Co zautomatyzować w spedycji? 7 procesów na początek

Gdy pytamy spedytorów, co zabiera im najwięcej czasu, rzadko słyszymy o negocjacjach czy szukaniu przewoźnika. Słyszymy o przepisywaniu: zapytań z maila do arkusza, danych do zlecenia, statusów do maili dla klientów, numerów z CMR do faktury. To praca potrzebna, ale niewymagająca doświadczenia spedytora. Właśnie ją najłatwiej przekazać systemom.

W spedycji dochodzi do tego tempo. Klient oczekuje wyceny szybko, przewoźnik potwierdzenia od razu, a każdy dzień opóźnienia w fakturowaniu to dłuższe czekanie na pieniądze. Automatyzacja nie zastąpi spedytora, ale może sprawić, że ten sam zespół obsłuży więcej zleceń bez pracy po godzinach i bez błędów wynikających z pośpiechu.

Poniżej opisujemy siedem procesów, od których firmy spedycyjne najczęściej zaczynają automatyzację, i podpowiadamy, jak wybrać ten pierwszy.

Jak wybrać pierwszy proces

Dobry pierwszy proces spełnia trzy warunki:

• powtarza się przy każdym lub prawie każdym zleceniu,
• ma jasne zasady, które da się opisać krok po kroku,
• zabiera czas spedytorom, a nie tylko działowi rozliczeń, bo wtedy efekt jest najbardziej odczuwalny.

Przed wyborem warto rozrysować proces z osobami, które go wykonują. Często już sama mapa pokazuje kroki, które można usunąć albo uprościć bez technologii. Jak to zrobić, opisujemy w artykule od czego zacząć mapowanie procesów.

1. Zapytania i wyceny

Zapytania przychodzą mailem w różnych formatach i językach, a spedytor przepisuje trasę, ładunek i terminy do arkusza lub TMS. Potem szuka podobnych tras w historii, liczy cenę i pisze odpowiedź. Automatyzacja odczytuje zapytanie z maila z pomocą AI, zapisuje je w rejestrze z historią podobnych tras i propozycją ceny, a po zatwierdzeniu przez spedytora przygotowuje odpowiedź w języku klienta.

To jeden z najczęstszych pierwszych procesów, bo szybko skraca czas odpowiedzi, a w spedycji czas odpowiedzi często decyduje o zleceniu. Szczegóły opisujemy na stronie zapytania i wyceny frachtu.

2. Zlecenia dla przewoźników

Zlecenie zawiera dane, które firma już ma, a mimo to często powstaje przez kopiowanie poprzedniego zlecenia i ręczne poprawki. Automatyzacja tworzy zlecenie z danych zapytania, danych przewoźnika i szablonu firmy, wysyła je do potwierdzenia, pilnuje, czy potwierdzenie przyszło, i zapisuje wszystko w TMS. Każde zlecenie ma te same, aktualne warunki. Więcej na stronie zlecenia transportowe.

3. Weryfikacja przewoźników

Sprawdzenie nowego przewoźnika wymaga zajrzenia do kilku rejestrów i dokumentów, a w pośpiechu łatwo coś pominąć. Automatyzacja sprawdza dane w publicznych rejestrach i na białej liście VAT, pilnuje terminów ważności dokumentów i pokazuje spedytorowi wynik w jednym miejscu. O tym, co warto sprawdzać, piszemy w artykule jak sprawdzić przewoźnika.

4. Statusy dla klientów

Pytanie o status zabiera spedytorom sporą część dnia. Automatyzacja zbiera statusy z TMS, GPS lub od przewoźnika i wysyła klientowi informacje na najważniejszych etapach. Gdy termin jest zagrożony, spedytor dowiaduje się o tym wcześniej. Na pytania o status może też odpowiadać agent AI, który przekazuje spedytorowi wszystko, co wymaga decyzji. Opisujemy to na stronie statusy i awizacje.

