roboczego. Rozmowa trwa około 30 minut i do niczego nie zobowiązuje.
Wolisz zadzwonić? +48 726 587 379
Czy to wasz przypadek
Jeśli te sytuacje są codziennością, spedytorzy pracują jako centrum informacji zamiast organizować transport.
Spedycja
Źródłem statusów jest TMS, system GPS, dane od przewoźnika albo informacje od kierowcy przekazywane prostym formularzem lub wiadomością. Automatyzacja zbiera te dane i na najważniejszych etapach, takich jak załadunek, przekroczenie granicy czy rozładunek, wysyła klientowi informację w ustalonej formie: mailem, w raporcie albo przez portal.
Gdy dane wskazują na opóźnienie, np. auto nie wyjechało z załadunku albo przewidywany czas dostawy przesuwa się poza okno, system informuje spedytora. To spedytor decyduje, co przekazać klientowi i jak rozwiązać problem, ale wie o nim wcześniej.
Na pytania klientów o status może odpowiadać agent AI. Rozpoznaje zlecenie po numerze referencyjnym, sprawdza aktualne dane i odpowiada. Jeśli danych brakuje albo pytanie dotyczy problemu, przekazuje je spedytorowi z pełnym kontekstem.
Co robimy
Zakres dopasowujemy do źródeł danych i oczekiwań klientów.
Dane z TMS, GPS lub od przewoźnika w jednym miejscu.
Informacje na najważniejszych etapach transportu, w ustalonej formie.
Informacja dla spedytora o zagrożonych terminach.
Prośby o awizację i potwierdzenia okien dostaw u odbiorców.
Odpowiedzi na pytania o status na podstawie aktualnych danych.
Zestawienia przesyłek dla stałych klientów, wysyłane regularnie.
Prosty sposób przekazania statusu i zdjęć dokumentów przez kierowcę.
Statusy zapisywane w TMS bez ręcznego wpisywania.
Przykładowe przepływy
Od danych z trasy do informacji u klienta.
Załadunek lub rozładunek odnotowany w TMS lub GPS
Klient wie o postępie transportu bez pytania spedytora.
Przewidywany czas dostawy wychodzi poza okno
Klient dowiaduje się o opóźnieniu od spedycji, a nie od odbiorcy.
Przykład z praktyki
Przykład firmy obsługującej kilku dużych klientów z regularnymi przewozami.
| Etap | Dziś, ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Pytania o status | DziśTelefon, sprawdzenie, odpowiedź. | Po automatyzacjiInformacja wysłana automatycznie lub odpowiedź agenta. |
| Opóźnienia | DziśKlient dowiaduje się od odbiorcy. | Po automatyzacjiSpedytor wie wcześniej i informuje klienta. |
| Raporty | DziśSkładane ręcznie raz w tygodniu. | Po automatyzacjiWysyłane automatycznie. |
| TMS | DziśStatusy uzupełniane z opóźnieniem. | Po automatyzacjiStatusy zapisywane na bieżąco. |
To przykład ilustracyjny. Zakres zawsze ustalamy po rozmowie o waszej firmie.
Wdrożenie
Najpierw ustalamy źródła danych i etapy, potem uruchamiamy informacje dla wybranych klientów.
Sprawdzamy, skąd biorą się statusy, jak wyglądają dziś informacje dla klientów i czego oczekują najwięksi klienci.
Od wasDostęp do informacji o TMS i GPS oraz rozmowa z kierownikiem.
Ustalamy etapy, treści, formy informacji i zasady zgłaszania opóźnień.
Od wasAkceptacja treści i zasad.
Budujemy przepływy i agenta, testujemy je z kilkoma klientami.
Od wasKlienci do pilotażu i spedytorzy oceniający działanie.
Włączamy kolejnych klientów i rozwijamy raporty.
Od wasUwagi klientów i zespołu.
Bezpłatna konsultacja 30 min
W 30 minut przejdziemy przez to, co najbardziej obciąża spedytorów, i powiemy, od czego zacząć. Rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.
Zakres
Można zacząć od statusów na najważniejszych etapach, a agenta dodać później.
Dla firm, które chcą informować klientów automatycznie.
Dla firm, które chcą reagować wcześniej.
Dla firm, które chcą odciążyć spedytorów od pytań o status.
Koszty
Wycenę przygotowujemy po przeglądzie. Na koszt wpływa przede wszystkim:
Ryzyka
Klient dostanie nieaktualny status.
Informacje zawierają czas aktualizacji danych, a przy braku danych agent przekazuje pytanie spedytorowi.
Automatyczna informacja o problemie zaszkodzi relacji.
Informacje o opóźnieniach i problemach zatwierdza spedytor.
Brak danych GPS od części przewoźników.
Dla takich zleceń statusy pochodzą od kierowcy lub spedytora, a klient dostaje je w tej samej formie.
Za dużo wiadomości do klienta.
Etapy i częstotliwość ustalamy z każdym najważniejszym klientem.
FAQ
Statusy i awizacje: pytania i odpowiedzi
Z TMS, systemu GPS, danych od przewoźnika lub od kierowcy. Źródła ustalamy przy przeglądzie, bo różnią się między firmami i przewoźnikami.
Tak, przez prosty portal lub link do zlecenia, jeśli tego chcecie. Częściej zaczynamy od informacji wysyłanych na najważniejszych etapach.
Tak. Agent odpowiada w języku pytania, na podstawie danych z waszych systemów.
Statusy mogą pochodzić od kierowcy przez prosty formularz lub wiadomość albo od spedytora. Klient dostaje je w tej samej formie.
Tak. Regularne zestawienia przesyłek w formacie klienta mogą wychodzić automatycznie.
Automatyzacja procesów
Zgłoszenia trafiają do właściwej osoby, a klient dostaje odpowiedź szybciej.
Sztuczna inteligencja
Wykonują wieloetapowe zadania, a człowiek zatwierdza decyzje.
Automatyzacja procesów
Zamówienia, wysyłki i statusy przesyłek bez ręcznego pilnowania.
Automatyzacje i agenci AI na własnym serwerze lub w chmurze, z pełną kontrolą nad danymi.
Modele OpenAI w pracy zespołu i w automatycznej obsłudze dokumentów.
Outlook, Teams, SharePoint i Excel połączone w uporządkowane procesy.
AI nie zastąpi spedytora, ale może przejąć sporą część pracy przy mailach, dokumentach i komunikacji. Opisujemy, gdzie sztuczna inteligencja pomaga w spedycji, gdzie się myli i jak zacząć z niej korzystać.
TMS jest sercem pracy firmy spedycyjnej, ale rzadko obejmuje wszystko. Wyjaśniamy, co zwykle robi TMS, czego brakuje i jak łączyć go z pocztą, AI, KSeF i księgowością, żeby spedytorzy nie przepisywali danych.
Spedytorzy spędzają dużą część dnia na przepisywaniu danych między mailami, arkuszami, TMS i fakturami. Opisujemy siedem procesów, od których firmy spedycyjne najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać pierwszy.
Bezpłatna konsultacja 30 min
Opowiedz, jak dziś pracuje firma i co zabiera spedytorom najwięcej czasu. W 30 minut wskażemy, od czego zacząć i co da się połączyć z waszym TMS.