5. CMR i dokumenty przewozowe

Bez dokumentów nie da się zafakturować klienta ani zapłacić przewoźnikowi. Tymczasem CMR i potwierdzenia dostaw przychodzą mailem, zdjęciem od kierowcy albo pocztą, a ktoś musi je przypisać do zleceń. Automatyzacja odczytuje dokumenty z pomocą AI, przypisuje je do zleceń, oznacza uwagi odbiorcy i przypomina przewoźnikom o brakach. Więcej na stronie CMR i dokumenty przewozowe.

6. Rozliczenia frachtu

Każde zlecenie ma przychód od klienta i koszt przewoźnika. Automatyzacja przygotowuje fakturę dla klienta, gdy zlecenie ma komplet dokumentów, dopasowuje faktury przewoźników do zleceń i porównuje kwoty z ceną w zleceniu. Rozbieżności trafiają do wyjaśnienia przed płatnością. Szczegóły na stronie rozliczenia frachtu.

7. Raporty marży i wolumenu

W wielu firmach marża na zleceniach i klientach jest liczona w arkuszu raz w miesiącu, jeśli w ogóle. Gdy przychody i koszty są przypisane do zleceń automatycznie, raporty powstają same: marża na zleceniu, kliencie, trasie i spedytorze, wolumen i należności. Kierownik widzi wyniki na bieżąco, a nie po zamknięciu miesiąca.

Porównanie procesów

Ta tabela to uproszczenie. Trudność zależy przede wszystkim od TMS, z którego korzysta firma, i od tego, czy ma on API. O łączeniu TMS z innymi systemami piszemy w artykule TMS a automatyzacja spedycji.

Jak policzyć, czy się opłaca

Przed wyborem procesu warto zrobić prosty rachunek. Ile zapytań, zleceń i dokumentów obsługuje firma w miesiącu? Ile minut zajmuje spedytorowi każde z nich w części, którą można zautomatyzować? Ile kosztuje godzina pracy spedytora? Już takie szacunki pokazują, gdzie są największe straty czasu, nawet jeśli liczby nie są dokładne.

Do rachunku warto dodać koszty, które trudniej policzyć: zlecenia utracone przez zbyt późną wycenę, błędy w zleceniach, faktury wystawiane z opóźnieniem i koszty przewoźników, które nie zgadzały się ze zleceniem. Jak podejść do takiego liczenia, opisujemy w artykule jak mierzyć ROI automatyzacji.

Rachunek przydaje się też po wdrożeniu. Gdy wiadomo, ile czasu zajmował proces przed automatyzacją, łatwo sprawdzić, czy przyniosła oczekiwany efekt, i zdecydować, który proces automatyzować jako następny.

Warto też zapytać o zdanie zespół. Spedytorzy najlepiej wiedzą, które czynności powtarzają się najczęściej i które najbardziej ich irytują. Proces wybrany razem z nimi ma większą szansę na to, że zostanie przyjęty, a nie obchodzony.

Czego nie automatyzować

Automatyzacja w spedycji ma jasną granicę. System może odczytać zapytanie, przygotować zlecenie, sprawdzić przewoźnika i przekazać status. Nie powinien samodzielnie ustalać ceny, wybierać przewoźnika ani odpowiadać na reklamacje. Te decyzje wymagają znajomości rynku, klienta i sytuacji na trasie. Dobrze zaprojektowane wdrożenie zostawia je spedytorowi i jasno pokazuje, co zrobił system.

Jak wygląda wdrożenie pierwszego procesu

Większość pracy, która obciąża spedytorów poza samą organizacją transportu, da się zautomatyzować obok TMS, którego już używacie. Najlepiej zacząć od jednego procesu, przetestować go na wybranych klientach lub relacjach i dopiero potem włączyć cały zespół. Całe podejście opisujemy na stronie automatyzacja spedycji, a o roli AI piszemy w artykule AI dla spedytorów.